Få ting færdige: GTD i et nøddeskal

GTD, eller Getting Things Done, er et personligt produktivitetssystem, der hjælper dig med at organisere og administrere dine forpligtelser og ansvar. Det blev udviklet af produktivitetsguru David Allen og populariseret i sin bog Få ting gjort . Målet med at bruge et sådant system er at opnå og opretholde en rolig og fokuseret kontrol af alt i dit liv (både arbejde og personlig) - nyttigt for både ansatte på stedet og personer, som regelmæssigt styrer eller retter deres egen tid og opgaver (telearbejdere, mobile fagfolk og iværksættere).

GTD Basics

Hvis du er interesseret i personlig produktivitet eller workflowsystemer, skal du læse David Allens Få ting gjort , "Stressfri Produktivitets Kunst." Uanset om alle hans anbefalinger giver et akkord med dig, tilbyder bogen mange nyttige råd til at styre din tid og ansvar.

For et hurtigt overblik over GTD-systemet er her nogle af de grundlæggende principper for denne produktivitetsmodel:

Fang alt, hvad du skal gøre, tænker på, skal muligvis være opmærksom på - dvs. "ting" - på et betroet sted (en fysisk og / eller digital indbakke). Denne første øvelse er bare at dumpe alle de oplysninger, der flyder om i dit hoved eller i forskellige dele af dit hus i din indbakke - uden at du skal analysere eller organisere det først. Gør dette vil hjælpe med at rydde dit sind og give dig et pålideligt sted at finde de ulige bits af information, du skal bruge på et tidspunkt. For mange mennesker kan kun dette skridt være frigørende
Regelmæssigt (fx ugentlig) gennemgå din indbakke for at sortere oplysningerne og opgaverne i tre hovedafsnit:
- Kalender: tidsfølsomme handlinger og ting, der skal håndteres på et bestemt tidspunkt. Jeg bruger Google Kalender til dette, fordi det giver mig mulighed for at se aftaler og få påmindelser, mens jeg er på farten; det synkroniserer også godt med Outlook.
- Handlingslister: Lister over de fysiske, synlige handlinger, der kræves for at gå til næste trin for at fuldføre et projekt eller opfylde en forpligtelse (f.eks. "Opkald" eller "Google Søgning"). Hvis nogen af dine forpligtelser kræver mere end et trin, skal du tilføje dem til "Projekter" lister. Jeg bruger online-opgavelisten Toodledo, fordi den har en gratis Android-app, men andre kan også lide at huske mælken. Eller du kunne bruge papirlister eller indekskort. Husk, målet er at finde det, der passer bedst til dig.
- dagsordener: Disse lister opfanger genstande, der involverer andre mennesker eller måske skal diskuteres i møder. Andre speciallister fanger "Venter" og "Måske / Someday" elementer.
Ugentlig eller dagligt henvises til din kalender og lister over de næste handlinger så du kan flytte dine forpligtelser til færdiggørelse.
- Tickler-fil: Et nyttigt værktøj, David Allen anbefaler, er et sæt af 43 mapper (12 månedlige og 31 daglige) for at spore tidsfølsomme emner, der skal virke på. Du kontrollerer ticklerfilerne dagligt (jeg bruger en 31-dages faktura betalingsorganisator som min tickler-fil, fordi jeg generelt ikke har elementer til at deltage i en sidste måned, der ikke kan sættes på min Google Kalender. Du kan se træ bill arrangør ved siden af min eksterne skærm i mit hjemmekontor foto).
Opdater og gennemgå løbende dine forpligtelser (i din indbakke og lister), så du kan føle dig sikker på, hvordan du styrer og bruger din tid.

Det, jeg bedst kan lide om GTD-systemet, er, at det er fleksibelt og fleksibelt, mens det giver nogle kraftfulde organiseringsprincipper. Det er ret nemt at bruge og hjælper med at konsolidere de opgaver, jeg skal gøre for forskellige arbejde / personlige forpligtelser. Og GTD er meget geek-venlig, fordi du virkelig kan gå helt-hog i klassificerende elementer, udvikle hacks og tilpassede personlige produktivitetsværktøjer og så videre. I sidste ende er det dog meget vigtigt, hvis du får ro i sindet og produktiviteten.