Det er mandag formiddag, og din chef har lige bedt dig om at sammensætte en præsentation til det store møde onsdag. Du kender numrene, du kender indholdet, men PowerPoint? Ikke nøjagtigt din forte.
Jeg er her for at hjælpe. Nu er den første regel - den vigtigste regel, den, som du aldrig må glemme - at dårlige lysbilleder ødelægger godt indhold. Så meget som jeg skulle ønske, at det ikke var sandt, kan jeg love dig, at både dine kolleger og dine klienter bliver svajet af præsentationens æstetik, inden de endda læser det første ord.
Så for at sikre, at de fokuserer deres opmærksomhed på din besked, uden at du spilder timer i PowerPoint-helvede, skal du følge disse tre enkle regler, når du laver dine lysbilleder.
Master Slides er din bedste ven
Master-lysbilleder er skabeloner i PowerPoint-verdenen, og de sparer dig meget tid og kræfter. Ved at bruge et par minutter på forhånd på at designe et godt master-objektglas, vil du sikre dig, at hvert lysbillede ser ens ud og får hele din præsentation til at se sammenhængende og professionel.
For at starte skal du gå til Vis- menuen til Master > Slide Master og oprette din skabelon. Et af mine personlige tricks er at tilføje en meget lys baggrund med en vis subtil struktur for at give lysbillederne mere dybde - gå over til subtile mønstre for inspiration og gratis downloadbare baggrunde.
Derefter tilføjes dit firmalogo i hjørnet og eventuelle nøgleinformationer (websted, din kontaktinformation, mødets emne) i sidefoden. Til sidst skal du gemme mesteren og vende tilbage til din præsentation.
Pro-tip: Gem masteren separat som en skabelon, før du begynder at tilføje indhold til din PowerPoint. På denne måde kan du bruge den som en base for fremtidige præsentationer.
Skrifttyper ændrer alt
Hvis din virksomhed foretrækker det lige og smalle, når det kommer til præsentationsdesign - eller har sin egen skrifttype (som GE) - kan du springe til næste afsnit.
Men hvis du ønsker, at din præsentation skal have en lidt mere wow-faktor, skal du sige farvel til Arial og Times New Roman og hej til Google Web Fonts. Disse fantastiske, gratis skrifttyper er lette at installere på din computer og parres utroligt godt (Design Shack giver masser af forslag til skrifttyper, der ser godt ud sammen). Download bare skrifttyperne, installer dem på din computer, og præpret dine præsentationer på kort tid! Sørg for ikke at overdrive det. Der er mange skrifttyper: en serifed for overskrifter og en sans serif for blokke med tekst.
Pro-tip: Hvis du bruger brugerdefinerede skrifttyper, skal du sørge for at gemme din præsentation som en PDF, før du sender den til andre. Hvis PowerPoint-filen åbnes på en computer uden de nye skrifttyper installeret, har den ikke den tilsigtede effekt.
Vær kort og visuel
En af de største fejl, folk begår, når de opretter en PowerPoint, er at behandle det som et Word-dokument. Husk, at dine lysbilleder er der for at vise, ikke fortælle - eller med andre ord for at fremhæve dine vigtigste punkter på en visuel og engagerende måde.
Spring derfor over de lange afsnit, og brug overskrifter, kugler og - mest af alt - billeder. Skriv ikke, at du voksede fra 100 til 210 til 350 brugere; lav en graf. Skriv ikke en lang liste med specifikationer til din nye funktion. del en mock-up. Tilføjelse af visuel struktur til dine lysbilleder kan også sikre, at din kollegas øjne fokuserer på de rigtige ting uden at tilføje for meget tekst. (For mere hjælp med grafik, kan du se vores sammenfatning af 10 fantastiske PowerPoint-skabeloner.)
Brevity er også vigtig, når man tænker på præsentationen som helhed. Hold din præsentation kort - at have 7-10 lysbilleder er helt fint til en 30 minutters præsentation, hvis de indeholder alle de oplysninger, du har brug for. Hvis du forventer at blive grillet af dit publikum og vil have masser af detaljer klar til det, skal du lægge det i appendiks og henvise til det, hvis du bliver spurgt.
Pro-tip: Gå ikke under 13-punkts skriftstørrelse - det vil sikre dig, at du holder det kort på hvert lysbillede (og at dit publikum ikke krypterer gennem hele præsentationen).
Fortæl os! Hvad er dine tip til at lave en perfekt PowerPoint-præsentation?
