Afsendelse af en e-mail er den nemmeste og mindst indgribende metode til at fremsætte anmodninger i teams. Men det er netop fordi e-mail er så ubesværet, at det kan være et komplet spild af tid. Afbrydelse af en vag e-mail, der ikke klart fortæller modtagerne, hvad de skal gøre, eller hvorfor dit spørgsmål er vigtigt, vil kun skabe mere arbejde for alle.
De mest effektive e-mails behandler emnelinjen som et opkalds-ID og bruger ord, der straks kommer til det punkt.
Her er nogle dos og don'ts for ordvalg, der vil få din besked tydeligt igennem og forhindre dig i at irritere (eller forvirre) dine kolleger:
1. Når der er opgaver, der skal udføres
Skriv ikke: osv.
Skriv: The, This eller These
Dine lærere i grammatikskolen havde ret - vær specifik! Selv hvis din e-mail følger en nylig samtale eller et møde, bliver det sandsynligvis arkiveret som noget at gøre senere. Når din modtager er klar til at læse den, vil det ikke være nyttigt at se “Personalemøde-opfølgning osv.”. I stedet for skal du være klar over, hvad du har brug for, og skriv: "Løs venligst disse spørgsmål fra personalemødet" eller "Rapporten, der er drøftet på personalemødet." Tænk på dit emne som forudskrivning af en opgaveliste, så det er let for det felt at blive kontrolleret.
2. Når du deler en anden e-mail
Skriv ikke: “FWD:”
Skriv: Hjælp
Denne får mig altid til at tænke på 90'erne, da det var almindeligt at se e-mails, der gik sådan som dette: “Fwd: fwd: fwd: fw: Send dette til 10 personer, og dette vil være din heldige dag!” Medmindre du virkelig sender kædeligheder på arbejdet (seriøst, ikke), du deler sandsynligvis bare noget, som en anden har skrevet, at du vil have, at din medarbejder skal læse eller gøre noget ved. I så fald skal du gøre hende en tjeneste og skrive "Kan du hjælpe mig med at dechiffrere dette?" Eller "Ser ud som om klienten har brug for hjælp." Jo, du har muligvis planlagt at skrive den meddelelse i e-mails krop, men emnet er et meget bedre sted, hvis du vil have, at det hurtigt bliver bemærket.
3. Når du prøver at være personlig
Skriv ikke: Hej
Skriv: du
At sende et "Hey" i en e-mail-emnelinje er det samme som at sende "Vi er nødt til at tale" med en ven eller en person, du er sammen med. Gør det ikke! Du vil gøre modtageren mistænksom over hvad der vil komme næste, og du kan ende med at vente et stykke tid på et svar, fordi det måske aldrig åbnes. Da du muligvis faktisk har brug for at chatte om noget personligt eller privat, kan du prøve "Hvornår har du tid til en 15-minutters chat?" Denne tilgang tager kanten af og sætter kraften i modtagerens hænder til at vælge et tidspunkt, der fungerer for ham .
4. Når du har brug for det nu
Skriv ikke: presserende
Skriv: i dag
Når tiden er kort, og presset er højt, er "presserende" et ord, der kun kan give panik. Og panik er den sidste ting, en person, der er ansvarlig for en opgave, skal gøre. Hvis du har tid nok til at erkende behovet og sende en e-mail, har du også tid til at give besked om, at "Dette skal være din første prioritet i dag." Hvis det virkelig er presserende, skal du ringe eller besøge personligt. i stedet.
5. Og endnu en bonusfrase
Sidst, men ikke mindst, er en sætning, som vi alle siger for at afslutte vores e-mails, men som sjældent kan bruges til direkte at adressere vores medarbejdere: "Tak." og dine teammedlemmer. Det siger, at du anerkender deres indsats og værdsætter deres roller. Og det slår sikkert et tillidsfald.
