En ulempe ved at bruge mailfusion til at oprette dokumenter er, at du løber en højere risiko for at lave flere fejl, end hvis du oprettet hver enkelt af dine dokumenter individuelt. Hvis du ikke er meget bekendt med mailfusion, er risikoen for at lave katastrofale fejl, der kan skrue op på alle dine udskrevne dokumenter, meget højere.
Det er ikke at sige, at erfaringspostfusioner ikke behøver at korrekturlæse deres dokumenter. Følgende punkter er de 5 mest fejlfindede mail-fejl, som du bør kontrollere dine dokumenter for, inden du afslutter dem og sender dem ud for at udskrive.
1. Komprehensivitet
Det er vigtigt for dig at dobbelttjekke, om du har indsat alle nødvendige oplysninger, der kræves for en vellykket mailfusion. Det er ret nemt at overse et felt, når du opretter dit dokument. Vær særlig opmærksom på adresser og vigtigere, postnumre. Du bør også sørge for, at hilsen linjer eller andre områder, hvor du har indsat flere felter i rækkefølge, er udfyldt korrekt.
2. Nøjagtighed
Selv om dette kan virke som sund fornuft, vil du blive overrasket over, hvor mange mennesker rod i deres mail sammenlægger, fordi de ikke kontrollerede for nøjagtighed. For at sikre nøjagtigheden af din mailfusion, skal du sikre dig, at du har indsat de rigtige felter på de rigtige steder. Hvis du har felter med lignende navne, er det alt for let at indsætte den forkerte. Hvis du opdager, at du ofte laver denne fejl, er det en god idé at revurdere de navne, du giver dine felter for at undgå enhver fremtidig forvirring.
3. afstand
Spacing kan ikke virke som det vigtigste ved arbejdet med mail-fusioner, men afstanden spiller en vigtig rolle. Nogle gange er det svært at fortælle, hvor mange rum du har indgået i et dokument. Brug af brevfletningsfelter gør det endnu vanskeligere at fortælle, især når de er tæt sammen. Du kan endda finde ud af, at du har udeladt pladser helt og holdent. Det er vigtigt at kontrollere dit dokument for at sikre, at du har mellemrum mellem alle felterne ellers, det endelige produkt vil blot være flere massive ulæselige run-on ord.
4. tegnsætning
På samme måde som mellemrum overser mange mennesker værdien og betydningen af tegnsætning, når de arbejder med mail-fusioner. Det er let at overse din tegnsætning, når du arbejder med mailfusionskasser på grund af afstand. Du vil bemærke, at du ofte misplacerer tegnsætning, udelad det helt eller tilføj dobbelt tegnsætning, når du har flere fusionsfelter i flere rækker.
5. Formatering
Formateringen af din tekst er et af de vigtigste fejl, der fører til en "mail-fusion, der ikke fungerer" Google-søgning. Det er vigtigt for dig at kontrollere, om formateringen, der er anvendt til dine fusionsfelter, er korrekt. Uanset om du er en nybegynder mailfusion eller du har gennemført hundredvis af mailfusioner, er det vigtigt at tjekke dine fusionsfelter til kursivisering, understregning og fed formatering og rette dem, inden du færdiggør Mail Merge.
Afslutter
Dette er på ingen måde en udtømmende liste over fejl, du kan introducere i en mailfusion proces, men det er et godt sted at starte. Og det siger sig selv, at du skal have bevis for andre fejl, som typografier og stavefejl, der kan forekomme i ethvert dokument. Ingen er perfekt; nogle mennesker er bare bedre til at foregive at de er!
