Sidste måned tilbød jeg tre tip til bedre projektstyring, herunder hvordan man delegerer korrekt, hvordan man får mest muligt ud af værktøjer og hvordan man lukker dit projekt på en meningsfuld måde. Men projektledelse giver så mange unikke udfordringer med et stort forskningsfelt, der løbende præsenterer nye tilgange og perspektiver, så jeg kunne ikke undgå at følge op med nogle flere råd.
Disse tip fokuserer på proaktivt at styre flere af de ting, der kan snige sig på dig og afspore din succes. Det føles undertiden som små fiasko-dæmoner lurer i hvert hjørne og venter på at give dig en god "gotcha!". Her er hvordan risikostyring, ændringsstyring og omfangsstyring vil forbedre dine chancer for succes.
1. Vær opmærksom på dine risici
En risiko er en trussel, der endnu ikke er blevet realiseret, og den første ting, du kan gøre for at forhindre, at den materialiseres, er simpelthen at vide, at den findes. Hvis du udvikler en ny applikation, som kunderne kan bruge til at betale deres regninger, kan risikoen variere fra den mere mindre eller moderate (et teammedlem bliver tildelt, så du er kort bemandet) til de store (ændringer i mobilbetalingsregler kræver, at bruger helt anden teknologi). Du kan ikke forhindre enhver risiko i at ske, men en omfattende og tankevækkende redegørelse for enhver tænkelig risiko kan hjælpe dig med at styre muligheden.
I planlægningsfasen af dit projekt skal du udvikle en risikolog, hvor du kan spore enhver risiko, der kan være en udfordring for din tidslinje, dit budget eller din samlede evne til at gennemføre projektet. Der er mange forskellige skabeloner tilgængelige online, men de fleste af dem antyder, at der inkluderer en beskrivelse af risikoen, datoen for den blev hævet, sandsynligheden for, at det vil ske, og alvorligheden af konsekvenserne, hvis det sker. Hver risiko skal have en ejer tildelt til at overvåge den og vigtigst af alt et meningsfuldt sæt handlinger, der kan træffes for at mindske risikoen for, at denne risiko opstår (hvis der findes nogen). For eksempel kan risikoen for, at en server mislykkes, hvilket forårsager tab af folks data, være lav sandsynlighed, men stor sværhedsgrad, tilfreds med en formildende plan for at installere en sikkerhedskopieserver. Selvom sandsynligheden er lav, ville virkningen være så stor, at tidlige og sikre trin til at redegøre for dens mulighed ville være værd at omkostningerne og indsatsen.
Husk, at dette skal være et levende, åndedrætsdokument, og nye risici skal redegøres for og overvåges, når de opstår i løbet af projektet.
2. Læg grundlaget for ændringer
Projektledelse betyder nødvendigvis, at du forstyrrer status quo på en eller anden måde. Og det er ingen hemmelighed, at mange mennesker siger mildt forandring, ja, vanskeligt. I en hvidbog til Project Management Institute diskuterer konsulent Marge Combe begrebet ændringsberedskab som både hovedstaden - menneskelig og ellers - en organisation er klar til at dedikere til en ændring og den psykologiske vilje til de mennesker, hvis samarbejde kræves for at gennemføre ændringen. Hvis du ikke har råd til at foretage ændringen, eller hvis alle dine arbejdstagere er oprettet uden for med tegn på protest, er du tydeligvis ikke i meget position til at komme videre.
Så hvad kan du gøre for at lægge grunden til en ændring, hvad enten den er stor eller lille? De konkrete aspekter af ændringshåndtering er lidt lettere at håndtere. Hvis det er klart, at du ikke har penge, udstyr eller teknologisk kapacitet til at få udført arbejdet, er det ting, du skal adressere med det samme.
Det er det kulturelle og psykologiske arbejde, der kræver en mere omhyggelig udførelse. Hvis medarbejdere eller kunder er modstandsdygtige over for en ændring, skal du tage dig tid til at forstå hvorfor. Der er måske en misforståelse, du kan rydde op i, eller en større fejl med din plan, som du ikke havde overvejet. Et team af gejstligt personale grumler muligvis om en skifte fra behandling af papirformularer til elektroniske formularer. I stedet for at antage, at holdet er modstandsdygtigt over for ændringer, kan en diskussion med dem om deres forbehold muligvis afsløre, at det elektroniske system ikke har nogen måde at håndtere undtagelser, hvilket i sidste ende vil føre til uorganisering og to separate processer. At forstå det personale, der vil bruge denne dag ind og ud, kan hjælpe med til at sikre, at ændringen betjener hele organisationen.
Organisationer med mennesker, der er åbne for en forandring, og som forstår ændringen og dens fordele for dem, er meget mere tilbøjelige til at se, at ændringer sker problemfrit end dem, der holder deres folk i mørke.
3. Tænk på Scope Creep som din dødelige fjende
Scope krybning - når parametrene for dit projekt gradvist vokser ud fra de oprindelige grænser, du har etableret - er en hyppig afspækker af projekter. Og det skyldes stort set, at det ofte synes at være fornuftigt at udvide dit originale omfang. Du kan finde dig selv, at du smækker panden i et ”hvorfor tænkte jeg ikke på det” øjeblik eller bliver overbevist af en interessent om, at en ekstra klokke eller fløjte vil spare arbejdstagerne timer hver dag.
Som regel skal du ikke - jeg gentager, ikke - ikke hylle disse krav.
Naturligvis ændres kravene undertiden, og det kan være lettere at ændre spillet i dag end at komme tilbage, når alt er sagt og gjort. Men disse tilføjelser tilføjes ofte og leverer dig direkte til det ulykkelige univers af overbudget og off-plan.
Den bedste måde at forhindre omfang af krybning er at bruge mere tid og energi på forhånd indsamling af krav, udtømmende samtale dem med emneekspertise og stille de rigtige spørgsmål for at sikre, at du ikke går glip af noget. Og i den uundgåelige begivenhed, som du gør, skal du nøje overveje omkostninger og fordele ved en ændring af dit omfang. Hvis det er nødvendigt, skal du holde en løbende liste over forbedringer i fase to, som du kan besøge, når det originale projekt er væk fra jorden.
Så meget af at få de resultater, du ønsker på den tidslinje, du har brug for, kan spores tilbage til at være proaktiv. Træne dig selv til at lugte et problem, inden det opstår, og føle, at trækkraftstrækket kryber inden det sender dig ned af et ormhul med distraktion. Du vil ikke tænke på alting, men fremsynet slår efter sig tilbage enhver dag.
