Forbered dine data
Efter at have sendt dine feriekort sidste år, lavede du selv et løfte om, at du ville organisere din adresseliste for at gøre processen nemmere næste år? Har du et stort Excel-regneark, som du ikke kan lave hoveder eller haler om? Måske ser din adressebog noget ud som den der vises i filen nedenfor. Eller måske gemmer du din adressebog på (gisp!) Papirudskrabninger.Det er på tide at gøre godt på det løfte til dig selv - organisere din kontaktliste i en Microsoft Access-database. Det er meget nemmere end du kan forestille dig, og du vil helt sikkert være tilfreds med resultaterne. Denne vejledning vil gå dig igennem hele processen trin for trin.Hvis du ikke har dit eget regneark og vil følge med vejledningen, kan du downloade den eksempelf Excel-fil, der bruges til at generere vejledningen.Bemærk: Denne vejledning er til Access 2007. Hvis du bruger Access 2010, skal du læse Konverter Excel til en Access 2010-database. Hvis du bruger Access 2013, skal du læse Konverter Excel til en Access 2013 Database. Fortsæt læsning herunder Medmindre du har en eksisterende database, som du bruger til at gemme kontaktoplysninger, vil du sandsynligvis gerne lave en ny database fra bunden. For at gøre dette skal du klikke på ikonet Blank Database på Komme i gang med Microsoft Office Access-skærmen. Du vil blive præsenteret med skærmen ovenfor. Giv din database et navn, klik på knappen Opret, og du vil være i erhvervslivet. Fortsæt læsning herunder Klik derefter på fanen Eksterne data øverst på adgangskærmbilledet, og dobbeltklik på Excel-knappen for at starte Excel-importprocessen. Placeringen af denne knap er angivet med den røde pil i billedet ovenfor. Derefter vil du blive præsenteret med skærmen vist ovenfor. Klik på knappen Gennemse og naviger til den fil, du vil importere. Når du har fundet den rigtige fil, skal du klikke på knappen Åbn. Når du har valgt den rigtige fil og valgmulighed, skal du klikke på knappen OK for at fortsætte. Fortsæt læsning herunder Ofte bruger Microsoft Excel-brugere den første række af deres regneark til at give kolonne navne til deres data. I vores eksempelfil gjorde vi dette for at identificere kolonnerne Efternavn, Fornavn, Adresse osv.. I vinduet vist ovenfor skal du sikre dig, at boksen "Første række indeholder kolonneoverskrifter" er markeret. Dette vil give Adgang til at behandle den første række som navne, snarere end de faktiske data, der skal lagres i listen over kontakter. Klik på knappen Næste for at fortsætte. Database indekser er en intern mekanisme, der kan bruges til at øge den hastighed, hvormed Access kan finde oplysninger i din database. Du kan anvende et indeks til en eller flere af dine databasekolonner på dette trin. Du skal blot klikke på rullemenuen "Indekseret" og vælge den relevante indstilling. Husk at indekser skaber meget overhead for din database og vil øge mængden af diskplads, der bruges. Af denne grund vil du beholde indekserede kolonner til et minimum. I vores database søger vi oftest på efternavnet af vores kontakter, så lad os oprette et indeks på dette felt. Vi kan have venner med samme efternavn, så vi vil gerne tillade duplikater her. Sørg for, at kolonnen Efternavn er markeret i nederste del af vinduerne, og vælg derefter "Ja (Duplicerer OK)" fra den indskrevne rullemenu. Klik på Næste for at fortsætte. Fortsæt læsning herunder Den primære nøgle bruges til unikt at identificere poster i en database. Den nemmeste måde at gøre dette på er at lade Access generere en primær nøgle til dig. Vælg "Lad adgang tilføj primærnøgle" og tryk på Næste for at fortsætte. Hvis du er interesseret i at vælge din egen primære nøgle, kan du måske læse vores artikel om databasetaster. Du skal give adgang til et navn for at henvise til din tabel. Vi kalder vores bord "Kontakter". Indtast dette i det relevante felt og klik på Afslut-knappen. Fortsæt læsning herunder Du får vist en mellemskærm, hvor du bliver spurgt, om du vil gemme de trin, der bruges til at importere dine data. Hvis ikke, fortsæt og klik på Luk knappen. Derefter returneres du til hoveddatabase skærmen, hvor du kan se dine data ved blot at dobbeltklikke på bordnavnet i venstre panel. Tillykke med, du har succesfuldt importeret dine data fra Excel til Access! Opret en ny Access 2007-database
Start Excel-importprocessen
Vælg kilde og destination
Vælg kolonneoverskrifter
Opret eventuelle ønskede indekser
Vælg en primær nøgle
Navngiv din tabel
Se dine data
