Elsker du ikke bare værktøjer, genveje eller hacks, der hjælper dig med at få tingene gjort hurtigere eller mere effektivt? Hvem vil trods alt bruge mere tid på at gøre noget, end du absolut har brug for?
På den note er her tre fantastiske akronymer på arbejdspladsen, som du bør kende - som alle tilbyder rammer, der hjælper dig med at holde dig fokuseret og på et punkt, uanset hvad du arbejder på.
1. OHIO: Håndter det kun én gang
Hvor mange gange åbner du kun en e-mail for at gå tilbage og læse den over? Måske tre eller fire gange?
Det er superproductivt arbejde, medmindre du tænker dybt på sagen. I betragtning af at eksperter siger, at kun 20% af vores e-mail faktisk er vigtig for vores job, er det kun en dårlig situation, at røre ved den flere gange.
I stedet OHIO! Åbn den en gang, og gør noget med det. (Dette fungerer også til papirarbejde, indgående e-mail eller andet andet). Prøv disse praktiske tip fra Getting Things Done til håndtering af e-mail eller paper mail mere effektivt.
- Har du ikke brug for det? Slet det!
- Hvis du vil beholde det, men ikke behøver at tage øjeblikkelig handling på det, skal du arkivere det væk.
- Hvis du kan handle med det med det samme - tænk på de meddelelser, der tager mindre end to minutter at svare på - gør.
- For meddelelser med reelt arbejdsindhold skal du prioritere og bruge tid på, arkivere dem i en "handling" -mappe og derefter vende tilbage, når du er klar til at udføre fokuseret arbejde i dette område.
2. FIOSP: Fakta, problemstilling, mål, strategi, plan
For mange år siden delte en mentor denne proces med mig, og jeg bruger den hele tiden til problemløsning eller fejlfinding af situationer. Det er en enorm hjælp til at organisere mine tanker og få en handlingsplan sammen, uanset om jeg arbejder på mit eget projekt eller med et team.
Næste gang du står over for en arbejdskrise, du har brug for at løse ASAP, kan du prøve dette:
Faktum
Start med at få dine fakta lige. Du kan blive fristet til at gå til antagelser, iagttagelser eller meninger, springe ind i løsninger eller endda bebrejde roden til problemet. Men ved fejlfinding skal dine løsninger indlejres i sagens kendsgerninger.
Lad os for eksempel sige, at du prøver at løse problemet med en klient, der er utilfreds med den callcenter-service, som din virksomhed leverer. Her er fakta:
Responstiderne i callcenteret kører med 60% af de opkald, der besvares inden for to minutter. Vores kontrakt siger, at vi er nødt til at besvare 80% af opkaldene inden for to minutter.
Problem
Når du har fået de faktiske omstændigheder nede, skal du angive det problem, der er drevet af fakta. Igen, hold dig væk fra skylden og se på konsekvenserne af fakta:
Kunden er oversvømmet af medarbejderes klager over vores service, hvilket sætter vores fremtidige kontrakter med dem i fare. At koste ikke at overholde kontrakten koster vores firma $ 1000 pr. Dag i bøder.
Objektiv
Det er her du får klar over, hvad dit mål præcist er i situationen. Det vil hjælpe med at identificere hullerne mellem fakta og mål.
Vores mål er at besvare 80% af alle opkald inden for to minutter i henhold til kontrakten, rydde den aktuelle efterslæb og stoppe de bøder, vi pådrager.
Strategi
Nu går du tilbage og ser på det store billede: hvordan problemerne passer til fakta - og hvad den rette korrigerende handling skal være.
Vores strategi er at løse de dårlige resultater ved at hente uddannet reservepersonale, forlænge callcenter-timer med to timer hver dag i denne uge og om nødvendigt køre opkald til et veluddannet overløbscenter.
Plan
Når du har identificeret din strategi, er dette de taktiske trin, du skal tage for at implementere den. Her kan du tildele opgaver og tidslinjer efter behov.
Kontostyring
- Gennemgå den korrigerende handlingsplan med kunden ved afslutningen af forretningen i dag.
- Giv kundeopdateringer hver 24. time, indtil serviceniveauet genoptages til den kompatible sats.
operationer
- Juster systemer, så der er plads til yderligere to driftstimer fra COB i dag.
- Hent tre ekstra fuldtidsansatte inden tirsdag.
gyldige
- Gennemgå implikationerne af kontrakten, der ikke er i overensstemmelse, og vurder skader til dato.
Ved hjælp af denne ramme kan du gå fra hovedpine til løsning hurtigt og nemt og lede dit team til en mere produktiv samtale omkring løsning af dilemmaer på arbejdspladsen.
3. BRAN: Fordele, risici, alternativer, intet
Nej, ikke tale om korn her! Det er en hurtig forkortelse, der hjælper dig med at evaluere fordele, ulemper og implikationer for at tage en beslutning.
Sig f.eks., At din afdeling forsøger at beslutte, om du vil ansætte en ny medarbejder til at hjælpe med sociale mediekampagner.
Lad os se på BRAN.
Fordele
- Væk indtryk og mærkebevidsthed ved at skabe en ensartet tilstedeværelse i de fem bedste sociale medier, som vores publikum bruger.
- Udvid vores adresseliste.
- Forøg websitevisninger.
- Hold os på forkant med markederne på sociale medier.
Risici
- Det er vanskeligt at måle ROI på kampagner på sociale medier. Hvordan ved vi, om det fungerer?
- Tilføjer et hovedantal og udgifter i forbindelse med en ny leje.
- Ikke sikker på, om social brand awareness vil bidrage til kunder eller indtægtsvækst.
Alternativer
- Tildel sociale medier til eksisterende personale i mindre skala og mål resultater.
- Find en praktikant til lav pris for at bevise konceptet i løbet af sommeren.
- Del omkostningerne ved en social mediesjef med andre afdelinger i organisationen.
Ikke noget
- Fortsæt status quo med den nuværende markedsføringsindsats, ikke tilføj hovedtælling eller rækkevidde og foretag ingen ændringer for at vokse det sociale mediebræt.
Husk, at du altid har mulighed for ikke at gøre noget. Nogle gange er “endnu ikke” et godt nok svar, indtil du samler mere information, mere finansiering eller en klarere fordele.
Arbejdspladsen kan ofte være kompleks, men at bruge rammer og værktøjer kan hjælpe med at skære gennem noget af denne kompleksitet - og komme til løsninger og beslutninger, der bedre tjener dig og dit arbejde!
