Sådan oprettes en Excel-database

Til tider skal vi holde styr på oplysningerne, og et godt sted til dette er i en Excel-databasefil. Uanset om det er en personlig liste over telefonnumre, en kontaktliste for medlemmer af en organisation eller et team eller en samling af mønter, kort eller bøger, gør en Excel-databasefil det nemt at indtaste, gemme og finde specifikke oplysninger.

Microsoft Excel har indbyggede værktøjer til at hjælpe dig med at holde styr på data og finde specifikke oplysninger, når du vil have det. Ligeledes med et hundredvis af kolonner og tusindvis af rækker kan et Excel-regneark holde en enorm mængde data.

Indtastning af data

Det grundlæggende format til lagring af data i en Excel-database er en tabel.

Når en tabel er oprettet, kan Excels dataredskaber bruges til at søge, sortere og filtrere poster i databasen for at finde specifikke oplysninger.

For at følge med denne vejledning skal du indtaste dataene som vist på billedet ovenfor.

Indtast student ID'erne hurtigt:

1. Indtast de to første ID'er - ST348-245 og ST348-246 ind i celler A5 og A6, henholdsvis.
2. Fremhæv de to ID'er for at vælge dem.
3. Klik på fyld håndtag og træk den ned til cellen A13.
4. Resten af ​​Student ID'erne skal indtastes korrekt i cellerne A6 til A13.

Indtastning af data korrekt

Når du indtaster dataene, er det vigtigt at sikre, at det indtastes korrekt. Bortset fra række 2 mellem regnearkets titel og kolonneoverskrifterne, må du ikke efterlade andre tomme rækker, når du indtaster dine data. Sørg også for, at du ikke forlader nogen tomme celler.

Datafejl, der skyldes forkert dataindtastning, er kilden til mange problemer i forbindelse med datahåndtering. Hvis dataene er indtastet korrekt i starten, er programmet mere tilbøjelige til at give dig de ønskede resultater igen.

Rækker er poster

Hver enkelt række af data, i en database, er kendt som en post. Når du indtaster registre, skal du huske disse retningslinjer:

• Lad ingen tomme rækker i tabellen oprettes. Dette inkluderer IKKE efterlader en tom række mellem kolonneoverskrifterne og den første række af data.
• En post kan indeholde data om kun en bestemt genstand.
• En post skal også indeholde ALLE data i databasen om det pågældende element. Der kan ikke være oplysninger om et emne i mere end en række.

Kolonner er felter

Mens rækker i en Excel-database henvises til som optegnelser, er kolonnerne kendt som felter. Hver kolonne har brug for en overskrift for at identificere de data, den indeholder. Disse overskrifter hedder feltnavne.

• Feltnavne bruges til at sikre, at dataene for hver post indtastes i samme rækkefølge.
• Sørg for at alle data i en kolonne er indtastet med samme format. Hvis du begynder at indtaste tal som cifre (f.eks. 10 eller 20), skal du holde den op. Du må ikke ændre delvist gennem og begynde at indtaste tal som ord (f.eks. Ti eller tyve). Være konsekvent.
• Forlad ikke tomme kolonner i tabellen.

Oprettelse af tabellen

Når dataene er indtastet, kan det konverteres til en bord. For at gøre det:

1. Fremhæv cellerne A3 til E13 i regnearket.
2. Klik på Hjem fane.
3. Klik på Formatér som tabel mulighed på båndet for at åbne rullemenuen.
4. Vælg den blå Table Style Medium 9 mulighed for at åbne Formatér som tabel dialog boks.
5. Mens dialogboksen er åben, skal cellerne A3 til E13 på regnearket være omgivet af de marcherende myrer.
6. Hvis de marcherede myrer omgiver det korrekte udvalg af celler, skal du klikke på Okay i Formatér som tabel dialog boks.
7. Hvis de marcherede myrer ikke omgiver det korrekte antal celler, skal du markere det korrekte interval i regnearket og derefter klikke på Okay i Formatér som tabel dialog boks.
8. Tabellen skal have drop-down pilene tilføjet ved siden af ​​hvert feltnavn, og tabelrækkerne skal formateres i skiftevis lys og mørkblå.

Brug af databaseværktøjerne

Når du har oprettet databasen, kan du bruge værktøjerne placeret under rullemenuen ved siden af ​​hvert feltnavn til at sortere eller filtrere dine data.

Sortering af data

1. Klik på rullemenuen ved siden af Efternavn felt navn.
2. Klik på knappen Sorter A til Z mulighed at sortere databasen alfabetisk.
3. En gang sorteret, Graham J. bør være den første post i tabellen og Wilson R bør være den sidste.

Filtreringsdata

1. Klik på rullemenuen ved siden af Programfelt navn.
2. Klik på afkrydsningsfeltet ud for Vælg alle mulighed for at rydde alle afkrydsningsfelter.
3. Klik på afkrydsningsfeltet ud for siden Forretning mulighed for at føje et afkrydsningsfelt til boksen.
4. Klik Okay.
5. Kun to studerende - G. Thompson og F. Smith bør være synlig, da de er de eneste to, der er indskrevet i virksomhedsprogrammet.
6. For at vise alle poster skal du klikke på drop-down pilen ved siden af Program feltnavn.
7. Klik på Ryd filter fra "Program" mulighed.

Udvidelse af databasen

For at tilføje yderligere poster til din database:

• Placer musemarkøren over den lille prik i nederste højre hjørne af bordet.
• Musepekeren ændres til en topilet pil.
• Når dette sker, klik og hold højre museknap og Træk markøren ned for at tilføje en tom række til bunden af ​​databasen.
• Tilføj følgende data til denne nye række:Celle - DataA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14-22E14 - Science

Afslutning af databaseformatering

1. Fremhæv cellerne A1 til E1 i regnearket.
2. Klik på Hjem fane.
3. Klik på Flet og Center mulighed for båndet til at centrere titlen.
4. Klik på Fyld farve (ligner en malingskande) på båndet for at åbne rullelisten.
5. Vælge Blå, Accent 1 fra listen for at ændre farven på baggrunden i cellerne A1 - E1 til mørkblå.
6. Klik på Skrift farve ikon på Formatering værktøjslinje (det er et stort bogstav "A") for at åbne skrifttypefarens rullemenu.
7. Vælge hvid fra listen for at ændre farve på teksten i cellerne A1 - E1 til hvid.
8. Fremhæv cellerne A2 - E2 i regnearket.
9. Klik på Fyld farve på båndet for at åbne rullemenuen for fyldningsfarve.
10. Vælge Blå, Accent 1, Lighter 80 fra listen for at ændre baggrundens farve i cellerne A2 - E2 til lyseblå.
11. Fremhæv celler A4 - E14 i regnearket.
12. Klik på drop-downon båndet til midten justere teksten i cellerne A14 til E14.
13. På dette tidspunkt, hvis du har fulgt alle trin i denne vejledning korrekt, skal dit regneark ligne det regneark, der er afbildet i trin 1 i denne vejledning.

Database funktioner

Syntaks: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Hvor D fungere er et af følgende:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDAFVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Type: Database

Databasefunktioner er særligt nyttige, når Google Sheets bruges til at opretholde strukturerede data, som en database. Hver database funktion, Dfunction beregner den tilsvarende funktion på en delmængde af et celleområde, der betragtes som en database tabel. Databasefunktioner tager tre argumenter:

• databasematrix er en rækkevidde, indlejret array eller array genereret af et arrayudtryk, der er struktureret, så hver række efter række 1 er en databasepost, og hver kolonne er et databasefelt. Række 1 indeholder etiketterne for hvert felt.
• Feltstreng | num angiver, hvilken kolonne (felt) der indeholder de værdier, der skal beregnes. Dette kan udtrykkes som enten feltnavn (tekststreng) eller kolonnens nummer, hvor den venstre kolonne vil blive repræsenteret som 1.
• kriteriematrix er en rækkevidde, indlejret array eller array genereret af et arrayudtryk, der er struktureret således, at den første række indeholder feltnavnet (e), som kriteriet (kriterier) vil blive anvendt på, og efterfølgende rækker indeholder betingede test (er).

Den første række i Kriterier angiver feltnavne. Hver anden række i Kriterier repræsenterer et filter, som er et sæt begrænsninger for de tilsvarende felter. Begrænsninger beskrives ved brug af Query-for-Example notation og kan indeholde en værdi, der skal matches eller en sammenligningsoperatør efterfulgt af en sammenligningsværdi. Eksempler på begrænsninger er: "Chokolade", "42", "> = 42", "<> 42". En tom celle betyder ingen begrænsning på det tilsvarende felt.

Et filter matcher en databaserekke, hvis alle filterrestriktionerne (restriktionerne i filterets række) er opfyldt. En database række (record) opfylder kriterierne, hvis og kun hvis mindst et filter matcher det. Et feltnavn kan forekomme mere end en gang i kriterierne for at tillade flere begrænsninger, der gælder samtidigt (for eksempel temperatur> = 65 og temperatur <= 82).

DGET er den eneste databasefunktion, der ikke samler værdier. DGET returnerer værdien af ​​det felt, der er angivet i det andet argument (ligeledes til en VLOOKUP), når nøjagtig en post stemmer overens med kriterierne; Ellers returneres det en fejl, der angiver ingen kampe eller flere kampe