Instant messaging kan være en standard kommunikationsmetode til dig, men nogle mennesker finder det stadig skræmmende. Hvis du er vant til teksting eller instant messaging venner og kolleger, kan du ikke indse, hvordan en tekst kan synes at komme ud af venstre felt til en ny kontakt. Den slags overraskelse er især en bekymring i en erhvervskontekst. Når du bruger tekster i erhvervslivet, skal du holde orden på messaging etikette og følge nogle enkle regler for adfærd.
Spørg Tilladelse til at sende en SMS
Har den person, du vil have tekst, aftalt at blive kontaktet på den måde? Antag ikke, at alle altid har mobiltelefoner for at modtage SMS-beskeder eller er online for at få adgang til onlinemeddelelser via et netværk, Facebook eller andre instant messaging-programmer. Spørg personligt eller i en telefonsamtale hvordan enkeltpersoner foretrækker at blive kontaktet. Du kan opdage, at de har en begrænset tekstplan, eller at IM-brug er afskrækket på deres arbejdsstationer.
Indfør dig selv, når du sender en indledende besked
Introducer dig selv i din besked og gør det kort. Mens dit navn, kaldenavn eller telefonnummer kan vise, afhænger af modtageren af beskeden, at modtageren ser teksten ud af konteksten. Start meddelelsen med et intro og en referenceramme, såsom:
- "Jeg er Joan Smith fra XYZ Consultants. Har du tid til at diskutere det spørgsmål, du spurgte mig i telefonen i sidste uge?"
- "Det er Brad Jones fra regnskab, jeg har et spørgsmål om din refusionsanmodning. Har du tid til at svare det nu, eller skal jeg ringe til dig senere?"
Ved at gøre dette undgår du, at din besked ser ud til at være et tilfældigt og muligvis misdirected spørgsmål fra en person, som modtageren måske kun husker vagt eller slet ikke.
Mens mange instant messaging-programmer har et arkiv, der gør det muligt for folk at finde ud af, hvem du er og hvad du har talt om tidligere, er det normalt en god ide at introducere dig selv endnu kortere i efterfølgende samtaler, især hvis du har ændret din kaldenavn eller telefonnummer.
Hold den første besked kort
Start med introduktionen og konteksten, indtil personen svarer. Ellers kan du komponere og sende en detaljeret besked, der aldrig ses. Dette er en god praksis for alle meddelelsestråder.
Følg høfligt, hvis du ikke får noget svar
At sende en SMS eller IM og modtage intet svar kan betyde flere ting. Personen kan ignorere dig, men den person, der mere sandsynligt overvåger ikke telefonen eller computeren for at se din besked. Efter en passende mængde tid skal du følge op med en yderligere besked, men også forsøge at kontakte personen via e-mail eller telefon. Når det er relevant, kan du også stoppe ved personens skrivebord.
Disse protokoller går tilbage til, hvordan folk foretrækker at blive kontaktet. Mens meddelelser kan være den eneste måde, du vil kommunikere på, er det ikke alles første valg. Hvis du vil have produktive arbejdsforhold, skal du forstå og respektere, at folk har forskellige præferencer.
