Jeg er en stor fan af at spare tid, især når det kommer til e-mail. Og et af mine foretrukne tricks til at gøre det er ikke at skrive ud mere, end jeg absolut skal.
Nej, jeg bruger ikke nogen e-mail-version af korthaven - jeg bruger Googles konserverede svar. Ikke kendt? Dette Google Lab giver dig mulighed for at gemme et hvilket som helst antal svar og nemt indsætte dem i dine e-mails. (Se, hvordan du opsætter det med tilladelse fra Gadgetwise.)
Min tommelfingerregel? Hvis jeg har været nødt til at udskrive nøjagtigt den samme ting mere end én gang på en dag, bliver det et dåse svar. Her er nogle, jeg finder ud af, at jeg bruger om og om igen, som også sparer masser af tid (og at skrive!).
Dit arbejdstelefonnummer eller konferencesamtal detaljer
Din kontoradresse, med anvisninger og bygningsindgang eller parkeringsinstruktioner, hvis nødvendigt
Beskrivelsen af dit produkt eller din tjeneste
Oplysninger om timing eller prisfastsættelse for dit produkt
Din rolle og dit job ( jeg arbejder inden for marketing her på og fokuserer på. )
Enhver form for politik, som du regelmæssigt diskuterer med mennesker
Detaljer om underskrivelse af kontrakter eller aftaler ( Gennemgå og indledningsvis afsnit A, C og E. )
Enhver regelmæssig opdaterings-e-mail, du sender til dit team ( Denne uges salgstal var … )
Oplysninger om en kommende firmaarrangement ( Bliv medlem af os på på, hvor den featured taler vil være. )
En dejlig afvisning til e-mails med kolde salg ( Dette ser interessant ud, men vi tager ikke på nye leverandører på nuværende tidspunkt. )
Oplysninger om virksomhedens betaling ( Send fakturaen til [email protected], og du vil blive betalt inden for 30 dage. )
Kort e-mail-starter, når du introducerer to personer til hinanden ( jeg vil gerne introducere dig til. )
Dobbelt-opt-in intro-e-mail ( , jeg ville tjekke ind med dig, før jeg introducerede dig til. )
Den afleverede e-mail ( min kollega, kan hjælpe dig med. )
Inter-office afleverings-e-mail ( , jeg fik denne ind, men det ser ud til at være dit territorium, så jeg sender den videre ).
At skubbe noget ud til et senere punkt ( jeg er lidt oversvømmet lige nu, men kan du e-maile mig om to uger for at hente dette igen? )
Genstart af en gammel e-mail-tråd ( jeg håber, at alt går godt. Jeg ønskede at afhente dette. )
Opsætning af et tidspunkt til at tale eller mødes ( jeg bekræfter vores møde kl. Kl. Og ser frem til at møde dig. )
Dit svar, når nogen spørger dig om et job hos din virksomhed ( Den bedste måde at se alle vores ledige job er at besøge vores Karriere-side. )
Det hurtige svar, når nogen vil vælge din hjerne til rådgivning ( jeg er glad for at planlægge et 15-minutters telefonopkald for at diskutere. Fredage er typisk godt for mig. )
Planlægning af et interview med potentielle kandidater
Afvise kandidater, som du ikke ansætter
En dejlig lykønskning e-mail med et nyt job eller forfremmelse
En konklusion på din e-mail ( Giv mig besked, hvis du har spørgsmål eller ting, du gerne vil diskutere. Tak. )
Alt andet, du skal forklare igen og igen
Mindre at skrive, mere levende. Er det muligt.
