25 Grundlæggende regler for e-mail-etikette, du har brug for - musen

E-mail. Det er både en stor bekvemmelighed og en uophørlig distraktion. Men uanset hvordan du har det i øjeblikket, er en ting helt sikkert - det er en uundgåelig nødvendighed. Chancerne er, at du ikke kan klare det gennem en arbejdsdag uden at komponere en (okay, sandsynligvis meget mere end en) e-mail.

Og hvis du ønsker at være professionel og få dit punkt på en måde, der er klar, er det effektivt, og det får ikke dine kolleger til at lægge hovedet ned på deres skriveborde af ren frustration? Der er godt et par forskellige regler for etikette, som du skal sørge for at holde øje med.

”Ja, ja, ja. Jeg har hørt alt dette en million gange før, ”tænker du sandsynligvis. Men på trods af hvor mange gange disse punkter er blevet hamret hjem, er jeg villig til at satse på, at du stadig har begået en fælles e-mail-faux pas mindst en gang i løbet af den sidste uge - måske endda dag.

Naturligvis tror jeg, at vi alle kunne bruge en opdatering nu og da. Så her er en praktisk liste, der hjælper dig med at udjævne alle de regler om e-mail-etikette, du sværger, at du kender - og alligevel ikke implementerer faktisk.

Det grundlæggende

Når du bygger et hus, starter du med kælderen. Så før vi dykker ned i de specifikke sektioner i din e-mail, lad os se på de grundlæggende elementer.

Selv hvis du ignorerer eller glemmer hver eneste anden del af denne artikel, skal du i det mindste sørge for, at du har markeret disse felter.

1. Hvis du f.eks. Sender fra en personlig adresse - til en jobansøgning eller informationssamtale - skal du sørge for, at din adresse stadig er professionel. Du vil gøre det rigtige indtryk, og “[email protected]” vil ikke skære det ned.

2. Hvis du har modtaget en vred meddelelse eller føler dig rasende, skal du gå væk fra computeren i et par minutter. Af fyring af noget i øjeblikkets varme vil kun resultere i problemer.

3. Medtag en venlig hilsen og lukning. Det får hele beskeden til at føles meget mere komplet, poleret og professionel.

4. Korrekturlæst. Nok sagt.

Timing

Effektiv timing er en af ​​de ting, der er alt for let at glemme, når du gør dit bedste for at komme dig igennem din indbakke.

Men hvis du nogensinde har modtaget et øjeblikkeligt svar med et ord på en tankevækkende, langvarig besked, eller du har ventet i uger med at få et svar, som du ængsteligt ventede på, tror jeg, at du er enig i, at timingen er lidt værdig mere overvejelse.

1. Som en generel regel, skal du svare på e-mails, så snart du realistisk er i stand til det. Du ønsker ikke at lade folk hænge.

2. Hvis meddelelsen fortjener lidt mere tid og tanke, må du ikke fyre af en halv røvet, øjeblikkeligt svar bare for at få det væk fra din tallerken. I stedet skal du svare og bekræfte, at du har modtaget det - og underrette afsenderen, at du vil tage lidt tid på at tænke ting igennem.

3. Et godt tip til at hjælpe dig med at holde dine svar i skak? Muse-medstifter Alex Cavoulacos anbefaler, at jo hurtigere du svarer, jo kortere skal svaret være.

Modtagere

Tilsyneladende uendelige e-mail-kæder. Medarbejdere, der fortsætter med at CC dig på beskeder, der absolut ikke har noget at gøre med dig. De holdkammerater, der tilsyneladende ikke har nogen anelse om, hvad det praktiske BCC-felt er til.

Det er alle ting, du sandsynligvis griber om - i det mindste når andre mennesker begår dem. Men lad os vende søkelyset mod dig et øjeblik. Har du overtrådt nogen af ​​disse regler for etikette med hensyn til din modtagerliste?

1. Fortsæt med forsigtighed, når du bruger "Svar alle", og brug den kun, når alle i den tråd skal opdateres. Du er blevet advaret.

2. Vær ikke bange for at bruge BCC, især i de tilfælde, hvor du ikke ønsker, at alle adresser eller modtagere skal være synlige for alle.

3. Her er en praktisk regel, som du skal huske på: At opliste nogen i feltet "Til" betyder, at du forventer et svar. I modsætning hertil, hvis du CC denne person, holder du ham simpelthen i løkken på din besked til andre.

4. Med alt dette sagt, jo færre personer du kan medtage i en e-mail, jo bedre. For mange kokke i køkkenet vil sandsynligvis bare føre til forvirring og krydsede ledninger.

Emne linje

Hvad er den første del af din besked, som folk vil lægge øjne på? Det er let: dit emne.

Som du allerede ved, kan en stor emnelinje udføre vidundere for din e-mail som helhed. Et dårligt emne? Lad os bare sige, at det kan inspirere til en stor forværring blandt dine modtagere.

1. Gør din emnelinie specifik, snarere end at stole på vage sætninger som "Check in." Dette giver dine modtagere mulighed for straks at indhente, hvad din besked handler om. Plus, det vil gøre det så meget lettere at finde det, når du har brug for det senere.

2. Hold det kort. Selvom du ønsker, at det skal være specifikt, betyder det ikke, at det skal være sit eget fristående afsnit. Prøv at holde sig med færre end 10 ord - alt længere end det kan sandsynligvis være dens egen sætning.

3. Uanset hvor travlt du er i, skal du ikke springe emnefeltet helt ud. Ingen kan lide at se det ildevarslende “Intet emne” i hans eller hendes indbakke.

E-mail-krop

Her er det - kød og kartofler i din besked. De andre felter er vigtige, men det er her, du virkelig gør det klart, hvorfor du kontakter personen først.

Ja, kommunikation på arbejdspladsen er blevet mere afslappet. Men det betyder ikke, at du ønsker, at dine e-mails skal omdannes til samlede uorganiserede meddelelser. Sørg for, at du følger med disse etikette-regler, og at dine meddelelser er sikker på at være polerede og professionelle.

1. Dette er et andet sted, hvor du ønsker at være så klar og kortfattet som muligt - du kan sandsynligvis bare overveje at være den gyldne regel om e-mail. Når alt kommer til alt, hvis noget tager sider med tekst at forklare, er du sandsynligvis bedre til at gøre det personligt eller over telefonen.

2. Hold fast ved alle de traditionelle regler for skrivning, du lærte i skolen. Det betyder korrekt sætningsstruktur, store bogstaver, tegnsætning og modstå fristelsen til at kaste dit budskab med emojier.

3. Sørg for, at din meddelelse indeholder et klart spørgsmål om spørgsmål eller handlinger. Uanset om du anmoder om en kollega's mening om noget eller leder efter detaljer om projektet, skal du have en solid grund til at sende e-mails - og du skal også gøre denne grund eksplicit.

4. Hvis der ikke kræves nogen handling fra modtageren, og du bare e-mailer for at give en opdatering, skal du også gøre det klart. Folk er nødt til at gå væk fra din note og vide, hvad der forventes af dem.

5. Brug kuglepunkter eller nummererede lister, hvor det er relevant. Vi har alle travlt, og nogle formateringer gør det meget lettere at skumme gennem din besked og få højdepunkterne.

6. Fed vigtige oplysninger, så de skiller sig ud, men undgå at bruge alle hætter, hvilket får det til at se ud som om du råber.

7. Brug en læselig skrifttype, og undgå for mange forskellige fontfarver. Du ønsker, at din besked skal være så enkel at læse som muligt.

Vedhæftede filer

Brug for at vedhæfte noget til din e-mail? Det er ofte en eftertanke, og du ender med bare at tackle det, der er nødvendigt lige inden du trykker på "send".

Men vedhæftede filer er ikke det vilde vest i e-mail-verdenen. Nej, der er stadig et par regler for etikette, du vil sikre dig, at du følger.

1. Inden du fastgør noget, skal du sørge for, at det faktisk er nødvendigt. Der er ingen mening i at vedhæfte et Word-dokument på én side, der indeholder to sætninger.

2. Hvis du er i tvivl, skal du vedhæfte din fil som en PDF, så du ikke får problemer med kompatibilitet.

3. Hvis du har brug for at sende en stor vedhæftet fil, skal du sørge for at "zip" eller komprimere den først.

4. Bliv for vane at vedhæfte din fil, før du udarbejder en krop til din e-mail. På den måde kan du undgå den frygtede, "Beklager, jeg har glemt vedhæftningen!" Opfølgende meddelelse.

Hvis du ruller dine øjne og hævder, at du har hørt alle disse før, skylder jeg ikke dig. Men chancerne er, at du stadig ikke overholder disse hyppigt gentagne etikette-regler hver gang imellem.

Så overvej dette som din venlige påmindelse om at springe ud af autopilot og være nærmere opmærksom på dine meddelelser. Dine medarbejdere vil takke dig.

Har du andre regler eller kæledyrsretter, du kan tilføje til listen? Fortæl mig det på Twitter!