Processen til ændring af en Microsoft Access-forespørgsel ligner processen for oprettelse af en i første omgang. Spørgsmål kan ændres ved brug af enten Design View eller SQL View, men du kan ikke bruge Query Wizard til at ændre en eksisterende forespørgsel.
Begynd med at højreklikke på din målrettede forespørgsel inden for objektpanelet til venstre på skærmen i din database. I pop op-menuen skal du vælge Designvisning. Forespørgslen åbnes i databladvisning. Når du højreklikker på forespørgselens navn i fanebladet over databladet Vis output, kan du ændre visningsmodus. Som standard er du i databladet, som ikke kan strukturelt redigeres (selvom du kan indsætte og fjerne data fra denne visning). Fra enten SQL eller Design-visninger kan du dog redigere forespørgselsstrukturen og gemme eller gemme-som det ændrede objekt efter behov.
Designvisning
Design View åbner en horisontalt delt skærm. Den øverste halvdel viser rektangler, der repræsenterer hver tabel eller forespørgsel, der fodrer forespørgslen, du ændrer. Nøglefelt - typisk en unik identifikation - har en lille gylden nøgle ved siden af dem. Hver af rektanglerne knytter sig til andre rektangler ved hjælp af linjer, der forbinder felter i et bord til felter i en anden.
Disse linjer repræsenterer forhold. I designvisning kan du højreklikke på forholdet ved at højreklikke på linjen. Du kan vælge mellem en af tre muligheder:
- Rækker, hvor de sammenføjede felter i begge tabeller er ens
- Rækker, hvor venstre-tabellen returnerer alle resultater, og den rigtige tabel viser matchende resultater
- Rækker, hvor den højeste tabel returnerer alle resultater, og venstre bord viser matchende resultater
Disse tre sammenkoblede typer (inder, venstre, højre) er en delmængde af det komplette udvalg af samlinger, som en database kan udføre. For at gøre mere komplekse forespørgsler skal du flytte til SQL View.
Når du forbinder dine valgte tabeller med forholdslinjer, ser du nederste halvdel af skærmen, viser et rutenummer, der angiver alle de felter, som forespørgslen vender tilbage til. Det At vise boks viser eller undertrykker feltet, når forespørgslen køres - du kan filtrere en forespørgsel baseret på felter, der ikke vises. Du kan også manuelt tilføje eller ændre sorteringsrækkefølgen for at bestille resultaterne i stigende eller nedadgående retning, selvom Microsoft Access vil behandle flere sorter i venstre til højre rækkefølge langs felterne. Du kan ombestille kolonnerne ved at trække dem til venstre eller højre over nettet, for at tvinge et bestemt sorterings mønster.
Design View's Kriterier boks giver dig mulighed for at indsætte begrænsende kriterier, så at når forespørgslen køres, vises den kun en delmængde af de data, der matcher dit filter. For eksempel i en forespørgsel om åbne produktordrer kan du tilføje kriteriet
= 'MI'
til en stats kolonne for kun at vise ordrer fra Michigan. For at tilføje niveauer af kriterier skal du bruge eller bokse i kolonnen eller tilføj kriterier til andre kolonner.
SQL View
I SQL-visning erstatter Microsoft Access databladet med syntetisk struktureret forespørgselssprog, som Access analyserer for at bestemme, hvilke data der skal trækkes fra en kilde og med hvilke forretningsregler.
SQL-sætninger følger generelt en blokform:
SELECT Table1. Fieldname1, Table2. Feltnavn2 Fra Table1 HØJRE JOIN Table2 ON Table1. Key1 = Table2. Key2 WHERE Table1. Feltnavn1> = "FilterValue"
Forskellige databaseleverandører understøtter lidt forskellige versioner af SQL. Basistandarden, kaldet ANSI-kompatibel syntaks, skulle gerne være i stand til at arbejde i alle databasemiljøer. Hver sælger udvider dog SQL-standarden med sine egne tweaks. Microsoft bruger f.eks. Jet Database Engine inden Access. Microsoft understøtter også SQL Server. Andre leverandører bruger forskellige tilgange, så SQL er generelt ikke så interoperabelt som standarderne.
Hvis du ikke er bekendt med syntaksen til Jet Database Engine implementering af SQL, kan tweaking SQL View bryde dine forespørgsler. Hold dig til Design View, i stedet. Men for meget hurtige tweaks er det undertiden nemmere at justere den underliggende SQL end at ændre Design View skematisk. Hvis andre analytikere i din virksomhed ønsker at vide, hvordan du har fået et resultat, sender du dem en klip og indsæt af din SQL-sætning, reducerer forvirring omkring forespørgselsdesign.
Gemmer dit arbejde
I Microsoft Access 2016 kan du gemme og overskrive den aktuelle forespørgsel ved at højreklikke på fanen og vælge Gemme. Hvis du vil gemme den reviderede forespørgsel som et andet navn, så du kan fortsætte den aktuelle forespørgsel, skal du klikke på fanen Filer og vælge Gem som og så Gem objekt som.
