Jeg ved ikke om dig, men nogle gange vågner jeg op og føler at jeg bruger min dag på at prøve ikke at drukne i min indbakke. Naturligvis er dette ikke et problem, kun jeg står overfor; næsten enhver professionel, jeg kender, kæmper med at komme igennem hans eller hendes meddelelser.
Der er dog nogle gode nyheder: Der er bestemt måder at gøre din indbakke mere håndterbar - og for at finde nogle gik jeg direkte til eksperterne. Nedenfor er de vaner, som fem af de travleste mennesker i verden bruger til at erobre deres e-mails. Se hvilke du kan begynde at bruge til at forbedre din strategi.
1. De reagerer hurtigt
Eric Schmidt, den administrerende formand for Google, har nogle tilsyneladende modsætningsråd: Svar hurtigt på e-mails i din indbakke. Han forklarer sin begrundelse for at gøre det på VentureBeat :
Der er mennesker, som man kan stole på at reagerer hurtigt på e-mails, og dem, der ikke kan. Stræb efter at være en af de førstnævnte. De fleste af de bedste - og travleste - mennesker, vi kender, handler hurtigt på deres e-mails, ikke kun for os eller for nogle få afsendere, men for alle.
Selvom du ikke nødvendigvis behøver at svare på hver e-mail inden for tre minutter efter, at den vises i din indbakke, skal du notere, hvor lang tid det virkelig vil tage dig. Hvis du tror, at en meddelelse kun tager et svar på 30 sekunder eller to ord, skal du bare svare på det, mens du læser den. Hvis det kræver et længere svar, skal du sende en hurtig e-mail tilbage for at fortælle personen, at du har set det, og når du vil svare. Du får øjeblikkeligt noget gadeudtryk for din respekt og opmærksomhed.
2. De gør e-mail sjovt
Tidligere Facebook-exec og medieselskabsstifter Randi Zuckerberg har nogle e-mail-råd, der får dig til at ønske at bryde chips og guacamole ud: Hold en indboks-clearing-fest med nogle af dine kolleger eller venner.
Tag frem vinen, spræng en fantastisk playliste, vent på, hvordan du hader at drukne i e-mail - og fokuser derefter de næste par timer på at rydde så mange meddelelser, som du muligvis kan, mens du deler sjove beskeder, du finder, eller pro-tip, du opdager langs vejen.
At gå gennem din indbakke behøver ikke gøres i tavshed på kontoret af dig selv; det kan faktisk være en underligt kollektiv oplevelse, der potentielt bringer dig og dine kolleger sammen (fordi hvem elsker ikke at hader på e-mail?).
Åh, og spring naturligvis over alkoholen, hvis du faktisk planlægger at svare på meddelelser og ikke bare kaster dem i papirkurven. Eller tag Jen Dziuras råd og skriv nogle af dine vanskeligere e-mails, mens du er tipfulde - men gem dem derefter som kladder og læs over dem næste dag, før du rent faktisk rammer “send”.
3. De planlægger “Ingen e-mail” -tid
Tag en side fra playbogen til en af lederne i den frie verden, Barack Obama: Din personlige tid er hellig, så brug ikke den for evigt på en søgen efter at komme til indbakken nul. Som rapporteret af 99U:
Præsidenten har tre øjeblikke i sin tidsplan, som uden tvivl er hans: træning om morgenen, hans middag med sine døtre og natten efter, at hans familie falder i søvn.
Selvom det kan synes let at klemme ind endnu en e-mail i løbet af fritiden, gør det til en vane at sige nej. Der vil altid være e-mails der skal besvares, og folk, der hævder, at deres beskeder er presserende eller vigtige. At tegne den linje betyder, at du vil være mere produktiv, når du faktisk har brug for at komme i gang.
4. De bruger det til at blive organiseret
Selvom jeg ikke nødvendigvis vil anbefale at bruge din indbakke som din to-do-liste, har LearnVest-grundlægger Alexa von Tobel en undtagelse fra denne regel, som hun delte med Lifehacker:
Jeg har også en vane med at sende mig e-mail-notater, da jeg bor i min indbakke. Søndag aften sætter jeg mig og laver lister over alt, hvad der skal ske den næste uge. Jeg skyder mig en e-mail, så jeg lettere kan sove (to-doserne er ude af mit hoved), og jeg kan være sikker på at vide, at listen venter på mig i AM.
Ved at lave din opgaveliste, når du stadig har alt i tankerne (i stedet for om morgenen, når du er søvnig eller groggy), frigør du en anden del af din dag til at blive brugt på faktiske projekter i stedet for at planlægge, hvad du ' kommer til at gøre.
5. De får et forspring om morgenen
Talrige travle mennesker, som AOL-direktør Tim Armstrong og Virgin Money-CEO Jayne-Anne Gadhia, starter deres dage med at komme igennem deres indbakker. Gadhia har god grund til at gøre det:
Den første ting jeg gør er at se på mine e-mails og besvare eventuelle udestående. Jeg kan ikke tåle at have ikke gjort noget!
Det er klart, at du stadig er nødt til at tilbringe tid i hele din dag på at komme igennem e-mails, men at have et forspring kan gøre tingene lettere, samt gøre dig opmærksom på, hvad du skal gøre, så snart du kommer ind på kontoret.
Der er en grund til, at mange af disse super travle mennesker er så vellykkede, og at hænge et lille tip om e-mail-produktivitet her og der gør aldrig ondt!
