Når det er gjort rigtigt, kan virtuelle videomøder - specifikt Google Hangouts - samle fjerne hold, sørge for, at alle er på samme side og tillade, at alle er involveret uden den svage konferencesalestemning (som ikke elsker at slappe af i sofaen) til et møde?).
Men når forkert gjort? Google Hangouts kan være et enormt spild af tid, for ikke at nævne ekstremt distraherende og akavet (pauser på 15 sekunder er aldrig sjovt).
Vil du have en effektiv og vellykket Google Hangout, der ikke gør alle vanvittige? Her er et par vigtige ting, du skal huske på.
1. Planlæg ligesom du ville til ethvert andet møde
Generelt betyder det, bare fordi du ikke er nødt til fysisk at være på kontoret til et møde, at du kan slappe af med forberedelserne. Når alt kommer til alt ønsker du stadig, at dit møde skal køre så hurtigt (og smertefuldt) som muligt.
Betydning: Lav en spilleplan. Hvis du kører Hangout, skal du sende en kort dagsorden til alle på forhånd, så de ved, hvad de kan forvente, og hvad de skal forberede. Hvis du ikke kører mødet, skal du foreslå den, der gør det, at han eller hun sender en kort e-mail med de vigtigste samtalepunkter. Jeg sad en gang i et virtuelt møde, hvor den person, der kørte det, glemte at fortælle en anden medarbejder om at finde et specifikt (og vigtigt) dokument på forhånd, så den person tilbragte 20 minutter under mødet med at søge i sin indbakke efter det. Stik resten af os ubehageligt ved vores computere uden at vide, hvad vi skal gøre.
Men du kan let undgå denne spildte tid ved at sikre dig, at alle ved, hvad de skal "bringe" med sig i forvejen og er klar til at deltage, så snart de tilmelder sig.
Et lille pro tip: Brug Google Hangouts chatfunktion i højre side af skærmen for hurtigt at skrive en dagsorden, som alle kan henvise til. Det behøver ikke at være detaljeret, men det kan fungere som et tegn på at holde alle på sporet og fokuseret.
2. Diskuter formatet på forhånd
Google Hangouts kan være meget mere besværligt end møder personligt. Når du og en masse mennesker fysisk sidder i et rum, er det let at samle kropsspil for at finde ud af, hvem der skal tale næste, eller hvad den generelle fornemmelse af mødet er. Men når du sidder ved en computerskærm og ikke kan se noget undtagen en persons ansigt? Det er ganske sværere.
Igen kan meget af besværligheden reduceres, hvis alle kender formatet på mødet på forhånd. Kommer en person til at tale meget mere end alle andre? Bed andre medlemmer af mødet om at komme ind i Hangout med deres mikrofoner slået til. Er sessionen en brainstorm i rundbordssamlingen? Fortæl folk, i hvilken rækkefølge de bliver bedt om at præsentere, så du ikke behøver at beskæftige sig med alle, der snakker om hinanden, eller de lange, ubehagelige "Så - hvem vil gå videre?" Pauser. (Disse er de værste.)
3. Brug Google Hangout-apps
Mange mennesker er ikke opmærksomme på, at et par ikoner kan være en livredder på et møde, især hvis du prøver at få det til at gå så hurtigt som muligt.
Ser du det lille mikrofonikon? Det er en lydløs knap. Brug det, hvis dine omgivelser er støjende, eller hvis du skriver noget, mens andre taler. Det er en god høflighed til de andre mennesker i dit Hangout.
Hvis du desuden er på et møde, hvor du alle prøver at se på et dokument eller en webside på samme tid, skal du bruge Google Hangouts skærmoptagelsesindstilling. Jeg har været i for mange Google Hangouts, hvor et væld af mennesker alle forsøger at se på den samme webside på deres egne computere (og dermed ikke faktisk være opmærksom på Hangout), og i disse situationer er dette en gave.
Google har også masser af andre apps specielt til Hangout, så sørg for at kigge efter og se, hvad der kunne fungere bedst for dit team. Fra en virtuel tavle, som dine medarbejdere kan trække på til en brainstorm-session til en underlig lille app, der giver alle snor og sjove hatte, kan du finde alt, hvad du har brug for for at gøre dit Hangout mere produktivt og sjovt.
Generelt kan Google Hangout-møder være lige så effektive (hvis ikke mere) end interne møder; de tager bare lidt øvelse og planlægning på forhånd. Men hvis du kan få alle på samme side til at gå ind, vil det være glat, ikke akavet sejlads.
