På mit sidste job var et af seniorteamets medlemmer berygtet for at have sendt e-mails på alle døgnets tider. Det var ikke usædvanligt for mig at gå i seng kl. 23 og vågne op med en tom indbakke, med undtagelse af hende en, ekstremt kort, og til-punkt-e-mail. På trods af at hun aldrig har adresseret mig ved navn, og faktisk sjældent inkluderet nogen form for hilsen før hendes direkte spørgsmål, lykkedes hun på en eller anden måde aldrig at lyde uhøfligt eller krævende.
Sammen med en ”tak!” Efter uanset hvad det var, at hun havde brug for at svare, underskrev hun altid sit navn med en x. Nu repræsenterer en x, som du uden tvivl ved fra det kærlighedsbrev, der lukker "xoxo" typisk et kys; på arbejdspladsscenariet er det imidlertid simpelthen en venlig gestus, langt mindre formel end at lukke med et "Bedste" eller "Hilsen."
Du kan være sikker på, at denne aktuelt populære underskrift ikke er den eneste måde at gemme dine korte beskeder på fra at lyde uhøfligt; der er faktisk mindst fem nemme måder at holde dine e-mails høflige uanset hvor mange - eller få - ord du skriver. Du ønsker ikke at anvende alle fem af disse ideer hver gang, og som du bruger vil afhænge meget af dit publikum og dit forhold og komfortniveau med det publikum, men de er gode retningslinjer. Og de sparer forhåbentlig dig masser af tid og energi, så du kan fokusere på vigtigere ting.
1. Brug udråbspunkter
Men ikke for mange. Jeg er temmelig slukket, når hver enkelt linje slutter med udråbstegn. Du har ikke lige så stærke følelser over alt hvad du siger. Lad mig ikke engang komme i gang med at inkludere to eller tre for at lukke en sætning eller idé (jeg gemmer dem til sms med mine venner, og det skulle du også). Vælg dine høje volumenindsprøjtninger med omhu, og vær venlig at udøve tilbageholdenhed.
Prøv dette:
Sendt fra min eksterne hukommelse.
Før du sender noget, skal du overveje, hvem du kommunikerer med, og tænke på måder at holde det kort ud fra, hvor du er i diskussionen. Husk: Når du først går frem og tilbage, kan du normalt droppe hilsenen og underskriften helt.
En ting, der også er værd at nævne, er vigtigheden af at være opmærksom på det, du svarer på. Korte svar kan være uhøflige, hvis du simpelthen svarer med et "Lyder godt!" Hvis det fortjener et svar på et spørgsmål eller en eller anden form for feedback, vil disse to ord være vanskelige for modtageren at fordøje, med eller uden udråbstegn.
Nederste linje: Kend dit publikum, og send under alle omstændigheder detaljerede afsnit, hvis situationen kræver det, men fokuser på de mange tilfælde, hvor kort også kan være sød.
