En af grundene til, at virksomhederne tøver med at bruge Microsoft Access, er manglende forståelse for forskellen mellem et regneark og en database. Dette fører mange mennesker til at tro, at sporing af klientoplysninger, indkøbsordrer og projektoplysninger i et regneark er tilstrækkelige til deres behov. Slutresultatet er, at det er svært at opretholde konfigurationskontrol, filer er tabt for korruption, og medarbejdere overskriver uhensigtsmæssigt relevant information. Med lidt viden om kraften og mange anvendelser af en database er det lettere for små virksomheder at se, hvornår et regneark er nok til et job, og når en database skal oprettes.
Det er vigtigt at have en grundlæggende forståelse af, hvad en database er. De fleste har adgang til databaser før, ligesom dem i det offentlige bibliotek, men blot ved at bruge dem gør det ikke klart, hvordan regneark og databaser er forskellige. Hvis du bruger et par minutter at lære om databaser, kan du gøre sammenligningen klarere.
Data organisation
Måske er den mest oplagte forskel mellem et regneark og en database den måde, data er organiseret på. Hvis dataene er relativt flade, er et regneark perfekt. Måden at afgøre, om et fladt bord er bedst, spørg om, hvorvidt alle datapunkterne let kan plottet på et kort eller et bord? For eksempel, hvis et firma ønsker at spore månedsfortjeneste i løbet af et år, er et regneark perfekt. Regneark er beregnet til at håndtere mange af de samme typer data, der kortlægger fremskridtene med nogle få vigtige punkter.
Til sammenligning har databaser en relationel datastruktur. Hvis en bruger skulle trække data, ville der være mange punkter at overveje. Hvis en virksomhed f.eks. Vil spore sin månedlige indtjening og sammenligne dem med konkurrenterne i løbet af de sidste fem år, er der et forhold mellem disse datapunkter, men ikke et enkelt fokus. At lave et enkelt bord til at rapportere resultater vil være vanskeligt, hvis ikke umuligt. Databaser er designet til at gøre det nemt for brugerne at generere rapporter og køre forespørgsler.
Kompleksitet af data
Den nemmeste måde at sammenligne, om data skal opretholdes i et regneark eller en database, er at se på, hvor komplekse dataene er. Dette hjælper med at præcisere, hvordan dataene skal organiseres, hvis en bruger stadig ikke er sikker.
Regnearkdata er enkle. Det kan nemt tilføjes til et enkelt bord eller diagram og tilføjes til en præsentation uden at skulle udelukke oplysninger. Det er nemt at vedligeholde, da det kun følger nogle få numeriske numeriske værdier. Hvis der kun er brug for et par rækker og kolonner, gemmes dataene bedst i et regneark.
Databaser indeholder mange forskellige typer data, der alle har noget forhold til de øvrige data i databasen. For eksempel beholder virksomhederne en betydelig mængde data på deres kunder, fra navne og adresser til ordre og salg. Hvis en bruger forsøger at bøje tusindvis af rækker i et regneark, er odds godt, at det skal flyttes til en database.
Gentagelse af data
Bare fordi data skal opdateres, betyder det ikke nødvendigvis, at der kræves en database. Vil der være de samme data gentagne gange gentaget? Og er virksomheden interesseret i at følge begivenheder eller handlinger?
Hvis datapunkterne ændres, men datatypen er den samme og sporer en enkelt begivenhed, er disse oplysninger sandsynligvis flade. Et eksempel er antallet af salg i løbet af et år. Tidsperioden vil ændre sig, og tallene vil variere, og der vil ikke blive gentaget data.
Hvis nogle dele af dataene forbliver de samme, f.eks. Kundeoplysninger, mens andre ændrer sig, såsom antal ordrer og aktualitet for betalinger, er odds handlinger spores. Det er her, når en database skal bruges. Handlinger har mange forskellige komponenter til dem, og forsøger at spore dem alle kræver en database.
Datas primære formål
Regneark er fantastisk til engangshændelser, der ikke kræver spor af mange forskellige aspekter. For projekter, der har brug for et eller to diagrammer eller tabeller til en præsentation, før de arkiveres, er et regneark den bedste vej til at gå. Hvis holdet eller virksomheden skal kunne beregne resultater og bestemme procentsatser, er det her regnearkene er mest nyttige.
Databaser er for længere projekter, hvor data sandsynligvis bliver brugt igen og igen. Hvis der er brug for noter og kommentarer, skal dataene flyttes til en database. Regneark blev ikke designet til at spore detaljer, kun et par nøgle numeriske punkter.
Antal brugere
Antallet af brugere kan ende med at være afgørende for, om der skal bruges et regneark eller en database. Hvis et projekt kræver, at et stort antal brugere skal kunne opdatere data og foretage ændringer, bør dette ikke ske i et regneark. Det er meget sværere at opretholde korrekt konfigurationskontrol med et regneark. Hvis der kun er nogle få brugere, der skal opdatere dataene, generelt mellem tre og seks, skal et regneark være tilstrækkeligt (selvom man sørger for at opstille regler, før man går videre med det).
Hvis alle deltagere på et projekt eller hele afdelinger skal foretage ændringer, er en database det bedre valg. Selv om en virksomhed er lille og kun har en eller to personer i afdelingen nu, skal du overveje, hvor mange mennesker der kan ende i den afdeling om fem år og spørge om de alle skal foretage ændringer. Jo flere brugere der har brug for adgang, desto mere sandsynligt er en database, den bedre mulighed.
Du skal også tage hensyn til datasikkerhed. Hvis der er mange følsomme oplysninger, der skal sikres, tilbyder databaser bedre sikkerhed. Før du går i gang, skal du læse om de sikkerhedsproblemer, der bør overvejes, før du opretter en database.
Hvis du er klar til at lave springet, skal du læse om, hvordan du konverterer regneark til databaser for at komme i gang på din rejse.
