Jeg elsker at skrive, og jeg elsker alle de "regler", der følger med det. Og selvom jeg får kopiering af mine tweets og Facebook-indlæg, før jeg deler dem med verden, er lidt meget for de fleste mennesker, tror jeg, at der er et par skriveregler, som vi alle skal følge - især på arbejdet.
Men mange af os (mig selv inkluderet) bryder dem dagligt, ofte uden selv at vide det. Og selvom perfekt prosa muligvis ikke er meget vigtigt i ethvert kontor eller branche, er der sandsynligvis nogen - en kollega, en klient eller din chef - der bemærker din skrivning og, endnu værre, foretager en vurdering af din professionalisme baseret på det .
Så før du udarbejder en ny e-mail, skal du være opmærksom på de mest almindelige skrivefejl på arbejdspladsen, og følg denne vejledning for at undgå dem.
1. Skriv for tilfældigt
Eksempel: Thx til ur feedback, Joe! Vil f / u i morgen.
Jeg er heldig nok til at arbejde i et temmelig afslappet miljø - et hvor vi kan (og gøre) bære flip-flops til arbejde og masse-e-mail latterligt fotoshoppede snapshots af hinandens ansigter.
Men denne uformelighed er ikke normen for hvert kontor, hvilket betyder, at det er bedst at være mere formel end useriøs i din professionelle skrivning. Selvom det naturligvis betyder at omgå forkortelser og slang, betyder det også at skrive i komplette sætninger, bruge korrekt stavemåde og undgå kaldenavne. Der kan komme et tidspunkt, hvor du er komfortabel nok til at tale mere tilfældigt med modtageren af din besked, men i erhvervslivet er det altid bedre at spille det sikkert (og professionelt) end undskyld.
2. Brug af passiv stemme i stedet for aktiv
Eksempel: Det vedlagte dokument blev modtaget af teamet.
Lad os først komme af vejen: Passiv stemme - det vil sige, når modtageren af en handling er genstand for sætningen (i dette tilfælde dokumentet) - er ikke grammatisk forkert. Men sætninger, der er passivt formuleret, virker ofte akavede eller unødvendigt vage. Aktiv stemme - når den, der handler, er genstand for sætningen - er typisk mere direkte og klar. Det lyder også mere autoritativt og kan være en bedre måde at vise ejerskab eller ansvar for, hvad du har gjort. ("Jeg har gemt klienten $ 5.000" viser din præstation meget bedre end "$ 5.000 blev gemt.")
3. Overanvendelse af udråbspunkter
Eksempel: Hej Bob! Håber du havde en god weekend! Jeg vil gerne følge op på Q1-rapporten og håbede, at du muligvis kunne sende mig det seneste udkast - dog ikke noget fart! :-)
Jeg får bestemt grundene til, at folk bliver udråbsmæssige glade i professionel skrivning. Det kan være let at misforstå tonen eller følelserne bag en e-mail, hvis ikke for meget åbenlyse udstillinger af temperament, og folk peprer ofte deres skrivning med udråbstegn i et forsøg på at vise, at de er venlige. Men sandheden er, at den simpelthen ikke er professionel - og værre er det, at den kan komme på som ung. (Det samme gælder humørikoner - et smiley-ansigt får aldrig dit punkt på en intelligent, klingende måde.)
Husk, at udråbstegn er beregnet til at vise vægt, og at de har en tendens til at miste deres mening, når de bliver overbrugt. Brug dem sparsomt, og, når du er i tvivl, slet ikke.
4. Skrivning af vage emnelinjer
Eksempel: Emne: tirsdag; Organ: Jeg har brug for Q1-rapporten leveret inden næste tirsdag.
Emnet for din e-mail skal være en hurtig oversigt over hvad der er i kroppen. Dette er et meget simpelt koncept, der overraskende nok stadig ikke er blevet forstået af et stort flertal af arbejdsverdenen. Men når de fleste af os modtager op mod 200 e-mails om dagen og ofte er nødt til at scanne gennem en indkapslet indbakke til de emner, vi leder efter, kan det være en særdeles irriterende forretningsskrivefejl at lade dine emnelinjer vage.
Med al professionel kommunikation er dit mål at give klarhed så hurtigt som muligt - og i e-mail, der starter med din emnelinje. I eksemplet ovenfor ville "Q1-rapport: Forfaldne næste tirsdag" være meget klarere end blot "Tirsdag."
5. At blive jargon-glad
Eksempel: Kan du trække FS-numrene og kontrollere, at de er parallelle med vores STH-antal?
Selvom du måske tror, at ved hjælp af brancheord eller firma-buzzwords får dig til at lyde professionel og in-the-know, besejrer det dit formål, hvis ingen kan forstå, hvad du siger. Husk, selvom du tror, at din direkte modtager vil vide, hvad du taler om, kunne din besked blive videregivet til andre, både i og uden for din organisation.
Den bedste e-mail eller meddelelse er en, der gør dit punkt (eller din anmodning eller dit svar) let synligt, og jargon unødigt skjuler dette formål.
Ja, vi bryder alle disse regler fra tid til anden (hey, jeg har sendt mange et smiley-ansigt via interoffice-e-mail på min dag). Og i en hurtig e-mail på et afslappet kontor til en tæt medarbejder, nu og da? Bøde. Men generelt er dit bedste alternativ at spille det sikkert, forblive professionel og gennemgå dit arbejde for at holde disse almindelige tabber ud af din skriftlige kommunikation.
Vil du fortsætte med at forbedre din skrivning? Her er, hvordan du kan blive en bedre forfatter på 10 minutter.
