Sådan sikres Microsoft Office-filer

Afhængigt af hvilken version af Microsoft Office du bruger, kan den indeholde en række forskellige applikationer. Basisudbuddet indeholder typisk Word, Excel, PowerPoint og Outlook. PowerPoint ser ikke ud til at tilbyde nogen iboende sikkerhed, men Word, Excel og Outlook giver alle et krypteringsniveau.

Sikring af Word-dokumenter

For Microsoft Word-dokumenter (Word 2000 og nyere) kan du vælge et højere sikkerhedsniveau, når du gemmer en fil. I stedet for blot at klikke på "Gem", klik på Fil, derefter Gem som og følg disse trin:

1. Klik på Værktøj i øverste højre hjørne af dialogboksen Fil gem
2. Klik på Sikkerhedsindstillinger
3. Feltet Sikkerhedsindstillinger indeholder en række forskellige muligheder:
   • Du kan indtaste et kodeord i feltet ved siden af Adgangskode for at åbne hvis du ønsker at filen skal være fuldstændig utilgængelig uden adgangskoden
   • I Word 2002 og 2003 kan du klikke på Fremskreden knappen ud for passwordboksen for at vælge et højere krypteringsniveau, der er endnu sværere at bryde ind
   • Du kan indtaste et kodeord i feltet ved siden af Adgangskode til at ændre hvis det er OK for andre at åbne filen, men du vil begrænse hvem der kan foretage ændringer i filen
4. I bunden af ​​feltet Sikkerhedsindstillinger findes der også nogle valgmuligheder for at beskytte dokumentets privatliv:
   • Fjern personlige oplysninger fra filegenskaber ved at gemme
   • Advar før udskrivning, gem eller send en fil, der indeholder sporede ændringer eller kommentarer
   • Gem tilfældigt tal for at forbedre flertalsnøjagtigheden
   • Gør skjult markering synlig, når du åbner eller gemmer
5. KlikOkay for at lukke feltet Sikkerhedsindstillinger
6. Vælg et navn til din fil, og klik på Gemme

Sikring af Excel-filer

Excel tilbyder en meget lignende stil af beskyttelse til Microsoft Word. Bare klik på Fil, Gem som og følg disse trin:

1. Klik på Værktøj i øverste højre hjørne af dialogboksen Fil gem
2. Klik på Generelle indstillinger
3. Du kan indtaste et kodeord i feltet ved siden af Adgangskode for at åbne hvis du ønsker at filen skal være fuldstændig utilgængelig uden adgangskoden
   • Du kan klikke på Fremskreden knappen ud for passwordboksen for at vælge et højere krypteringsniveau, der er endnu sværere at bryde ind
4. Du kan indtaste et kodeord i feltet ved siden af Adgangskode til at ændre hvis det er OK for andre at åbne filen, men du vil begrænse hvem der kan foretage ændringer i filen
5. KlikOkay for at lukke boksen Generelle indstillinger
6. Vælg et navn til din fil, og klik på Gemme

Sikring af Outlook PST-filer

Den egentlige digitale signering og kryptering af indgående eller udgående e-mail-meddelelser og deres vedhæftede filer er et helt andet problem, som vil blive forklaret en anden gang. Men hvis du tilfældigvis eksporterer data fra dine Microsoft Outlook-mapper til en PST-fil, kan du tilføje beskyttelse for at sikre, at dataene ikke er tilgængelige for andre. Bare følg disse trin:

1. Klik på Fil
2. Vælg Import og eksport
3. Vælge Eksporter til en fil og klik Næste
4. Vælg Personlig mappefil (.pst) og klik Næste
5. Vælg den mappe eller mapper, du ønsker at eksportere (og vælg feltet til Inkluder undermapper hvis du ønsker det), og klik derefter på Næste
6. Vælg en udgangsvej og et filnavn, og vælg en af ​​mulighederne for din eksportfil, og klik derefter på Afslut
   • Udskift dubletter med eksporterede varer
   • Tillad, at der oprettes to eksemplarer
   • Udfør ikke dubletter
7. Under Kryptering Indstilling, vælg en af ​​følgende muligheder
   • Ingen kryptering
   • Komprimerbar kryptering
   • Høj kryptering
8. Nederst på skærmen skal du indtaste et kodeord, der skal bruges til at åbne den krypterede PST-fil (du skal indtaste samme adgangskode i begge felter for at bekræfte, at du stavet adgangskoden på den måde, du havde til hensigt, ellers kan du muligvis ikke åbne din egen fil)
   • Vælg om eller ej også Gem dette kodeord i din adgangskode liste
9. Klik Okay for at fuldføre fileksporten

(Redigeret af Andy O'Donnell)