En delt postkasse giver dine kunder, leverandører og andre mulighed for at sende e-mail til en central adresse, hvor alle på et hold kan se og svare på disse meddelelser.
Hvad er en Office Shared Mailbox?
En af de mest effektive måder at dele e-mail-beskeder med en gruppe af mennesker på er at oprette en Office 365-delt postkasse. Med en delt postkasse har alle personer, der er tildelt postkassen, fuldstændig adgang til meddelelserne. De kan læse indkommende e-mails, svare på meddelelser, videresende meddelelser og se, hvordan andre har svaret på indgående mail.
Når et holdmedlem reagerer på en e-mail-meddelelse fra den delte postkasse, sendes e-mailen fra den delte postkasseadresse, ikke fra den enkelte e-mail-adresse. Modtageren af e-mailen ser kun adressen til den delte postkasse. Dette holder dine medarbejderes individuelle e-mail-adresse fortroligt, og det giver din virksomhed et professionelt udseende.
Din organisation kan oprette så mange delte postkasser som du har brug for. Delte postkasser har ikke brugernavne eller adgangskoder. Den delte postkasse kræver ikke en Office 365-licens, men hver bruger, der er tildelt postkassen, skal have et Office 365-abonnement.
Hvorfor bruge en Office Shared Mailbox?
Kundeservice, menneskelige ressourcer eller marketingafdelinger, der ønsker at imødekomme e-mail-meddelelser, der skal besvares af det næste ledige medlem, er gode eksempler på en effektiv brug af en delt postkasse. Hver person, der er tildelt den delte postkasse, kan se og reagere på hver besked i den pågældende postkasse.
At arbejde med en Office 365 delt mailkasse handler ikke kun om e-mail. Det handler om at hjælpe folkene i din organisation med at arbejde sammen mere effektivt. Sammen med den delte postkasse har dine teams adgang til en delt kontaktliste og en delt kalender. Med en delt kontaktliste har alle i gruppen adgang til vigtige emailadresser. Med den delte kalender kan medlemmerne af gruppen indtaste deres aftaler på en central placering, som alle i gruppen kan se.
Opsætning af en delt postkasse
Office 365 delte postkasser kan kun oprettes af administratoren af dit Office-abonnement.
Følg disse anvisninger for at oprette en delt postkasse:
- Log ind på Office 365 Admin Center ved hjælp af din administratorkonto.
- Vælg Grupper> Delte postkasser.
- Vælg Tilføj en postkasse.
- Skriv et navn på den delte postkasse i feltet Navn på siden Tilføj en postkasse. Et postkassealias oprettes automatisk i feltet Email, men du kan ændre det til noget andet. Når du har navngivet den delte postkasse, skal du vælge Tilføje for at oprette postkassen.
- Under Næste trin skal du vælge Tilføj medlemmer til denne postkasse.
- På siden Delte postkassemedlemmer skal du vælge Tilføj medlemmer.
- Anbring et mærke ud for de personer, der har adgang til den delte postkasse. Hvis du ikke kan se en persons navn på listen, skal du skrive deres navn i søgefeltet. Når du er færdig, skal du vælge Gemme.
Gem Send email til den delte postkasse
Når nogen sender en e-mail-besked fra den delte postkasse, gemmes en kopi af den pågældende besked i mappen Sendte emner, ikke til den delte postkasse. Hvis du vil have disse e-mails gemt i den delte postkasse, skal du redigere indstillingerne for den delte postkasse.
Sådan gemmes sendte sendte e-mails til den delte postkasse:
- Vælg Grupper> Delte postkasser.
- Vælg den delte postkasse.
- Vælg Redigere ved siden af indstillingen Sendte elementer.
- På siden Sendte elementer skal du flytte skyderen til Til-positionen for Kopier artikler, der sendes som denne postkasse, og Kopiere elementer, der sendes på vegne af denne postkasse. Når du er færdig, skal du vælge Gemme.
Brug den delte postkasse i Outlook 2016, Outlook 2013 og Outlook 2010
Når din organisations administrator har oprettet den delte postkasse, behøver dine brugere ikke at gøre noget for at vise den delte postkasse i desktopversionen af Outlook. Den delte postkasse vises automatisk i mappepanelet.
Sådan sendes en email fra den delte postkasse:
- Åbn Outlook.
- Vælg ny email for at oprette en ny besked.
- Vælg Fra og vælg den delte postkasse.
- Skriv din besked og vælg Sende.
Få adgang til den delte postkasse i Outlook på internettet
Hvis du vil arbejde med den delte postkasse i en webbrowser, skal du tilføje den manuelt.
Sådan tilføjes den delte postkasse til onlineversionen af Outlook:
- Log ind på din Office 365-konto og vælg Outlook app.
- Højreklik på postkassenavnet i navigationsruden og vælg Tilføj delt mappe.
- I Tilføj delt mappe dialogboksen, skriv e-mail-adressen til den delte postkasse og vælg derefter Tilføje.
Delte postkasser og Outlook Mobile App
Delte postkasser vises ikke i mobilappen til Outlook. Dette betyder, at hvis du vil have adgang til en delt postkasse fra din smartphone, skal du åbne en browser og bruge Outlook på internettet.
Du vil bemærke en lille forskel i, hvordan du arbejder med din individuelle e-mail-konto i Outlook og med den delte postkasse. Med den delte postkasse arbejder du og dine medarbejdere bedre sammen for at besvare e-mails fra dine kunder, leverandører, leverandører og andre.
