Trello er et Kanban-stil projektstyringsværktøj, der er en visuel måde at se alle de opgaver, som du eller dit team skal udføre, hvilket gør det nemmere at se, hvad alle på holdet gør på et givet tidspunkt. Det er også gratis, hvilket betyder, at det er tilgængeligt for små og store grupper såvel som for personer, der driver virksomheder eller som ønsker at spore personlige opgaver. Blandt projektstyringsværktøjer er Trello en af de nemmeste at bruge og implementere, men dens blank-slate interface kan være lidt skræmmende. Heldigvis har vi nogle tips til at hjælpe dig og dit hold får mest ud af Trello, uanset hvad du bruger det til at spore.
Hvad er Kanban?
Kanban-typen af projektledelse er inspireret af en japansk fremstillingsproces, som Toyota implementerede i slutningen af 1940'erne. Formålet var at øge effektiviteten i sine fabrikker ved at spore lagerbeholdningen i realtid ved hjælp af kort, der passerede mellem arbejdere på gulvet. Når et bestemt materiale løber ud, ville arbejdere notere det på kortet, hvilket ville gøre sin vej til leverandøren, som så ville sende det ønskede materiale til lageret. Disse kort blev ofte kaldt Kanban, hvilket betyder tegn eller billboard på japansk.
Så hvordan oversætter dette til projektledelse? Software som Trello tager dette koncept om at passere rundt kort og sætter det i en visuel grænseflade, hvor opgaver er lagt på et bord og matchet med et holds arbejdskapacitet. På sit mest basale plan vil et stykke have tre sektioner, som vist i billedet ovenfor: at gøre, gør (eller i gang) og færdig. Men hold kan bruge dette værktøj på nogen måde, der virker for dem. Nogle hold kan foretrække en ægte bestyrelse, mens andre ønsker bekvemmeligheden af en virtuel løsning, som Trello.
Sådan bruges Trello
Trello bruger brædder, der indeholder lister, der består af kort. Stykker kan repræsentere projekter (website redesign, badeværelse renovering), lister kan bruges til opgaver (grafik, fliser), og kort kan indeholde underopgaver eller muligheder (ansætte en designer, flise størrelser og farver).
Når du først har besluttet, hvordan du organiserer dine lister, kan du begynde at tilføje kort, som igen kan have checklister og etiketter. Checklister er en måde at opdele opgaver i underopgaver. For eksempel, hvis du bruger Trello til at planlægge en ferie, kan du have et kort til en restaurant, du vil prøve, med en tjekliste, der indeholder en reservation, undersøger de bedste retter at få, og kontroller, om det er børnevenligt . Etiketter kan bruges til at repræsentere et korts status (godkendt, indsendt osv.) Eller kategori (videnskab, teknologi, kunst osv.) Eller et hvilket som helst mærke du ønsker. Derefter kan du foretage en søgning, der vil medbringe alle videnskabsrelaterede kort eller alle godkendte kort. Du behøver dog ikke at tilføje en titel til en etiket; Du kan også bruge dem til farvekodning (op til 10 farver er tilgængelige, en farveblind er tilgængelig).
Når du begynder at arbejde på og udføre opgaver, kan du nemt trække og slippe kort fra en liste til en anden og til sidst arkivere kort og lister, når grænsefladen bliver uhåndterlig.
Du kan tildele kort til holdmedlemmer samt tilføje kommentarer, filvedhæftninger, farvekodede etiketter og forfaldsdatoer. Teammedlemmer kan @ nævne andre i kommentarer for at starte en samtale. Du kan uploade filer fra din computer samt fra cloud storage-tjenester, herunder Google Drev, Dropbox, Box og OneDrive.
Også inkluderet er en nifty email integration. Hvert bord har en unik e-mail-adresse, som du kan bruge til at oprette kort (opgaver). Du kan også sende vedhæftede filer til den e-mail-adresse. Og bedst, når du får en e-mail-besked, kan du svare direkte på det, snarere end at starte Trello.
Meddelelser, herunder omtaler og kommentarer, er tilgængelige fra mobilapps, en stationær browser og via e-mail. Trello har apps til iPhone, iPad, Android telefoner, tabletter og ure, og Kindle Fire tabletter.
Trello tilbyder mere end 30 add-on funktioner og integrationer, som det kalder power-ups. Eksempler på power-ups inkluderer en kalendervisning, en kort repeater til gentagne opgaver, samt integration med Evernote, Google Hangouts, Salesforce og meget mere. Gratis konti omfatter en power-up per bord.
Alle Trello kerneegenskaber er gratis, selvom der er en betalt version kaldet Trello Gold ($ 5 pr. Måned eller $ 45 pr. År), hvilket giver nogle frynsegoder, herunder tre power-ups pr. Bræt (i stedet for en). Det omfatter også attraktive bordbakgrunde og klistermærker, brugerdefinerede emojis og større vedhæftede filer uploads (250 MB i stedet for 10 MB). Trello tilbyder en gratis måned med Guld medlemskab for hver person, du kommer til at deltage i Trello, op til 12 måneder.
Som vi sagde, er det ved første øjekast at oprette Trello lidt skræmmende, fordi der ikke er mange begrænsninger på, hvordan du kan bruge det. På den ene side kan du oprette bestyrelser, der blot viser, hvad du er færdig, hvad arbejder du med, og hvad er der næste. På den anden side kan du gå dybere og oprette opgavelister opdelt i kategorier eller afdelinger.
Du kan bruge Trello til at spore alt fra personlige opgaver til professionelle projekter til arrangementsplanlægning, men her er et par eksempler på virkeligheden for at komme i gang.
Brug af Trello til at administrere en renovering af hjemmet
Lad os sige, at du planlægger at renovere et eller flere værelser i dit hjem. Hvis du nogensinde har overlevet en renovering, ved du, at der er masser af bevægelige dele, og masser af overraskelser, uanset hvor omhyggeligt du forbereder.At organisere alle de beslutninger, du skal lave i Trello, kan hjælpe med at holde projektet på rette spor. Lad os sige, at du planlægger en renovering af køkkenet. I dette tilfælde kan du oprette et bestyrelse kaldet Kitchen Renovation, og derefter tilføje lister dedikeret til hvert element, som du udskifter.
Køkkenrenoveringen kan indeholde lister for:
- Potentielle entreprenører
- Hvert apparat, du udskifter
- cabinetry
- Bordplader og backsplash
- Gulvbelægning
- VVS
- Elektrisk
Kortene for hver liste vil omfatte dimensioner, budget og skal have funktioner, samt eventuelle modeller, som du overvejer. Kort til VVS kan omfatte rørudskiftning, ny vandlinje, samt den anslåede pris og relaterede bekymringer, såsom vandafbrydelser. Du kan nemt vedhæfte billeder af de materialer og apparater, du overvejer, og link til produktfortegnelser, så du kan prismærke. Når du har truffet en beslutning, kan du bruge etiketter til at navngive eller farvekode produktet eller materialet.
Endelig kan du for hvert kort oprette tjeklister. For eksempel kan et køleskabskort have en tjekliste, der omfatter bortskaffelse af det gamle køleskab og installation af en vandlinje til ismaskinen.
Hvis du renoverer flere værelser, skal du bare oprette et bord til hver og en liste over alt hvad du skal overveje; løbende tilføj lister og kort og flyt elementer rundt efter behov.
Inviter andre familiemedlemmer til dine bestyrelser og tildele dem kort til at distribuere det nødvendige arbejde, såsom produkt- og prisforskning, planlægning og anden logistik. Trello har et offentligt hjem renoveringskort, som du kan kopiere til din egen konto.
Planlægger en ferie med Trello
At rejse med flere familiemedlemmer eller venner kan hurtigt blive kompliceret. Brug Trello til at vælge en destination, planlægge aktiviteter og planlægge transport. I dette tilfælde kan du have et bord, der indeholder mulige steder at besøge, og en anden til turen, når du har besluttet, hvor du skal hen.
Trip Board kan indeholde lister for:
- Flight muligheder
- Jordtransport
- Hoteller, Airbnb-udbud, hytteudlejning og campingpladser
- Turistattraktioner
- Restauranter og madbutikker
Under det potentielle destinationsbord vil du oprette en liste for hvert sted med kort til rejsetid, budget, fordele / ulemper og andre overvejelser. Listerne i tavlen vil indeholde kort til flyselskaber, udlejningsbiler, bemærkelsesværdige retter i området og attraktioner som museer, shopping og kvarterer at udforske. Hvis du beslutter dig for at tage på krydstogt, kan du oprette lister over ting at gøre om bord og til de planlagte stop, samt den transport, der er nødvendig for at komme til skibet. Brug etiketter til at angive valgte elementer eller for at fremhæve konkurrenter, efter at du har reduceret dine valg nede. Tilføj checklister til kort til booking og planlægningsture eller krydstogtsbegivenheder. Trello har også en offentlig feriebræt, som du kan bruge som udgangspunkt.
Sporing af personlige mål og projekter
Uanset om du søger at rydde ruden i dit hjem eller i din garage, tage en hobby eller træne mere, kan du nemt spore den i Trello. Opret bestyrelser til nytårs resolutioner, eller til multi-trins projekter, som f.eks. Loftsudrensning eller hjemmekontororganisation.
For en beslutningstavle skal du oprette en liste for hver opløsning og derefter kort for, hvordan du kan implementere dem, som f.eks. At deltage i et motionsrum, gå til daglige gåture eller købe træningsudstyr. Brug listerne på et personligt projekt til at nedbryde de store opgaver med kort til underopgaver. For eksempel kan et springrengøringskort indeholde lister over værelser og andre områder af hjemmet. Lister vil have kort til tilknyttede opgaver, som f.eks. Rengøringsmateriel, en fortegnelse over varer, du vil sælge, donere eller smide ud, og opgaver, du vil outsource, såsom vinduesrengøring eller træfjerning.
Administrere en freelance- eller konsulentvirksomhed
Endelig, hvis du driver din egen virksomhed, kan Trello være din førende assistent. Styrelser kan repræsentere projekter med lister for hver fase eller milepæl og kort til relaterede opgaver. Frilansskribenter kan bruge Trello til at styre historiepladser og udgivne værker.
Lad os sige, at du har et projekt bestyrelse til et website redesign. Dine lister kan indeholde vigtige opgaver, såsom ansættelse af designer og andre vigtige roller samt milepæle, såsom valg af farveskema, administration af layouter og godkendelse undervejs. Kort vil indeholde foreslåede farveskemaer og layouter og de skridt, der er nødvendige for at forberede møder. En freelance skribent kunne have bestyrelser til historie ideer, publikationer og markedsføring. Lister kan repræsentere stadier, som i gang, indsendes og offentliggøres, eller du kan bruge etiketter til at gøre det.
Trello er et simpelt, men kraftfuldt værktøj, og det er værd at bruge lidt tid på at tinker med det. Hvis du ikke er sikker på, hvor du skal begynde, skal du gennemse Trellos brugergruppe, som omfatter offentlige bestyrelser, som du kan kopiere til din konto.
