Der er mange e-mail-applikationer derude, og de er ikke nødvendigvis alle de samme. Hvis du vil have din besked åbnet og læst, skal du bruge et meddelelsesformat, som modtagerens program understøtter. Microsoft Outlook har 3 forskellige meddelelsesformater, som du har brug for til forskellige situationer.
3 Meddelelsesformater i Outlook og Hvornår skal du bruge
Hvert meddelelsesformat har forskellige valgmuligheder. Den ene, du vælger, bestemmer, om du kan tilføje formateret tekst, f.eks. Fed skrift, farvede skrifttyper og kugler, og om du kan tilføje billeder til beskedlegemet. Hvad der er vigtigt, er at vælge, at modtageren vil kunne se - det er dejligt at have formateringen og billederne, men nogle e-mail-applikationer understøtter ikke formaterede meddelelser eller billeder.
Med Outlook kan du sende meddelelser i tre forskellige formater.
Simpel tekst
Almindelig tekst sender e-mails ved hjælp af blot almindelige tekst tegn. Alle e-mail-applikationer understøtter almindelig tekst. Dette format er fantastisk, hvis du ikke er afhængig af fancy formatering, og det sikrer maksimal kompatibilitet. Alle, der har en e-mail-konto, vil være i stand til at læse din besked. Almindelig tekst understøtter ikke fed, kursiv, farvet skrifttyper eller en anden tekstformatering. Det understøtter heller ikke billeder, der vises direkte i beskedlegemet, selvom du kan inkludere billederne som vedhæftede filer. Du skal bemærke, at Hubspot har fundet ud af, at almindelige tekstbeskeder får en højere åben og klikfrekvens end HTML-beskeder.
HTML
HTML giver dig mulighed for at bruge HTML-formatering. Dette er standardmeddelelsesformatet i Outlook. Det er også det bedste format, der skal bruges, når du vil oprette meddelelser, der ligner traditionelle dokumenter, med forskellige skrifttyper, farver og punktlister. Du kan f.eks. Skifte tekst med kursiv, eller ændre skrifttypen. Du kan endda inkludere billeder, der vises inline og bruge andre formateringsværktøjer til at gøre dine meddelelser smukkere og lettere at læse. I dag kan de fleste mennesker med e-mail modtage HTML-formaterede meddelelser fint (selv om nogle foretrækker ren tekst for renhedens skyld). Som standard, når du vælger en af de muligheder, der tillader formatering (HTML eller Rich Text), sendes beskeden i HTML-format. Så når du bruger HTML, ved du, at hvad du sender, er, hvad modtageren vil se.
Rich Text Format (RTF)
Rich Text er Outlook's proprietære meddelelsesformat. RTF understøtter tekstformatering, herunder kugler, justering og linkede objekter. Outlook konverterer automatisk RTF formaterede meddelelser til HTML som standard, når du sender dem til en internetmodtager, så meddelelsesformatering opretholdes, og vedhæftede filer modtages. Outlook formaterer også automatisk møde- og opgaveforespørgsler og meddelelser med stemmeknapper, så disse elementer kan sendes intakte på internettet til andre Outlook-brugere, uanset standardformat for meddelelsen. Hvis den internetbundne besked er en opgave eller mødeforespørgsel, skal du bruge RTF. Outlook konverterer automatisk det til internet kalender format, et fælles format for internet kalender elementer, så andre e-mail applikationer kan understøtte det. Du kan bruge RTF, når du sender beskeder inden for en organisation, der bruger Microsoft Exchange; Vi anbefaler dog, at du bruger HTML-formatet. Dette er et Microsoft-format, der kun understøtter følgende e-mail-applikationer: Microsoft Exchange Client-versioner 4.0 og 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 og 2002
Sådan indstilles standardformatet
Følg linket for at lære at indstille standardformatet i Outlook.
