Der er mange måder, hvorpå en e-mail kan fortolkes eller misforstås. For at kompensere for den tone, der er umiskendelig over telefonen eller det kropssprog, der taler bind personligt, er du nødt til omhyggeligt, undertiden taktfast at vælge den formulering, du bruger.
For at være ærlig, elsker jeg ikke, hvor ofte jeg kaster et udråbstegn for at indikere, at tingene er fine, gode, aldrig bedre, eller for at vise min påskønnelse af, at en anmodning bliver opfyldt - men sommetider er der ingen anden måde at vise jeg ” m spil. Nogle gange kan dog ikke engang et begejstret stykke tegnsætning redde situationen, hvis betydningen af dine ord endda indeholder en underliggende fjendtlighed.
Inden du skifter en forhastet e-mail og risikerer at fornærme eller irritere modtageren, skal du tjekke disse almindelige, men upopulære linjer og vælge et alternativ i stedet.
1. “Undskyld at være en byrde / bother”
Dette er en sådan passiv-aggressiv linje. I næsten 100% af de tilfælde, hvor denne linje bruges, er personen overhovedet ikke undskyldende, og de tror ikke, at de er en byrde eller en gener. I stedet anvender ni gange ud af 10 denne sætning, fordi de ønsker at få læseren opmærksomhed (og måske sympati eller medlidenhed). De antager, at hvis man anvender denne tilgang, fremkalder en medfølende reaktion fra modtageren.
I stedet siger: "Tak for at du er tålmodig med mig"
Dette indikerer ansvar for, hvad det er, der finder sted, og det er langt mere sandsynligt, at det bliver mødt med en generøs reaktion og måske endda en forsikring om, at det ikke er et problem. Og hvis du virkelig har brug for et svar ASAP, er dette den bedste måde at få en hurtig opfølgning på.
2. "Uanset hvad du synes"
OK, lad os antage, at dette er udtrykt efter en anmodning om input. Hvis anmodningen var oprigtig, men du er irriteret over, at der er nogen som helst frem og tilbage (din idé var bare fin, den oprindelige måde, du præsenterede den for, tak meget, ), så lad mig være den første til at fortælle dig, at disse tre tilsyneladende harmløse ord formidler din irritation og frustration i spar.
I stedet siger: "Jeg er åben for dine ideer og er glad for at gøre noget mere brainstorming"
Dette viser, at du har en aktiv interesse i at finde en løsning, der er behagelig og passende. Der er virkelig aldrig en tid, hvor "hvad du end synes" læses som en fleksibel og acceptabel erklæring. Det antyder ikke, at du er villig til at være en holdspiller. det lyder som om du er dæmpet, at din idé ikke blev accepteret uden spørgsmål. Vær ikke den selvretfærdig person.
3. “Venligst rådgive”
Det er formelt og lidt krævende, når du tænker over det. Desuden åbner det ikke for diskussionen; det er nøjeregnende, hvilket indikerer, at du ikke har tid til dette og bare har brug for klare instruktioner om de næste trin hurtigt . Men desværre tænder ikke alt på en krone. Nogle gange er frem og tilbage og plads til diskussion nødvendigt for et behageligt slutresultat.
I stedet siger: "Lad mig vide, om du har nogle tanker om, hvordan man fortsætter med dette"
Omlægning af svaret som dette tilskynder til engagement og en åben dialog. Du siger i det væsentlige, at du er åben for den anden persons meninger om sagen, men er også OK med at finde ud af en løsning selv, hvis det er at foretrække.
4. “Jeg håber, det er mere til din vandring”
Personen, der siger dette, er perfekt tilfreds med hvad "det" er - og var. Men desværre er han blevet mødt med en mindre end begejstret feedback og har tilpasset sig, så den, der vurderer det, vil være lykkelig. Realiteten er dog, at han ligeglad, da han sandsynligvis ikke så nødvendigt at foretage nogen ændringer i første omgang.
Sig i stedet: "Jeg er interesseret i din feedback på denne opdatering"
At være åben for at høre feedback, selvom du har mistanke om, at den muligvis ikke er 100% positiv, er en vigtig del af forbedring og udvikling. Vi kan alle stå for at foretage justeringer fra tid til anden baseret på konstruktiv kritik. Selv hvis du ikke er superinteresseret i sig selv, skal du tage dit bedste spilansigt og omfavne feedback.
Ingen af os er perfekte eller ved altid nøjagtigt, hvad de skal sige, men nogle gange er det et simpelt spørgsmål at tænke, før du taler og spørge dig selv, om det, du er ved at sige, muligvis kan fortolkes på en forkert måde. Hvis du straks fornærmer nogen for at komme igennem din egen to-do-liste, kan du ikke gøre noget på lang sigt.
