Sidste gang du havde et større projekt at tackle, satte du dig en frist - og kom så meget tæt på at blæse lige igennem det. Resultatet: Du er hurtigt færdig (eller trak en all-nighter) og svor derefter, at du aldrig ville gentage denne oplevelse.
Mens du havde de bedste intentioner, sker der ting: Du blev optaget, distraheret eller udsat eller glemt. Men for at have et andet resultat næste gang, kan du ikke bare sætte frister på samme måde og forvente forskellige resultater. Du bliver nødt til at gøre noget ved det på en måde, der faktisk inspirerer dig til at få tingene gjort.
Sådan kan du gøre det:
1. Gør dem presserende
Det er let at udsætte en opgave, når du har hele tiden i verden til at gennemføre den (dvs. en frist på to måneder fra nu af er ikke et nyttigt mål). Uden nogen følelse af uopsættelighed er du i stand til konstant at henvende dig til aktiviteter, der er sjovere end uanset hvad du skal udføre.
Løsningen er enkel: Planlæg dine frister så tæt på nutiden som muligt. I stedet for at give dig selv en måned til at gøre noget, skal du fortælle dig selv, at du får det til i denne uge. Ikke kun vil du forblive mere drevet gennem hele processen, men du vil også sandsynligvis begynde at arbejde på din opgave tidligere, end du normalt ville.
2. Gør dem personlige
Alle tænker anderledes. Du ved dette fra første hånd, fordi der har været mere end et møde, hvor du og din medarbejder foreslog forskellige måder at løse et problem på. Hvis du indstiller dine færdigheder, erfaringer og præferencer, kommer du frem til et bedre system end hvis du bare sætter tidsfrister på samme måde som alle andre.
Produktivitetsekspert Carson Tate foreslår, at folk falder ind i en af fire kategorier: prioriteringsprogrammer, planlæggere, arrangører og visualisere. Det ideelle system til hver enkelt passer til navnet: prioriteringspersoner og planlæggere kan lide at arbejde ud fra, hvor lang tid hver del af en opgave vil tage, arrangører fokuserer på, hvordan de har det, og visualisere motiveres ved at overveje det store billede.
Så i stedet for bare at sige, ”Jeg er nødt til at fuldføre denne opgave med”, skal du overveje, om du fokuserer på opgaven i sin helhed, stykkevis eller i forhold til resten af dine projekter, der gør dig mere tilbøjelig til at sidde ned og arbejde på det.
3. Gør dem handlingsdygtige
Du har de bedste intentioner, men når dine opgaver har lyst til at prøve at flytte et bjerg på en dag, kan det være svært at sætte sig ned og starte. Når alt kommer til alt, hvis du næppe er i stand til at fjerne dine mål, er det endda værd?
Prøv i stedet at opdele dine projekter i mindre, handlingsbare trin. En måde at skære din opgave på bidstykker på er at forestille sig, at du kun kunne arbejde i 10-minutters segmenter. Hvis "færdigrapport" tager hele eftermiddagen, skal du spørge dig selv, hvad du kunne gøre på 10 minutter: skitsér den første del, design to eller tre dias eller rediger det, du har skrevet indtil videre?
Hvis du er en person, der kæmper med at komme i gang, vil det at identificere en handlingsrig 10-minutters bidrage hjælpe dig med at komme i gang - og hvis du kan lide dette system, kan du holde det op, indtil du er færdig.
4. Gør dem meningsfulde
Hvad sker der, når du går glip af en frist, du har fastlagt til dig selv? Fortæller du dig selv, at det ikke er nogen big deal?
Hvis der ikke er nogen ansvarlighed, er der ingen grund til faktisk at holde sig til dem. Løsningen her er at fortælle nogen om det eller at bruge en app (jeg elsker Any.do). Skriv ikke bare, du er færdig med denne rapport inden mandag, fortæl din chef, at hun kan forvente den tidligt i næste uge. I stedet for blot at stræbe efter at sende din holdkammerat feedback inden udgangen af dagen, e-mail ham for at sige, at det er dit mål.
At have en motivator udefra forhindrer dig i blot at skubbe opgaven ud og retfærdiggøre den i dit eget hoved.
Tidsfrister er beregnet til at øge produktiviteten, ikke føre til en afskyelig cyklus med at sætte et mål, savne det, føle sig dårligt og gentage den samme proces igen. Så hvis dit system ikke har fungeret for dig, kan du prøve nedenstående tip for at føle dig bedre til dit arbejde og få mere gjort.
