Sådan bruger du SharePoint

Vi har undersøgt, hvad SharePoint er, lad os nu se et par almindelige anvendelser. SharePoint er en platform for samarbejde med andre medlemmer af et team. Det er ofte corporate teams, men de behøver ikke at være. Nogle ikke-forretningsmæssige applikationer til SharePoint omfatter:

• Sportshold kan bruge kalenderen til at sende en spilplan og et dokumentbibliotek til at holde spilvideoer.
• Bogklubber kunne sende links til næste uges bog, mens de skrev grupper kunne være vært for kritikindlæg og kommentarer.
• Frivillige grupper, der planlægger et restaureringsprojekt, kan oprette en plan med opgaver og en tidslinje.
• Et kvarter, der driver et værftssalg, kunne sende meddelelser om nye deltagere eller liste elementer og priser i en delt Excel-fil i et dokumentbibliotek.

Selvfølgelig er ovenstående alle mulige med andre apps og tjenester, men SharePoint bringer dem alle sammen på et enkelt sted, med en webgrænseflade, der kan bruges på tværs af Windows, MacOS og Linux; Android og iOS apps er også tilgængelige. Desuden kan Microsoft Office-apps gribe filer direkte fra SharePoint, hvilket gør det muligt at downloade og uploade et klik.

I de følgende afsnit opretter vi et nyt SharePoint-rum og går gennem trinene for et par fælles funktioner: deling af filer, oprettelse af enkle websider og tilføjelse af funktionelle widgets til disse sider.

Sådan oprettes et SharePoint-websted

Du skal bruge et par ting, før du faktisk kan oprette dit websted:

• For det første skal du have adgang til en Office 365-konto, men ikke bare en konto. Det skal være en virksomhedskonto, da SharePoint ikke er inkluderet i forbrugerkonti.
• Du skal også være administrator for at oprette et websted selv. Hvis du ikke er, kan du altid spørge din venlige naboskabsadministrator for at oprette en til dig.

Oprettelse af et SharePoint-websted er et simpelt spørgsmål om at gøre følgende:

1. Log ind på Office 365 som administrator, og vælg derefter SharePoint fra appmenuen øverst til venstre.

   

2. I siden menuen skal du vælge + Opret websted knap.

3. Vælg Team Site i den dialog, der følger. (Kommunikationssteder er for det meste kun til udgivelse af meddelelser og andet indhold.)

4. Vælg et startdesign til dit websted. Dette vil udfylde det med noget starterindhold - rolig, du kan altid justere disse senere.

5. Giv oplysninger om dit websted, herunder dets navn og beskrivelse.

6. Vælg Afslut for at fuldføre din opsætning. SharePoint vil fungere i baggrunden for at oprette webstedet, men du vil se dens fremskridt i hele.

   

Nu hvor du har en plads oprettet, har du nogle funktioner til rådighed lige ud af boksen (vist ovenfor), herunder:

• Samtaler: Private opslagstavler til din gruppe.
• Dokumenter: Du kan dele filer her. Disse vil drage nytte af de versions- og check-in / check-out funktioner, vi beskrev under introduktionen af ​​SharePoint.
• En OneNote Notesbog: Dine holdkammerater kan alle samarbejde med denne OneNote Notebook ved at oprette og tilføje til sider.
• Websider: Tillad dig at oprette brugerdefinerede websider til dit team.

Fildeling ved hjælp af et dokumentbibliotek er stadig en meget almindelig brug for SharePoint-websteder. Lad os se på, hvordan du gør det.

Sådan bruges SharePoint-dokumentbiblioteker

Dokumentbiblioteker indeholder mapper og filer og fungerer som du ville forvente. Sådan bruges dokumentbiblioteket:

1. Vælg Dokumenter link i den venstre navigation.

2. Vælg + Ny knappen for at tilføje nye elementer, f.eks. mapper eller Microsoft Office-filer. Alternativt kan du trække og slippe andre filer i den aktuelle mappe i biblioteket. de behøver ikke at være Office-filer.

   

3. Vælg en Office-fil for at åbne den i den relevante webapp. Valg af en ikke-Office-fil vil gøre en af ​​tre ting:

   • Åbn den for preview, hvis det er et web-venligt format som et billede eller PDF;
   • Åbn i en relevant app, hvis du bruger Windows (som ved, hvordan man snakker med SharePoint);
   • Download den til din maskine, hvor du kan åbne den med det relevante program.

4. Mens moderne webapps giver dig mulighed for at redigere en fil med en kollega samtidigt, har du stadig mulighed for at "tjekke ud" en fil. Vælg fil (er) ved at vælge i venstre kolonne, og vælg derefter overløbsmenuen til højre. Det Check-Out indstilling forhindrer nogen i at gemme en ny version af filen, mens du arbejder på det Andre brugere kan stadig hente en kopi og arbejde på den, men de kan ikke oprette en ny version, før du har gemt den og "tjekket den ind" igen.

   

Sådan oprettes SharePoint Site Pages

SharePoints webstedssider giver dig mulighed for at oprette websider med tekst og grafisk information. Den største forskel er kun medlemmer af dit websted, der vil kunne se dem, når de er logget ind, hvilket gør det til et lille privat intranet. Sådan opretter du nye sider på din SharePoint-websted:

1. Vælg sider fra venstre navigation.

2. Vælg fra øverste menulinje + Ny, vælg derefter mellem sidetyperne:

   • Wiki sider er selvforklarende.
   • Websider er tomme sider, du kan opbygge fra blot en titel.
   • Web del sider give nogle foruddefinerede layouter designet til at lade dig slippe i alle slags gadgets, dashboard-stil.

   

3. Når først oprettelsen er åbnet, åbnes siden for at du kan begynde at redigere. Du kan starte med at give det et navn. Yderligere indhold kommer i form af Web Dele, som vi kommer ind i nedenfor.

   

4. Vælg Offentliggøre for at gøre dine ændringer tilgængelige for kolleger.

5. Dine sider er tilgængelige fra internettet sider liste i den venstre navigation.

6. Du kan eksisterende sider ved at se dem, og vælg derefter Redigere knappen i menuen.

   

Sådan tilføjes webdele til SharePoint-sider

En af de fantastiske funktioner i SharePoint er de webdele, du kan integrere i dine sider. Selv når du vil tilføje almindelig ol 'tekst og grafik, skal du faktisk tilføje en webdel først for at holde den Disse widgets kan indeholde ting som nyhedsfeeds, en mappe af teammedlemmer eller lister over seneste aktivitet på webstedet. Hvis du har oprettet en side i ovenstående trin, skal du tilføje en webdel til den ved at gøre følgende:

1. Vælg en side, og indsæt den derefter Redigere tilstand som beskrevet ovenfor.

2. Du kan tilføje Web Dele til en side på steder, hvor Plus (+) tegn vises. Vælg denne knap, når den vises, og en pop op-menu vil vise dig en liste over tilgængelige webdele. Du kan gennemse hele listen eller søge efter søgeord.

   

3. Når du har valgt en webdel, bliver den indsat i siden for dig.

4. På dette tidspunkt skal du konfigurere webdelen. For noget som billedgalleriet i billedet nedenfor, vælg den Tilføj billeder knappen for at vælge de billeder, du vil vise.

   

5. Vælg Offentliggøre for at gøre dine ændringer tilgængelige for kolleger.

Selvom hjemmesiden er oprettet automatisk for dig, er det stadig en side ligesom alle andre, og du kan udfylde den med Web Dele til dit hjerte indhold.

Installation og brug af opgaver App

Ting begynder at blive meget interessante, når du tilføjer Apps til dit websted. Disse går ud over funktionaliteten af ​​Web Dele og omfatter ting som blogs eller en brugerdefineret liste, som er som en lille database. Vi tager et kig på appen Opgaver, som giver dig mulighed for at oprette til-dos for dine teammedlemmer, tildele dem og spore deres gennemførelse. Sådan tilføjer du opgaver til din SharePoint-websted:

1. På hjemmesidenes hjemmeside skal du vælge + Ny knappen, og vælg derefter App.

2. Dette viser en side med et udvalg af tilgængelige apps. Vælg den ønskede.

   

3. Det vises nu i Site Indhold skærm, som du kan se ved at vælge den i den venstre navigation. Du skal måske lave en konfiguration som nogle af webdelene, men med opgaver er det helt klart, at du kan begynde at delegere.

   

SharePoint har mange flere funktioner end dem, der er angivet her. Men ved at bruge kun disse kan du oprette meget funktionelle og samarbejdssider til venner og kolleger.