Jeg må indrømme det: Jeg var ikke en naturlig, når det gjaldt ledelse af praktikanter. Det var mine første direkte rapporter nogensinde, og jeg begik alle rookie-fejl. Jeg tildelte for meget arbejde og for lidt arbejde; Jeg over-forklarede, jeg under-forklarede; og så videre og så videre.
Den gode nyhed er, at håndtere praktikanter - hvem som helst - virkelig er en færdighed, som du kan forbedre dig meget med praksis. Men det er ingen grund til at starte i bunden. Lær af min erfaring, og læs videre på fem måder at være en succesrig intern manager.
1. Har en orientering
Uanset om der er en større, mere formel orientering på dit kontor, er din første forretningsordre at blokere en times tid for at tale med din praktikant. Afhængig af hvor involveret du var i ansættelsesprocessen, kan du begynde med introduktioner. Gå derefter igennem det arbejde, du udfører, og afdelingsmålene i de næste par måneder. Besvar eventuelle spørgsmål om, hvordan du og dit team påvirker organisationens mission. At tage sig tid til at udramme mål minder den praktikant om, hvordan selv meniale opgaver vil bidrage til det store billede.
Lav derefter dine specifikke forventninger - ud over det angivne ansvar for jobbet. Er du en stickler for korrekt grammatik i al kommunikation? Hvordan har du det med folk, der dukker op ved dit skrivebord med spørgsmål? Vil du kopieres på alle e-mails? At lægge disse forventninger tidligt op vil forhindre uheld og indstille jer begge til at lykkes.
2. Spørg (og observer) hans eller hendes læringsstil
Inden du ringer til orienteringsmødet, skal du give din praktikant ordet. Hvad er hans eller hendes mål for praktikpladsen? Er der unikke færdigheder, han eller hun besidder, eller områder, hvor han eller hun er ekstra ivrig efter at lære eller tonehøjde i?
Måske er den mest væsentlige information, du kan indsamle, hvordan han eller hun bedst modtager information. I modsætning til ved en langtidsudlejning, hvor en vejleder forventer, at medarbejderen vil akklimatisere sig til et mødecentrisk eller mødefobisk miljø; med en praktikant, skal dit fokus være på at maksimere kommunikationen.
Betydning, selvom du gerne vil have din praktikant, skal du bare følge e-mail-instruktionerne, hvis han eller hun har brug for at tale det ud og stille et par spørgsmål for at få det rigtigt, bedre ved du det nu. Det vil være værd at tage sig tid til at sikre sig, at han eller hun forstår, hvad du beder om - i modsætning til at skulle udføre projektet selv, når han eller hun har vendt det ind (en frustrerende oplevelse hele vejen rundt).
3. Angiv en skriftlig opgaveliste
Okay, så din praktikant siger, at han er en auditive lærer. Det betyder, at du bare skal diskutere hvert projekt og derefter planlægge at få dem afsluttet nøjagtigt som du forventede - ikke? Nå, ikke helt.
Din praktikant er ny i organisationen og i at arbejde for dig, så der vil sandsynligvis være noget selektiv lytning, selvom det ikke er beregnet. Derfor skal du hver uge sende (eller opdatere) en skriftlig projektliste til din praktikant. Inkluder følgende: Datoen for projektets forfald; dets prioriterede niveau til hvem det afsluttede projekt skal sendes (et kritisk stykke, hvis du vil gennemgå projekter, før de går et andet sted!); og hvilken paraply det falder ind under. Den sidste kategori er kritisk, fordi den kontekstualiserer opgaven og giver en stærkere drivkraft til at udføre den korrekt (dvs. arkivering er meget mere interessant, når du ved, hvilket projekt du fremmer).
Bonus: Den skriftlige opgaveliste gemmer dig på dage, hvor du er smækket. Hvis din praktikant afslutter et projekt, kan du dirigere ham eller hende til opgavelisten til det næste.
4. Bly efter eksempel
Bare fordi denne er indlysende, betyder det ikke, at det ikke er værd at gentage. ”Gør som jeg siger, ikke som jeg gør”, fungerer ikke. Hvis du slentre ind på samme tid hver dag, har du ikke troværdigheden til at fortælle din praktikant, at det ikke er okay at ankomme 15 minutter for sent. Tilsvarende vil det være svært at diskutere upassende klædning med en praktikant, når du seriøst tester grænserne for sommerforretningen afslappet selv.
Når du bevæger dig ud over det åbenlyse, skal du samvittighedsfuldt sætte eksemplet på at være en støttende chef og en holdspiller. Nogle rookie-tilsynsførere frygter fejlagtigt, at at tale en praktikant vil skabe konkurrence om hans eller hendes job. Tværtimod viser det at tale din praktiske arbejde, hvad du er en stærk leder, og som åbner dig for flere ledelsesmuligheder. Så sørg for at give kredit, hvor det skyldes!
5. Bed om hjælp
Selv hvis du prøver at gøre alting rigtigt, kan du finde dig selv at styre en praktikant med en mangelfuld holdning, selv tilsyneladende inkompetence. Når det bare ikke fungerer, er den første person, du skal tale med, din praktikant. Måske har han eller hun svært på grund af det, han eller hun opfatter som en mangel på meningsfuldt arbejde. Det, du ser som en manglende opmærksomhed på detaljer, er måske, at din praktikant kæmper for at udføre hans eller hendes opgaver til tiden.
Husk, at praktikanter sjældent har en enorm base af tidligere erfaring. Så de har muligvis ikke værktøjer (eller tillid) til at kommunikere med en vejleder - du er nødt til at tage føringen!
Har du stadig problemer? Den næste person, du skal konsultere med, er nogen, du ser op til som manager (ideelt set din chef). Denne person kan give dig indsigt fra erfaringerne, og din chef har brug for at vide, om han eller hun har sadlet dig med et mareridt-praktikant.
Når det kommer til at være en første gang intern vejleder, kombinerer du nogen med lidt erfaring i ledelse sammen med nogen med lidt erfaring, der bliver administreret. Dette er dog en fantastisk oplevelse for jer begge at lære. Så brug ovenstående trin for at gøre det til en fantastisk sommer og opbygge et stærkt samarbejde med din praktikant.
