Med så mange virksomheder, der nu vælger at udføre vigtige møder online, er det en aktiv og værdifuld online-møde deltager blevet en vigtig arbejdsplads færdigheder. Online møder skaber en fantastisk mulighed for udveksling af ideer mellem dispergerede medarbejdere, som måske ikke regelmæssigt interagerer personligt og etablerer dem som værdifulde holdmedlemmer og skaber kammeratskab blandt medarbejderne. Tipene nedenfor hjælper dig med at lære mere om, hvordan du deltager i et online møde:
Være til tiden
Hvis noget forhindrer dig i at deltage i et online møde til tiden, så lad arrangøren kende. Husk, at online-møde-software lader deltagerne vide hvem der logger ind, og hvornår. Det betyder, at du ikke kan deltage i mødet en halv time for sent uden at blive bemærket. At være sent til et online møde er lige så respektløst som at gå ind i bestyrelsen sent.
Tag en pause på forhånd
Online møder går normalt ikke i timevis, så der er ingen naturlig pause for dig at undskylde dig selv. Også møder udført på internettet har tendens til at være hurtige, og folk kan endda være tilbageholdende eller irriteret ved at skulle stoppe og vente, indtil du kommer tilbage for dem for at fortsætte diskussionen. Så tag et glas vand eller gå i toilettet før mødet. Smug dig heller ikke ud af mødet uden at lade nogen vide det; du ved aldrig, hvornår nogen kan stille dig et spørgsmål. Hvis du har en nødsituation, lad møderrangøren vide, at du skal træde ud i et par minutter, og du vil fortælle dem, hvornår du er tilbage. Den bedste måde at gøre dette på er via din online møde software chat facilitet, så du ikke forstyrrer presentatøren.
Hold en professionel hemmelighed
Mens du måske deltager i dit online møde fra komforten på dit skrivebord eller endda dit hjem, bør din tone ikke være mindre formel end hvis du var i et bestyrelsesværelse omgivet af dine jævnaldrende og overordnede. Det betyder, at du bør holde kommentarer om dine katte eller børn i skib, selvom de er i det næste rum. Dette viser, at du er en troværdig professionel, der kan holde dit hjem og arbejdslivet adskilt, selvom de deler det samme tag.
Planlæg ikke bare at lytte i
Bare fordi mødet er online, er det ingen undskyldning for dig at arbejde på noget andet, mens du kun lytter ind. Hvis du er blevet inviteret til mødet, er det fordi præsentanten vurderer dit input. Selvom der ikke er meget chance for deltagelse, skal du stadig tage noter aktivt. Det online-møde, som du skete med at arbejde på noget andet igennem, kan bare have noget, som vil vise sig vigtigt for dig. Hvis du skal afslutte noget arbejde samme dag som mødet, skal du enten angive, at du ikke er til stede på mødet den pågældende dag, eller organisere dig godt nok, så du ikke behøver at arbejde igennem det.
Gør det et punkt at deltage
Uanset om det stiller spørgsmål under Q & A-sessionen, deling af holdets resultater eller en anden passende historie eller idé, planlægger du at få et indlæg i mødet. Enhver god vært vil bede om input under mødet, og vil ikke bruge hele tiden bare at tale på holdet. Tage dette som en mulighed for at vise, at du ikke kun er til stede, men også opmærksom. Sig dit navn, før du taler, så deltagere vil vide, hvem der adresserer dem. Husk at du skal tale trygt og tydeligt, som du ville under et møde fra ansigt til ansigt. Hvis din virksomhed ikke er i uformelt sprog, så afstå fra at bruge det, selvom en onlineindstilling måske føles mere uformel end en ansigt til ansigt.
Øvelse før mødet
Hvis du er blevet bedt om at dele et dias eller til at lave en præsentation under mødet, skal du sørge for, at det ikke kun sker på de standarder, som arrangøren kræver, men at du også har praktiseret leveringen af dine materialer. Hvis dette er dit første online møde ved hjælp af en bestemt software, skal du spørge møde arrangøren, hvis de kunne lave et tørt løb med dig for at sikre dig, at du er komfortabel ved at bruge softwaren. Hvis du allerede er bekendt med softwaren, skal du bare praktisere præsentationen. Ved, hvad du vil sige, og undgå at læse fra en cue under din præsentation. Det er fint at læse visse fakta og tal, men du vil ikke lyde som de telemarketingoperatører, der kalder dig. Sørg for, at din præsentation flyder og leveres glat.
Tal ikke ud af tur
Hvis det er andres tur at præsentere, lad dem afslutte uden afbrydelser. Vent, indtil de er færdige og kommentér eller still spørgsmål. Medmindre præsentanten har angivet, at det er OK for deltagerne at afbryde præsentationen, afstå fra at tale, når det er andres tur. Ellers vil mødet ikke kun blive forsinket, men det kan også gå off-topic. Husk, at de, der deltager i online-møder, ikke har mulighed for at give visuelle tegn, som de gerne vil tale, og lade præsentanten nøjes med at pakke op et punkt, de vil lave, før de tager kommentar eller spørgsmål. Så enhver afbrydelse vil være vokal, forstyrre den naturlige strøm af mødet.
Ved at følge ovenstående tips kan du sikre dig, at du ikke kun betragtes som professionel, men at du ved, hvordan man opfører sig i et online-møde. Mens internettet ses af mange som et ret uformelt medium, når det bruges på arbejdspladsen, kræver det stadig de samme høfligheder, som du ville have, når du beskæftiger dig med kolleger ansigt til ansigt.
