Alle søger altid efter en måde at gøre arbejdet lettere på. Og der er ingen mangel på tip, tricks og hacks designet til at hjælpe med dette mål.
Men den, der fungerer for mig dag ind og dag ud, er at automatisere gentagne opgaver. Tanken bag at gøre dette er, at det sparer din mentale energi til projekter, der faktisk kræver dyb tænkning og fokus.
Du tænker sandsynligvis, det lyder godt, men hvordan gør jeg det?
Alt hvad du skal gøre er at opbygge et snyderi.
Det nemmeste og mest nyttige ark indeholder genstande, som du ofte kopierer og indsætter. Det betyder ikke noget i hvilken branche du er i. Hvis du bruger en computer til dit job, er der sandsynligvis flere ting, du regelmæssigt skal søge efter, før du kan udføre en opgave.
For mig er det et par forskellige linjer med HTML-kode, som jeg ofte har brug for for at uploade artikler til The Muse.
I tidligere positioner havde jeg et par tidsbesparende, fokusbevarende ark klar: en til Excel-regnearkformler, en anden til memorandumoverskrifter og det mest populære, et dokument med telefonnumre og computerinloggingsinstruktioner til nye medarbejdere. I stedet for at tackle det besvær med at slå op på finanskontorets telefonnummer endnu en gang, kunne jeg bare henvende mig til mit troværdige dokument, kopiere og indsætte det, jeg havde brug for, og sende e-mailen uden at miste dampen.
Så hvordan kommer du i gang nøjagtigt?
Trin 1: Vær opmærksom på, hvad du finder dig selv omskrivning eller gentagne gange søgning
Måske sender du en masse af de samme eller lignende formulerede e-mails hver dag. Hvis du skriver fra bunden hver gang, spilder du værdifuld hjernekraft (og tid). Som du kan se i eksemplet ovenfor, spørger mine venner mig altid, hvordan jeg skal tone hen til The Muse - nu har jeg et hurtigt svar klar til at gå.
Dit "snyderi" kan bestå af et par e-mail-skabeloner, der er klar til at genbruge, afhængigt af hvem modtageren er. (Og hvis du bruger Gmail, skal du bestemt undersøge Canned Responses - det er en spiludveksler.)
Trin 2: Vælg en måde at gemme dine oplysninger på
Der er ingen måde at gøre dette på - brug det program, der giver mest mening for dig. Det kan betyde et Word-dokument, Google-dokument, Notepad-post eller endda udkast til e-mails gemt i en annoteret mappe. Uanset hvad du vælger, er den vigtige ting, at du nemt kan henvise til den.
Trin 3: Brug 20 minutter på at udfylde dit dokument med disse varer fra trin et
Uanset hvad det er (e-mails, Excel-formler eller måske telefonnumre), er det værd at en lille smule indsats for at indtaste det i et dokument én gang , og så bare have det let tilgængeligt til genbrug i fremtiden. Jeg ved for mig, det var en enorm lettelse (og sparede sandsynligvis timer) at bare se på notatet på mit skrivebord for at kopiere og indsætte Excel-formlerne, jeg fandt mig selv op og kiggede flere gange om dagen.
Og du kan endda beholde denne gamle skole, hvis du foretrækker det. Tag min gamle kontoradministrator: Hun rimmet sin skærm med forskellige farvede klistretoner, der hjalp hende hurtigt med at henvise til statuskoder og akronymer, som hun havde brug for hver dag.
Uanset hvilket system du foretrækker - en note i din digitale notesbog, et Word-dokument eller endda en klistretone - find noget der fungerer for dig. Og selvom jeg ved, at det undertiden kan være svært at slå pause på din vanvittige opgaveliste for at arbejde på noget, der føles trættende i øjeblikket, er dette et arbejdshack, der sparer timer timer ned ad linjen. Du kan gøre det på det tidspunkt, det vil tage dig at tage en kop kaffe.
Så hvad venter du på? Det er en af de nemmeste ting, du kan gøre for at forbedre din daglige produktivitet.
