Ligegyldigt hvor meget tid vi bruger på at optimere vores indbakke - fra batchkontrol af meddelelser til tilføjelse af klokker og fløjter - e-mail overtager vores liv. Når jeg kiggede på min statistik fra sidste måned, modtog og behandlede jeg over 10.000 e-mails (eek!), Så det at finde den rigtige måde at styre al denne online korrespondance har været kritisk for min daglige sundhed.
Det viser sig, at den “rigtige måde” til at administrere e-mail afhænger meget af din egen personlige stil. Jeg har afsluttet nogle af de mest populære og vellykkede strategier, så du kan bestemme, hvilken der er bedst for dig:
1. LIFO: Sidste ind først ud
Denne teknik bygger på at lade de gamle ting håndtere sig selv. Det er den mest almindelige måde, hvorpå folk håndterer deres indbakke ved at læse via e-mail top-down (alias, startende med den seneste e-mail, der er modtaget).
Dette er yderst praktisk og intuitivt, men der er to primære risici ved denne strategi. Den første risiko er, at du sandsynligvis ender med inkonsekvent lydhørhed. På dage, hvor du har meget tid til at bruge på e-mail, svarer du lynet hurtigt på kontakter. På dage, hvor du er optaget og i møder, får du beskeder og hældes under nyere e-mails.
Den anden risiko er, at du kan gå glip af gode muligheder, fordi du ikke fulgte op i tide. Hvis du vælger at bruge denne strategi, men ønsker at afbøde disse risici, vil jeg anbefale at blokere en time eller to en gang om ugen, hvor du skifter til den omvendte kronologiske tilgang (bekvemt beskrevet nedenfor). På denne måde rydder du alt, hvad der måtte være vigtigt.
2. Omvendt kronologisk
Det modsatte af LIFO, ved at tage en omvendt kronologisk tilgang betyder at behandle de ældste e-mails først. Hvis du bruger Gmail, kan du skifte sortering af din indbakke ved blot at klikke på e-mail-tælleren i øverste højre hjørne.
Med denne strategi bliver du ofte konfronteret med hårdere e-mails, du har udsat, hvilket er godt for enhver kronisk udskyder. Der er dog en ulempe med denne strategi. Hvis du arbejder et sted, hvor du konstant modtager presserende e-mails, der virkelig skal besvares med det samme, kan det være risikabelt at tage en omvendt kronologisk tilgang. Når det er sagt, kan du bestemt kombinere denne strategi med LIFO i løbet af selve arbejdsdagen, hvis det er tilfældet.
3. Yesterbox
Berømt brugt af Zappos CEO Tony Hsieh, fokuserer Yesterbox-teknikken på i dag at håndtere al den e-mail, du har modtaget i går. Hsieh forklarer:
“Din 'at gøre'-liste hver dag er simpelthen gårsdagens e-mail-indbakke (følgelig' Yesterbox '). Det gode ved dette er, når du står op om morgenen, ved du nøjagtigt, hvor mange e-mails du skal komme igennem, der er en følelse af fremskridt, når du behandler hver e-mail fra i går og fjerner den fra din indbakke, og der er faktisk et punkt når du har nul e-mails tilbage til behandling fra i går. Der er faktisk en følelse af færdiggørelse, når du er færdig, hvilket er fantastisk. ”
Dette er en fantastisk strategi for alle, der har lyst til at drukne konstant i e-mail. Selvom jeg anbefaler at læse hans hele hvordan, er den bedste del bestemt den mængde kontrol, du får igen over din indbakke. I modsætning til andre metoder forbliver dit mål det samme, som dagen går, og du vil med tiden opdage, at du får et bedre greb om, hvor lang tid e-mail vil tage dig at komme igennem. Modtog du 25 e-mails i går? OK, det kan tage dig lidt over en time. Har du en stor dag med 70 e-mails der kommer ind? Du kan planlægge forude og blokere ekstra tid til at styre lydstyrken.
4. Indbakke nul
Et udtryk myntet af Merlin Mann, Inbox Zero er en e-mail-strategi, hvor målet er altid at holde din indbakke 100% tom. Der er nogle store fordele ved dette: Alt håndteres altid, og du spilder ikke tid på at læse en e-mail igen for tredje gang, før du faktisk griber ind. Denne strategi er god for Type-A-listeskabere (som mig!), Der kan lide at have fuld kontrol på deres indbakker. Men fra min erfaring er det let at lade din indbakke diktere dit liv, hvis du tager dette for langt. Pro tip: Par Inbox Zero med Boomerang for Gmail, en app, der giver dig mulighed for at arkivere meddelelser ud af din indbakke indtil den dato og det tidspunkt, du vælger, så du kan vælge mellem faktisk at svare og forsinke til senere, efter behov.
Hvis du prøver det første gang, anbefaler jeg, at du tjekker Lily Herman's uges lange udfordring for at bo på Inbox Zero, inden du starter.
Efter at have prøvet hver metode kan jeg med sikkerhed sige, at valg af en strategi handler om at matche dine personlige præferencer med alle vaner, du gerne vil opmuntre (eller afskrække). Du finder måske ud af, at blanding og matching fungerer bedst for dig. Jeg gik lang tid på Inbox Zero og har besluttet, at stresset ved at få de sidste par gjort ikke var det værd. Men jeg holder min indbakke under 20 e-mails, når jeg går i seng hver nat - lige kort nok til at jeg kan se dem alle på min skærm til en hurtig kontrol af, at intet faldt gennem revnerne. Så længe du ikke er en slave til din indbakke, og enhver, der har brug for at høre fra dig, får et svar på rette tid, hvem skal der dømme?
