Et populært redskab til projektstyring giver Gantt-diagrammer en kronologisk, letlæselig sammenfatning af gennemførte, aktuelle og kommende opgaver, samt hvem de er tildelt sammen med start- og slutdatoer. Denne grafiske gengivelse af en tidsplan giver et overblik over, hvor meget fremskridt der gøres og fremhæver eventuelle potentielle afhængigheder.
Google Sheets giver mulighed for at oprette detaljerede Gantt-diagrammer lige inden for dit regneark, selvom du ikke har tidligere erfaring med deres unikke format. Følg vejledningen nedenfor for at komme i gang.
Oprettelse af dit projektplan
Før du dyker ind i Gantt-kort oprettelse, skal du først definere dine projektopgaver sammen med deres tilsvarende datoer i et simpelt bord.
- Start Google Sheets, og åbn et nyt regneark.
- Vælg et passende sted nær toppen af dit blanke regneark, og skriv følgende overskriftsnavne i samme række, hver i deres egen kolonne, som vist i den medfølgende skærmbillede: Start dato , Slutdato , Opgavenavn . For at gøre det lettere for dig selv senere i vejledningen kan du bruge de samme placeringer, som vi har brugt i vores eksempel (A1, B1, C1).
- Indtast hver af dine projektopgaver sammen med deres tilsvarende datoer i de relevante kolonner, ved at bruge så mange rækker som nødvendigt. De skal listes i rækkefølge (top til bund = først til sidste), og datformatet skal være som følger: MM / DD / ÅÅÅÅ.
- Andre formateringsaspekter i dit bord (grænser, skygger, justering, skrifttypestyling osv.) Er rent vilkårlig i dette tilfælde, da vores hovedmål er at indtaste data, der skal bruges af et Gantt-diagram senere i vejledningen. Det er helt op til dig, om du vil foretage yderligere ændringer, så bordet er mere visuelt tiltalende. Hvis du gør det, er det imidlertid vigtigt, at dataene selv forbliver i de korrekte rækker og kolonner.
Oprettelse af en beregningstabel
Bare at indtaste start- og slutdatoer er ikke nok til at lave et Gantt-diagram, da dets layout er meget afhængigt af den faktiske tid, der går mellem de to vigtige milepæle. For at kunne håndtere dette krav skal du oprette en anden tabel, der beregner denne varighed.
- Rul ned ad flere rækker fra den oprindelige tabel, som vi oprettet ovenfor.
- Indtast følgende overskriftsnavne i samme række, hver i deres egen kolonne, som vist i det medfølgende skærmbillede: Opgavenavn , Start dag , Samlet Varighed .
- Kopier listen over opgaver fra din første tabel til Opgavenavn kolonne for at sikre, at de er opført i samme rækkefølge.
- Indtast følgende formel i Start dag kolonne til din første opgave, erstatte 'A' med kolonnebrevet, der indeholder Start dato i din første tabel og '2' med række nummer: = Int (A2) -int ($ A $ 2) . Hit the Gå ind eller Vend tilbage nøglen når du er færdig. Cellen skal nu vise nummeret nul.
- Vælg og kopier den celle, hvor du lige har indtastet denne formel, enten ved hjælp af en tastaturgenvej eller Rediger -> Kopier fra Google Sheets-menuen.
- Når formlen er blevet kopieret til udklipsholderen, skal du markere alle de resterende celler i feltet Start dag kolonne og indsæt ved hjælp af en tastaturgenvej eller Rediger -> Indsæt fra Google Sheets-menuen. Hvis det kopieres korrekt, Start dag Værdien for hver opgave skal afspejle antallet af dage fra starten af projektet, som det er indstillet til at begynde. Du kan validere, at Start dag formel i hver række er korrekt ved at vælge den tilsvarende celle og sikre, at den er identisk med formlen skrevet i trin 4 med en bemærkelsesværdig undtagelse, at den første værdi (int (xx)) matcher den relevante celleplacering i din første tabel.
- Næste er Samlet Varighed kolonne, som skal befolkes med en anden formel, som er lidt mere kompliceret end den foregående. Indtast følgende i Samlet Varighed kolonne til din første opgave, erstatte referencer til celleplaceringer med dem, der svarer til den første tabel i dit faktiske regneark (svarende til det, vi gjorde i trin 4): = (Int (B2) -int ($ A $ 2)) - (int (A2) -int ($ A $ 2)) . Hit the Gå ind eller Vend tilbage nøglen når du er færdig. Hvis du har problemer med at bestemme de celleplaceringer, der svarer til dit specifikke regneark, skal følgende formelnøgle hjælpe: (nuværende opgaves slutdato - projekt startdato) - (nuværende opgaves startdato - projekt startdato).
- Vælg og kopier den celle, hvor du lige har indtastet denne formel, enten ved hjælp af en tastaturgenvej eller Rediger -> Kopier fra Google Sheets-menuen.
- Når formlen er blevet kopieret til udklipsholderen, skal du markere alle de resterende celler i feltet Samlet Varighed kolonne og indsæt ved hjælp af en tastaturgenvej eller Rediger -> Indsæt fra Google Sheets-menuen. Hvis det kopieres korrekt, Samlet Varighed Værdien for hver opgave skal afspejle det samlede antal dage mellem dets respektive start- og slutdatoer.
Oprettelse af et Gantt-diagram
Nu hvor dine opgaver er på plads sammen med deres tilsvarende datoer og varighed, er det tid til at oprette et Gantt-diagram.
- Vælg alle celler i beregningstabellen, herunder overskrifterne.
- Vælg Indsæt valgmulighed i menuen Google Sheets, placeret øverst på skærmen direkte under regnearkets titel. Når rullemenuen vises, skal du vælge Diagram.
- Et nyt kort vil blive vist med titlen Start dag og total varighed . Vælg dette diagram og træk det, så dets skærm er placeret under eller side om side de tabeller, du har oprettet, i modsætning til at overlejre dem.
- Ud over dit nye kort, den Diagramredigerer grænsefladen vil også være synlig på højre side af skærmen. Vælg Diagramtype, fundet mod toppen af DATA fane.
- Rul ned til Bar sektion og vælg mellemindstillingen Stacked bar chart. Du vil bemærke, at layoutet på dit diagram er ændret.
- Vælg TILPAS fanebladet i Diagramredigerer .
- Vælg Serie sektion, så det kollapser og viser tilgængelige indstillinger.
- I Ansøg til rullemenuen, vælg Start dag.
- Klik eller tryk på knappen Farve valg og vælg Ingen.
- Dit Gantt-diagram er nu oprettet, og du kan se individuelle startdags- og totalvarighedsfigurer ved at svinge over deres respektive områder i grafen. Du kan også foretage andre ændringer, som du ønsker via Chart Editor - såvel som gennem de tabeller, vi oprettede - herunder datoer, opgavens navne, titel, farveskema og meget mere. Højreklikning overalt i selve diagrammet åbner også REDIGERE menuen, som indeholder en række indstillelige indstillinger.
