Hurtigt spørgsmål: Bliv du ophidset, når et mødeinvitation dukker op i din kalender? Jeg vil gætte, at svaret er nej. Og alligevel er hyppige - nogle gange endda daglige - møder en del af kulturen i mange virksomheder.
Jeg tror, det meste af tiden er personalemøder spild af tid. Javisst, jeg forstår, at sammenkomster med alle hænder er nødvendige til lejlighedsvis. Men for det meste er der andre, mere effektive måder at holde alle i din virksomhed eller din afdeling opdateret med hvad der foregår på kontoret.
Her er fire ting, du skal overveje, næste gang du tænker på at planlægge et møde.
1. Afbrydelser er produktivitetsmordere (og potentielt fortjeneste)
Da jeg lavede noget matematik og indså, at et møde på 1 time med 17 personer (størrelsen af personalet på ShortStack, inklusive vores fjernmedarbejdere, der tilslutter os via Google+ Hangouts) virkelig er et 17-timers møde, fremsatte jeg straks en indsats for at reducer vores personalemøde til hver anden uge.
Hvis du vil have en vis motivation til at reducere den tid, du og dit personale bruger på møder, skal du tjekke MeetingCalc. Når du tilslutter dit teams gennemsnitsløn plus antallet af mødedeltagere og derefter ser prisen for den brugte tid, er chancerne meget gode for, at du også foretager nogle ændringer. Overvej, at et møde på 1 time med 17 ansatte, der i gennemsnit tjener $ 40.000 pr. År, koster $ 232, 88. Hvis du mødes dagligt eller endda bare et par gange om ugen, tilføjes denne pris hurtigt.
2. Onlinemeddelelser er en effektiv måde at få de fleste nyheder ud - hurtigere
Hos ShortStack bruger vi en meddelelsesapp kaldet Slack. Alle har sin egen konto, som kan bruges til privat kommunikation mellem ansatte, og så er der kanaler, der inkluderer alle medlemmer af visse afdelinger.
For eksempel har vi en "generel" kanal, hvor nyheder, der berører alle, går ud; en “udvikling” -kanal, hvor medlemmer af dev-teamet, der inkluderer nogle eksterne medarbejdere, deler opdateringer om tekniske ændringer og en “support” -kanal til at chatte om problemer med kundeservices.
Og ofte bruger vi Slack i stedet for møder. For eksempel har vi for nylig designet vores blog igen, og det var et ganske stort projekt. Nogle virksomheder føler måske, at det er nødvendigt at afholde et møde for at kunne afgive en meddelelse som denne. Dette var dog et perfekt tidspunkt at bruge vores ”generelle” chatrum. Vi lagde notatet om, at den nye blog var i gang og foreslog, at alle skulle tjekke den ud. Hvis dette var en større ændring, f.eks. En platformændring, der krævede en demo, ville vi have haft et hurtigt personalemøde. Men da det var noget, som hele holdet kunne tjekke ud på deres egen tid, valgte vi at holde os til chatrummet.
(Åh, og vi har også en "tilfældig" kanal, hvor vi deler ting, der ikke har noget at gøre med arbejde: dum-humane-tricks-videoer, vigtige nyheder om staten Jay Z og Beyoncés ægteskab, og katte memes, selvfølgelig .)
3. Der er andre måder at mødes på
Et par medlemmer af ShortStack-udviklingsteamet går en tur sammen hver eftermiddag omkring kl. 15.00. Ja, teknisk set er de i et møde og diskuterer udviklingen i de forskellige projekter, de arbejder på, men det føles anderledes end et typisk kontormøde. Jeg ved, at træning får mit blod til at flyde og får mig til at tænke bedre, så jeg er i fuld støtte til disse eftermiddags walk-and-talks.
Plus, det er ikke ualmindeligt, at udviklingsholdet arbejder med projekter, der ikke involverer resten af kontoret. Deres eftermiddagsvandringer er det perfekte tidspunkt for dem at chatte om disse projekter og have deres egen slags ”personalemøde” uden at bruge alle de andre medarbejders tid på noget, der muligvis ikke påvirker eller involverer dem.
Jeg har også læst forskningen, der viser, at vandringsmøder øger kreativ tænkning, noget som alle kunne bruge lidt mere af. Og jeg har læst, at det at gå i en gruppe får folk til at føle sig mere samarbejde, da de alle bevæger sig i samme retning, bogstaveligt, i modsætning til at sidde ved et bord. (Her finder du flere fordele ved vandringsmøder).
4. Hvert møde skal planlægges med produktivitet i tankerne
Der er tid og sted til større personalemøder. Men når den tid kommer, skal du sørge for at få mest muligt ud af den mindst mulige tid ved at have en dagsorden og måske endda klart angivne mål. Hos ShortStack sender vores kontorassistent en e-mail et par dage før vores møder hver anden uge med anmodning om dagsordenspunkter. Så har vi en person fra hver afdeling give en hurtig - tre minutter eller så - opdatering om, hvad der sker inden for indhold / PR, salg, kundesupport, udvikling og andre afdelinger. Dette er, når jeg også giver "status for virksomheden" -opdateringen og fremsætter mine egne brede anmodninger. I de fleste uger varer vores personalemøde ca. 40 minutter, maks.
Disse møder plejede at finde sted hver uge og vare længere, da hver person gav sin egen opdatering. Da vi reducerede hyppigheden og længden, har jeg også bemærket, at vi har flere improviserede møder blandt mindre grupper. Det ser ud til at gøre personalet mere magtfuldt til at få de vigtige og rettidige ting håndteret, og så deler de opdateringer på det større møde.
Jeg er nysgerrig efter at vide, hvad I alle synes om møder? Ja eller nej? Produktiv eller spild af tid? Hvis du ikke er fan, hvad gør du i stedet?
