Du har samlet alle nødvendige oplysninger, pakket den i en omhyggeligt udarbejdet og letlæselig email, tilføjet en dejlig hilsen, et lokkende emne og nogle understøttende vedhæftede filer og sendt det til en gruppe mennesker.
Intet svar er naturligvis nødvendigt, men dit spørgende sind vil stadig vide - har de alle modtaget den e-mail, du så flittigt har sammensat?
Afsendelse Læs modtagelsesanmodninger med din e-mail
Hvis du bruger en af e-mail-applikationer som Microsoft Office Outlook eller Mozilla Thunderbird, der understøtter læseindtægter, kan du vedhæfte en læsekvitteringsanmodning til din e-mail. Du vælger indstillingen, før du sender beskeden. Hver modtager, der modtager beskeden, præsenteres med en mulighed for at anerkende kvitteringen for e-mailen.
Læsekvitteringsanmodningen garanterer ikke, at du får svar. Ikke alle e-mail-tjenester understøtter brugen af læseindtægter, og indstillingen kan deaktiveres som modtagerens ende af dem, der gør det. Nogle modtagere kan muligvis ikke anerkende, at de har modtaget din email, fordi de ikke er klar til at håndtere det, de indeholder.
Læser kvitteringer fungerer normalt bedst inden for et firma, hvor alle bruger den samme e-mail-tjeneste.
Anmodning om anerkendelse
Hvis du har prøvet at læse indtægter tidligere med undervældende resultater, eller hvis du bruger en e-mail-tjeneste, der ikke understøtter dem, gør det ikke ondt at bede om en bekræftelse. Tilføj en linje til din e-mail som: "Vores deadline er stram. Vær venlig at bekræfte kvitteringen for denne email" eller "Send venligst et kort svar, så jeg ved, at alle har modtaget disse oplysninger." Du er lige så tilbøjelige til at modtage en bekræftelse som ved brug af læsede kvitteringer.
I anden ende: Lad sendere vide, at du har modtaget deres email
Antag at du er på modtageren af en email. Hvis det indeholder en anmodning om læsekvittering, og din tjeneste er kompatibel, eller hvis afsenderen har bedt om at svare i e-mailen, skal du gå videre og bekræfte kvitteringen for e-mailen.
Hvad angår resten af den email, du modtager, er det ikke nødvendigt at anerkende kvitteringen for hver e-mail, men hvis en er vigtig eller forretningsmæssig relateret, er et simpelt svar betænksomt. Nogle gange mister e-mails eller falder i bytte for at overeager spamfiltre. Send en hurtig note tilbage, eventuelt i form af en uformel tak, for at bekræfte modtagelsen af e-mailen, selvom der ikke er noget andet svar.
Selvom du planlægger at svare senere, er en email, der anerkender kvittering og lader afsenderen vide, hvornår du kommer tilbage til det, velkommen af de fleste afsendere.
