Hvis du siger ordet "møde" til dit team, er det meget mere sandsynligt, at du bliver mødt med stønn og mumling om "Hvorfor?" Snarere end et "Heck yeah! Vi kan ikke vente! ”
En af grundene til, at mange møder har en tendens til at gå så dårligt, er fordi de ikke starter rigtigt. Som du sandsynligvis har bemærket, indstiller de første par minutter ofte tonen for den resterende del af det. Hvis det ikke har en stærk start, zoner dine teammedlemmer ud eller kommer væk. Og du ved, at intet føles værre end at lede en diskussion og se, at folk begynder at snige sig til deres telefon.
Hvis du har taget dig tid til at forberede dig, kan du selvfølgelig undgå dette. Når alt kommer til alt, skal dine møder ikke bare ske på autopilot. Du behøver ikke starte hver enkelt ved blot at starte på dagsordenen og gå rundt. I stedet kan du sparke det af på forskellige måder.
1. Fortæl alle, hvad mødet handler om
De fleste mennesker er indstillet på WIIFM (Hvad er der i det for mig?). For at engagere de deltagende skal du først minde dem om, hvorfor de sidder i et værelse med dig og bliver trukket væk fra deres arbejde. Ja, du har sandsynligvis nævnt noget, da du satte op til mødet, men det er altid godt at genangive formålet. (Tip: Hvis du ikke kan komme med et overbevisende formål, skal du sandsynligvis annullere mødet.)
Så følg det op med, hvorfor dit team specifikt er der for at diskutere denne sag. Du behøver ikke at pege på hvert medlem og fortælle, hvorfor han eller hun har brug for på mødet, men du skal gøre det klart, at alle er der af en grund. "Som virksomhedens marketingteam er det op til os at komme med tre solide ideer til at udvide vores publikum næste kvartal" eller "Alle i dette rum blev anbefalet af din manager på grund af dine organisationsevner." (Igen, hvis der er nogen i det møde, der ikke har et formål, skal ikke få ham eller hende til at deltage.)
2. Opmuntrer til Positivitet
Hvordan du starter mødet har en tendens til at diktere, hvordan resten af det går. Hvis mødet begynder med at klage, gribe og sutre, kan det meget vel også ende på den måde. På den anden side, hvis du åbner med optimisme, kan det have en positiv indflydelse på resten af diskussionen.
Du kan bede dine teammedlemmer om hver at dele noget, der går godt. Eller, hvis gruppen er for stor, kan du starte med at rose gruppen for en nylig præstation - hvad enten det er stort eller lille. Uanset hvad der sker inden for din virksomhed eller din afdeling, er det nøglen til at starte samtalen på en opløftende note. Ellers begynder folk at knytte møder til foredrag, dårlige nyheder og skuffende rapporter.
3. Del et overraskende statistisk eller gripende citat
Et forbløffende statistisk eller indsigtsfuldt citat er ikke kun en god åbner for en tale; det kan også være foderet til en god diskussion. Lad dit team få et par minutter til at diskutere, hvad det betyder, før du går videre til mødets hovedformål.
Det skal naturligvis være en stat eller citat, der på en eller anden måde relaterer til indholdet af det samlede møde. Måske er det tal fra virksomhedens nylige vækstfremskrivninger, eller måske er det et chokerende citat fra en ny industriundersøgelse. Uanset hvad det måtte være, skal det være relevant nok til at holde dit team fokuseret og på banen.
4. Fortæl en historie
En historie kan lære en moral, indpode en vigtig lektion eller endda få folk til at grine. Det bedste ved det er, at det ikke kommer fra din egen mund, hvilket blødgør "slag" (hvis der er behov for blødgøring).
Som et citat eller en stat, skal du dele en historie, der relaterer til mødet på en eller anden måde. Du har dog lidt mere fleksibilitet her. For eksempel kan du dele en succeshistorie; noget, der gik godt med en klient, eller et teammedlem, der gik ud over call of duty. Eller du kan tale om noget, du læste for nylig, der involverer en utrolig succesrig produktudrullning, der fik dig til at tænke over den strategi, du oprindeligt lagde ud. Folk har en tendens til at forholde sig godt til en anekdote uanset konteksten. For ikke at nævne, at det får hjertet involveret i tankeprocessen i stedet for bare sindet.
Et godt møde er lidt af en kunstform, så giv dig selv tid til at finde ud af strømmen. Ting går måske ikke perfekt første gang, men der er altid plads til forbedringer, hvis du lægger en indsats på at få det til at fungere.
