Ræk din hånd op, hvis du lige i dette øjeblik har mindst en e-mail, du allerede skulle have sendt - for en dag siden, en uge siden, endda (eek!) For en måned siden.
Jeg ved, at der er flere meddelelser, som jeg lige nu sent har sendt. Alligevel glider de altid nemt, indtil jeg går i søvn - på hvilket tidspunkt jeg lover mig selv, at jeg sender dem første i morgen.
Så går tiden og går lidt mere, og inden jeg ved det, står jeg over for en situation, hvor det næsten er pinligt at reagere. Er det ikke bare bedre at foregive, at det blev fanget i spam?
Nej. Og for endelig at sende den e-mail lidt lettere har jeg oprettet et par skabeloner, der både redder dit professionelle omdømme og gør din modtager mere forståelse af forsinkelsen.
1. For "venlige" e-mails, der ikke teknisk kræver et svar
Det er virkelig let at udskyde med at svare på disse typer e-mails, fordi dit daglige ansvar normalt har forrang. Men tro mig, det er bedre at sende et sent svar end aldrig at sende et overhovedet. Bare sørg for at udvide en inderlig undskyldning og bevise, at trods dit langvarige svar, er du interesseret i den anden persons liv.
2. Til e-mail med anmodning
Når nogen beder dig om information eller hjælp, og du glemmer at svare (eller udsætte det, fordi det aldrig er det rigtige tidspunkt), kan du føle dig ret skyldig. Vis den person, der rakte ud, at du ikke er en nar ved at gøre det bedst du kan for at hjælpe ham eller hende nu.
3. For e-mails med dårlige nyheder
Det er utroligt nemt at udsætte for at bryde dårlige nyheder (og finde en million grunde til at gøre det). Dog skal du rippe denne Band-Aid til sidst. Undskyld først, derefter prøv at forklare situationen, og til sidst faktisk gøre en indsats for at hjælpe!
4. For hver anden e-mail
For alle disse diverse, oh-gosh-jeg-virkelig-har-til-svar-e-mails, kan du bruge denne skabelon som en starter.
Besvarelse af en sen e-mail kræver altid lidt viljestyrke. Men du ved, at du føler dig bedre, når du gør det - og nu, hvor du har disse skabeloner, er der ingen undskyldning for ikke at skubbe til "send."
