Ting, der er klinisk værst: at blive roped ind i en samtale, når du er på vej til at få fat i de to sidste ostebiter på en netværksbegivenhed, lytte til en ven tale om hendes bryllupsregister "kæmper" og se på din tidsplan og se back-to-back-møder.
Nej virkelig! Har du nogensinde hørt denne samtale finde sted?
Du: "Hvordan var din dag?"
Din normale ven af møllen: ”Fantastisk, jeg havde det ene møde efter det andet! PowerPoints, turde jeg sige det på et punkt! ”
Nej. Det har du ikke.
Alligevel er vi alle skyldige i at sprænge møder på hinandens kalendere - mig selv inkluderet. Og som enhver, der nogensinde har ført et møde ved, er det temmelig nedslående, når man kigger rundt i lokalet og alles snige kigger på deres telefoner.
Og det er derfor, jeg sammensætter denne hurtige liste over alle grunde til, at folk (OK, fint, mig) ikke lytter til møder - såvel som et par hurtige rettelser. For hvis vi alle begynder at planlægge bedre møder, begynder vi alle at frygte dem lidt mindre.
1. Du havde ikke en dagsorden
Jeg forstår det! Du er cool, du er afslappet, du sælger chill piller fra dit skateboard.
Men her er det: Når du starter dit møde med, ”bragte jeg alle her i dag for at diskutere vores salgsstrategi - nogen ideer?” Jeg stemmer straks ud, fordi 90% af svarene kommer til at være på stedet, helt uhensigtsmæssig art (“Vi burde sælge mere, generelt!” og “Har vi overvejet at gøre en hund til vores talsmand?”).
Og 100% af øjenkontakten vil være den akavede slags, som mennesker beder hinanden ordløst om at være den, der skal tale.
I stedet
Inden du sender den næste mødeinvitation, skal du sammensætte og e-maile en oversigt over, hvordan du planlægger at bruge den tid. Dette vil ikke kun hjælpe folk med at forberede sig på det og bringe gode ideer, men det vil også sikre, at du blokerer for den rigtige mængde tid.
Det er så let som:
Protokol 1-5: Gennemgå mødets mål: Ansæt Airbud til at være ny virksomhedstalsmand.
Protokol 5-15: Drøftelse af målene: Tal om, at Airbuds virkelighed ikke kun er tilgængelig, men også at være reel.
Protokol 15-25: Idéer til brainstorming: Gå rundt i lokalet og foreslår andre talsmænd, der fungerer som tankeledere i rummet.
Protokoll 25-30: Genoptagelse af alt: Vælg de bedste ideer, og tildel næste trin.
2. Du forklarede ikke, at dette ville være et one-man-show
Medmindre du er Morgan Freeman, kan jeg simpelthen ikke lytte til dig tale i 30 minutter uden at holde pause. Der er en grund til, at du ikke finder for mange populære TED-samtaler, der holder på over 20 minutter.
I stedet
Hvis du - og kun dig - skal tale for hele mødet, skal det, du siger, være interessant, let at fordøje og være relevant for mig.
Så når du laver den dagsorden, vi lige har chattet om ovenfor, skal du fremhæve alt, hvad der ikke vil føre til et handlingsskridt (såsom "research dette …" eller "brainstorm, at …" eller "opfølgning på katte, der spiller basketball ”).
Derefter - og gør dig klar til dette hekseri og troldmænd - slet det. Det andet du stopper med at holde mødet om "næste trin" er det andet, du begynder at miste mennesker.
Hvis du nu dør for at beholde det, skal du smide et bonusslide ind i din præsentation på linjen "for at diskutere i fremtiden …" eller medtage et ark til interessant baggrundsinformation i den dagsorden, du sender ud foran tid.
3. Du har ikke brug for noget fra mig specifikt
Det, du siger, er tangentielt relateret til mit job, og du tror, det ville gavne mig at lytte i. Og i teorien, sikker!
Men i virkeligheden? Så snart jeg er klar over, at jeg ikke behøver at veje ind eller tage noget, der kan håndteres væk fra mødet, vender jeg mit fokus til opgavelisten, der venter på mig ved mit skrivebord.
I stedet
Jeg hader at fortsætte med at kaste A-ordet på ya, men alt dette går tilbage til den dagsorden. Ved at sende det ud i forvejen og markere "lyttere" som valgfri gæster, giver du den inviterede valget om at være med eller ikke deltage (og dermed sikre, at alle, der kommer, er glade for at lytte til). Hvorfor har nogen i dit møde, der vil nedbringe stemningen med deres blanke, zombie stirre alligevel?
Jeg ved, hvad du tænker: Jenni, denne "dagsplan" lyder som en masse arbejde for et møde. Og jeg er enig! Men hvis du beder nogen om at tage 30 eller 60 minutter ud af dagen, skal du bruge en lille indsats.
Eller - og nej, desværre, jeg er ikke ved at sige, ”bare vinge det, Tchad” - du kan forvandle dette møde til en e-mail. Det tager lidt mere tid end at oprette en dagsorden, men sparer dig for den faktiske mødetid. Og heldigvis for dig har vi instruktioner om, hvordan du let gør det lige her.
