Værktøjet nr. 1 i branchen for konsulenter er PowerPoint. Præsentationer - alias, "dæk" - bruges i næsten enhver høringssituation, inklusive slutrapporter (ingen massive Word-dokumenter her), formelle præsentationer og detaljerede analysedokumenter.
Og efter at have oprettet et par hundrede (tusinde?) Af dem på min dag, har jeg lært et par pro tip til at sammensætte præsentationer, der er overbevisende, overbevisende og alvorligt imponerende. Prøv disse strategier for din næste PowerPoint for at wow dine klienter - eller din chef.
1. Brug Pyramidprincippet
Inden du selv begynder at bygge din præsentation, er det vigtigt at tænke over strukturen. Da præsentationer ofte leveres til travle mennesker med meget på deres sind, er skarp og kortfattet kommunikation ekstremt vigtig. Og hvis du ikke planlægger din samlede struktur på forhånd, er det usandsynligt, at din præsentation vil fortælle den letforståelige historie, du vil have den til.
Pyramidprincippet er en metode, der bruges af mange konsulentfirmaer til at guide struktureret kommunikation. I bund og grund bør en god præsentation af information flyde fra en oversigt på øverste niveau ned til mere detaljerede oplysninger - ligesom formen af en pyramide. Så dit dæk skal starte med svaret eller anbefalingen først og derefter følge med understøttende argumenter og fakta: ”Jeg anbefaler X og Y. Anbefaling X understøttes af fakta 1, 2 og 3 …”
At holde denne struktur i tankerne er kraftig af nogle få grunde. For det første giver det dig mulighed for at angive dine point til dit publikum, før de begynder at stille spørgsmål og hjælper dem med at fokusere på det, der er vigtigt i hele præsentationen. Men det gør også din præsentation skabt lettere, da du ikke behøver at opfinde hjulet igen og bekymre dig om, hvordan du bedst organiserer din besked.
2. Gå på taglinjetoget
Du bruger sandsynligvis allerede titler i dine PowerPoint-præsentationer, men vidste du, at du også skulle bruge taglines? Taglines er hovedsageligt "emnesætninger", der opsummerer nøglebeskeden for hvert lysbillede i en sætning. Normalt placeret lige efter titlen, skal de hjælpe med at kommunikere din historie gennem hele præsentationen og sikre, at læserne hurtigt kan fordøje indholdet af diaset.
Hvad er forskellen mellem en titel og en tagline, spørger du? En titel fortæller, hvad der er på diaset, mens en tagline forklarer, hvad der skal læres fra diaset. Så en titel kan være på linjen i "Executive Summary", og en tagline kan måske læse, "Efter at have udført en detaljeret analyse i hele organisationen, identificerede vi fem nøglemuligheder, der fører til en potentiel besparelse på ca.
Vil du vide, om du har dem rigtigt? Scan gennem dine lysbilleder og se kun på taglines. De skal kombineres til en effektiv historie om det indhold, du præsenterer, uden at forlade forvirrende huller.
3. Tilføj appendiksbilleder
Du ved (eller i det mindste håber jeg, at du gør), at det er vigtigt at holde dine lysbilleder enkle og uklare for at lave en præsentation, som folk kan følge. Men især hvis du forklarer en analyse eller ved, at dit publikum virkelig vil have data til at sikkerhedskopiere dine påstande, kan det føles som om du er nødt til at pakke dine dias med masser af oplysninger for at være overbevisende.
Hold op.
Selv hvis du ved, at du har brug for masser af understøttende oplysninger til det, du fortæller dit publikum eller forudser spørgsmål om din analyse eller projektet, skal du ikke overbelaste dine vigtigste lysbilleder med alt dette. Jeg garanterer, at det vil overvælde dit publikum, og de får ikke det ultimative budskab, du prøver at formidle.
I stedet skal du inkorporere appendiksbilleder i slutningen af dit dæk med alt det understøttende materiale, der ikke passer ind i fortællingen om din præsentation, men det kan være nyttigt at have. Disse kan omfatte alle mulige ting - data, vidnesbyrd, proceskort, yderligere diagrammer - alt, hvad der kan være nyttigt til sikkerhedskopiering af det, du siger, men som du ikke nødvendigvis behøver at fortælle historien. Ved at lægge dem i appendixet, har du de oplysninger, der kan vende tilbage til, hvis der opstår spørgsmål, men dit publikum bliver ikke blandet i detaljerne og går glip af det store billede.
Kombiner disse tip med Alex Cavoulacos 'råd til oprettelse af smukke PowerPoint-lysbilleder, så får du en knockout-præsentation på kort tid.
