Retfærdiggørelse af it-investeringer er en kritisk færdighed for alle, der arbejder inden for teknologi. Mens mange IT-investeringsbeslutninger træffes af ledelsen i it-organisationen, kommer forslagene til nyt udstyr eller tjenester ofte fra IT-personale. Det er vigtigt at forstå terminologien og de grundlæggende teknikker til at gøre en sag til at investere i et nyt udstyr. Det er en ting at bede om at erstatte din helpdesk software. Du vil sandsynligvis høre, "vi vil se på det." Alternativt, hvis du siger noget som "at erstatte vores helpdesk software vil spare IT $ 35.000 om året og vil betale sig selv om 3 år," vil du få et meget mere positivt svar fra din it-ledelse.
Denne artikel vil give dig de grundlæggende færdigheder, der er nødvendige for at analysere og oprette en værdiansættelse for en foreslået it-investering. Du skal forstå det grundlæggende inden du tager et dybt dykke i disse finansielle teknikker.
Grundlæggende IT Investeringsanalyse Terminologi
Kapitaludgifter (CAPEX): Kapital er et udtryk, der bruges til at skelne mellem et køb, der har en levetid på mere end et år. For eksempel, når et firma køber en bærbar computer til en medarbejder, forventes det, at den bærbare computer varer i 3 eller 4 år. Revisorer kræver, at denne type IT-investeringer skal udgiftsføres over den pågældende periode i stedet for at blive udgiftsført i det år, hvor den blev købt. Et selskab har typisk politikker for udstyrets brugstid samt et minimumsbeløb for en kapitaludgift. For eksempel vil et tastatur, der koster $ 50, ikke betragtes som kapital.
Afskrivninger: Afskrivninger er den metode, der bruges til at sprede udgifterne til en kapital IT-investering over købets brugstid. Antag for eksempel, at regnskabspraksis for kapital anvender lineær afskrivning. Det betyder bare, at afskrivningerne vil være de samme i hvert år. Lad os sige, at du køber en ny server til $ 3.000 med et forventet levetid på 3 år. Afskrivninger på den it-investering vil være $ 1.000 hvert år i 3 år. Det er afskrivninger.
Pengestrøm: Pengestrømme er kontantbevægelsen ind og ud af virksomheden. Du skal forstå forskellen mellem kontanter og ikke-kontante varer. Normalt benyttes kontanter ved beregning af værdien af it-investeringer. Afskrivninger er en ikke-kontantomkostning, hvilket betyder at det underliggende aktiv allerede er betalt for, men du sprer udgiften over aktivets løbetid. Det oprindelige køb af IT-investeringen vil blive betragtet som kontant udstrømning, når der foretages finansiel analyse.
Rabat: Dette er en sats, der anvendes i analysen for at tage højde for det faktum, at en dollar i dag er mere end en dollar i 5 eller 10 år. Brug af en diskonteringsrente i IT-investeringsanalyse er en metode til at angive fremtidige dollars i forhold til dagens dollars. Diskonteringsrenten selv er genstand for mange lærebøger. Hvis du har brug for en meget nøjagtig rabatkurs for din virksomhed, skal du kontakte din regnskabsafdeling. Ellers vil vi bruge noget som 10%, hvilket repræsenterer inflation og den sats, som et firma kan tjene på penge, der ikke er investeret i dit stykke IT-udstyr. Det er en slags mulighed for omkostninger.
IT Investment Analysis Techniques
Der er mange metoder til at hjælpe med at evaluere it-investeringer (kapital). Det afhænger virkelig af den type investering, du laver, og IT-organisationens løbetid ved evaluering af kapitalkøb. Organisationens størrelse kan også spille en rolle. Men husk på, at dette er noget, der ikke tager meget tid, og selvom du arbejder for en lille til mellemstor organisation, vil denne indsats blive værdsat.
I denne artikel vil vi se på 2 enkle IT-investeringsteknikker. Jeg vil opfordre dig til at bruge begge sammen som de fortæller et mere komplet billede af værdien af den foreslåede it-investering.
- Nutidsværdi
- Tilbagebetalingsperiode
Netto nutidsværdi (NPV)
Netto nutidsværdi er en finansiel teknik, der regulerer en række pengestrømme over tid og rabatter hver til den nuværende periode. Netto nutidsværdi tager hensyn til tidens værdi af penge. Det er typisk at se på pengestrømme og udbetalinger i løbet af en periode på 3 til 5 år og reducere nettoindstrømningen minus nettoutstrømningen til en enkelt værdi. Hvis tallet er positivt, vil projektet tilføre værdi til organisationen, og hvis NPV er negativ, vil det reducere organisationens værdi. Den egentlige kraft af NPV-analyse er, når man sammenligner alternative it-investeringer. NPV giver en relativ værdi af IT-investeringsscenarier, og den med den højeste NPV overtages sædvanligvis over de andre alternativer.
Den vanskelige del af beregningen af nutidsværdi er de faktiske tal, der skal anvendes i analysen. På udløbssiden af ligningen kan du bruge de samlede omkostninger ved investeringen sammen med vedligeholdelsesudgifter og implementeringsomkostninger. Tilstrømningssiden kan være vanskeligere at opnå. Hvis IT-investeringen genererer inkrementelle indtægter, er dette ret lige fremad, og du kan bruge disse tal i din analyse. Når indstrømmene (eller fordele) er på den bløde side, hvilket betyder at de er mere subjektive, såsom besparelser i tid, er det meget vanskeligere at estimere.
Det bedste du kan gøre er at dokumentere antagelser og gå med din tarm. Lad os tage et eksempel, hvor du laver en it-investering i en helpdesk-softwarepakke. Fordelen ved en sådan investering er tid, der spares af it-personale og muligvis øget tilfredshed fra brugerens samfund.Hvis du udskifter en eksisterende helpdesk-softwarepakke, kan du også spare penge ved vedligeholdelse fra det pågældende system. Du skal nedbryde tilstrømningen og udstrømningen for at kunne foretage en NPV-analyse for dit IT-investeringsforslag.
tilstrømning: De tilstrømninger eller fordele, der følger af en it-investering, kan være subjektive og mindre præcise. Ofte er fordelene ved en it-investering sparing i tid, kundetilfredshed eller andre "bløde" tal. Her er et par eksempler på indstrømninger.
- Gemte vedligeholdelsesomkostninger fra pensioneret software
- Tid sparet af it-personale på grund af øget effektivitet
- Øget omsætning
udstrømning: Outflows er typisk lettere at estimere, men nogle kan også være subjektive. Her er et par eksempler på udløb.
- Omkostninger til softwaren (licensgebyrer mv.)
- Vedligeholdelse
- Eksterne implementeringsomkostninger
Dette større billede viser en simpel IT-investeringsanalyse ved hjælp af Net Present Value (NPV) analyse. Excel gør denne type analyse virkelig enkel. Det har også en funktion til at beregne NPV. Som du kan se fra billedet, har jeg lagt udstrømninger og udstrømninger om året og derefter beregnet NPV baseret på diskonteringsrenten på 10%.
- NPV Analyse: IT investering Skærmbillede (stort billede)
Tilbagebetalingsperiode
Resultatet af Payback Periode-analysen angiver, hvor længe IT-investeringen tager for at genoprette investeringsomkostningerne. Det angives normalt i år, men det afhænger af analysens tidshorisont. Payback Periode kan være en simpel beregning, men kun med meget enkle sæt antagelser. Her er formlen til beregning af tilbagebetalingsperioden på en it-investering. Generelt, jo kortere Payback Periode, desto mindre risikabelt er IT-investeringen.
Omkostninger ved it-investeringer / Årlig kontant genereret af it-investeringer
Lad os se på scenariet, hvor du køber et stykke e-handelssoftware til $ 100.000. Antag, at dette softwareprogram øger indtægterne med $ 35.000 hvert år. Payback Periode beregningen ville være $ 100.000 / $ 35.000 = 2.86 år. Så denne investering ville betale sig i 2 år og 10 måneder.
Der er en betydelig ulempe ved beregning af tilbagebetalingsperioden ved hjælp af et så simpelt sæt antagelser. Det er meget usandsynligt, at indtægterne fra IT-investeringen rent faktisk kommer jævnt over en længere periode. Det er meget mere realistisk, at indtægtsstrømmen er ujævn. I dette tilfælde skal du se på den kumulative årlige stigning i omsætning, indtil den oprindelige it-investering er "betalt".
Overvej det samme eksempel ovenfra. Lad os antage, at i år 1 er nettoomsætningen i omsætningen fra it-investeringen $ 17.000. I år 2, 3, 4 og 5 er det henholdsvis $ 29.000, $ 45.000, $ 51.000 og $ 33.000. Selv om dette er en gennemsnitlig årlig stigning i indtægter på $ 35.000, er tilbagebetalingsperioden forskellig på grund af de ujævnlige indtægter, der genereres af denne investering. Tilbagebetalingsperioden i eksemplet er faktisk mere end 3 år, hvilket er længere end den oprindelige beregning ved hjælp af et gennemsnit. Når man ser på den kumulative stigning i omsætningen, kan man se, hvornår den oprindelige investering er dækket. I dette eksempel finder du bare hvor omkostningerne til IT-investeringen ($ 100.000) er dækket. Du kan se det forekommer mellem år 3 og år 4.
Kumulativ stigning i omsætning:
- År 1 - $ 17.000
- År 2 - $ 46.000
- År 3 - $ 91.000
- År 4 - $ 142.000
- År 5 - $ 175.000
Se eksemplet på IT-investering Excel-regneark for den detaljerede formel til beregning af tilbagebetalingsperioden.
IT Investeringsforslag
Mens beregningerne er vigtige i en it-investeringsanalyse, er det ikke alt. Jeg anbefaler på det kraftigste, at du sammensætter et forslag i stedet for blot at udskrive dit regneark eller sende resultaterne til e-mail. Tænk på din CFO som publikum, når du sammensætter forslaget. I sidste ende, hvis endda kan ende på hendes skrivebord alligevel.
Start forslaget med en kort oversigt over den it-investering (kapital) du foreslår efterfulgt af et kort resumé med ord af resultaterne af din analyse (sammen med oversigtsberegninger). Tilslut den detaljerede regnearkanalyse, og du har et professionelt forslag, som din chef vil sætte pris på.
Dit IT-investeringspakke kan omfatte:
- Resumé: Et afsnit eller to sammenfatte den it-investering, du foreslår.
- Begrundelse: Et stykke eller to sammenfatte resultaterne af din analyse sammen med den teknik, du brugte (med en oversigtstabel)
- Udskrivning: En ren udskrift af Excel-regnearket, der viser den detaljerede analyse
Eksempel Excel-regneark
Prøven Excel-regneark har 3 ark, herunder:
- Resumé
- Beregning af nutidsværdi (NPV)
- Payback Beregning
- IT Investeringsanalyse - Excel 97-2003 Version
