Hvis du svarer på en email, skal det være klart, hvad du svarer på. Derfor er teksten til den originale besked sædvanligvis citeret i et svar. Så meget er klart, men den bedste måde at citere tekst på i en e-mail er ikke.
Der er en meget fornuftig quasi-standard for at gøre det rigtige. Det giver dig citerer lige så meget som det er nødvendigt på en måde, der gør det muligt for modtageren af dit svar at se præcis, hvad du reagerer på. Hvis alle e-mail-klienter (eller e-mail-brugere) overholder meddelelserne, ser de altid rene og pæne ud, og de er nemme at læse.
At citere på den foreslåede måde er den rigtige ting at gøre, men det er også noget arbejde at trimme den citerede tekst og få det til at se godt ud. Er det virkelig nødvendigt for et hurtigt og kort svar? Og hvis du forsøger at citere ved hjælp af ordentlig indrykning i et e-mail-program som Outlook, vil du enten sidde i en time over et svar eller mislykkes ellers (eller sandsynligvis begge).
Den dovne måde: Let, stadig korrekt og godt udseende
Heldigvis er der altid mere end en måde at gøre noget på. Disse muligheder er typisk ikke perfekte, men der kan let være mere end en ordentlig tilgang. Nu er her den mere afslappede men stadig perfekt læsbar og acceptabel og kompatibel - og korrekt - måde at svare på en email.
At formatere en email-svar korrekt, mens du er doven:
- Start din besked lige øverst på svaret.
- Medtag den oprindelige besked, du svarer på nedenfor.
- Sørg for, at din underskrift er over den citerede tekst.
- Foretag ikke ændringer i det citerede materiale.
- Du kan selvfølgelig skære for stor længde og (bør ofte fjerne) inline vedhæftede filer. Udskift dem med "…".
- Gentag, med så få ord som muligt, spørgsmål du besvarer.
- I stedet for blot "Ja." Prøv "Du spurgte, om vi vil have æbler." Ja, det gør vi. " eller "Vi vil have æbler, ja.".
- Sørg for, at den citatte tekst ikke er indrykket, heller ikke ved brug af '>' tegn eller citatfelter.
- Hvis du svarer på svaret på et svar, kan du fjerne gamle, nu unødvendige meddelelser fra bunden.
I e-mail-klienter og tjenester som Gmail, der automatisk arkiverer og tråd diskussioner intelligent, fungerer denne svarform særlig godt. Da al den citatte tekst er på ét sted, kan den gemmes let og uden at forstyrre sammenhængen i meddelelsen, mens inter-message-konteksten er etableret gennem de oprindelige e-mails.
Opsæt dit e-mail-program for dovne, korrekte svar
For at være lat igen, må du først lave nogle opsætningsarbejde. De fleste e-mail-programmer og -tjenester kan konfigureres for dovne, men det er korrekt at svare nemt, selvom:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail
