Sådan holder du PST-filen lille ved at arkivere din gamle mail

Da bunken af e-mails, du holder i Outlook, vokser, så tager det typisk tid, det tager Outlook, at gøre, hvad du vil have det til at gøre. PST-filstørrelsen begrænses. (Filen PST eller "Personlige mapper" er selvfølgelig, hvor Outlook holder alle dine data, herunder kalendere, kontakter og e-mails.)

En lille PST-fil er en hurtig PST-fil

På nogen måde betaler det sig at holde størrelsen på din primære PST-fil lille og håndterbar. Du kan få Outlook til at gøre noget ved at bruge AutoArchive. Eller du deler dine meddelelser mellem flere PST-filer, hvilket kan være smertefrit og hurtigt.

Arkiver gammel post i Outlook og hold PST-filen lille

For at oprette et arkiv af gamle beskeder i Outlook adskilt fra den PST-fil, du bruger hver dag:

1. I Outlook 2007:
  1. Vælg File> Data File Management fra menuen i Outlook.
2. I Outlook 2016:
  1. Klik Fil.
  2. Gå til Info kategori.
  3. Klik Bruger indstillinger.
  4. Vælg Bruger indstillinger … fra den menu, der har vist.
  5. Gå til Datafil fane.
Klik Tilføje :
1. I Outlook 2016:
  1. Indtast navnet på arkivet under Filnavn:.
  2. Vælg det ønskede format under Gem som type:; Vælg typisk Outlook Data File.
2. I Outlook 2007:
  1. Vælg det ønskede format. Medmindre du muligvis skal få adgang til dataene med Outlook 2002 eller tidligere direkte, er det sikkert at fremhæve Office Outlook Personal Folders File (.pst).
  2. Klik Okay.
  3. Indtast det ønskede filnavn.
    1. Årlige arkiver fungerer godt, og navngivning af PST-filen efter året giver mening. Selvfølgelig kan du vælge månedlige arkiver, hvis du har masser af stor mail til at håndtere eller en anden ordning. Bare sørg for, at de resulterende PST-filer 'størrelser er et sted omkring 1-2 GB. Større filer har tendens til at være mindre effektive.
  4. Klik Okay.
  5. Skriv arkivets PST-fils ønskede navn under Navn:.
    1. Igen er det fornuftigt at navngive dit arkiv efter dets indhold.
Beskyt eventuelt adgang med et kodeord.
Klik Okay.
Klik nu Tæt.

Flyt Mail til arkivet

For at udfylde dit nyoprettede arkiv PST:

Træk og slip hele mapper til den rodmappe, der nyligt vises under Postmapper.
- Dette er praktisk, hvis du allerede har en Arkiv mappe, der indeholder, siger alt sidste års mail. Bare slip det ind i arkivet PST.
Alternativt kan du arkivere individuelle elementer:
- Klik på rodmappen opkaldt efter dit arkiv PST under Postmapper med højre museknap.
- Vælg Ny mappe … fra menuen.
- Indtast det ønskede mappenavn.
- Sørge for at Post og post s er valgt under Mappe indeholder: hvis du vil arkivere e-mails. For at arkivere andre elementer skal du vælge den relevante kategori.
- Klik Okay.
- Træk og slip individuelle eller grupper af e-mails til den nyoprettede mappe.
At flytte al mail forud for en bestemt dato i en mappe (eller indlejrede mapper):
- - I Outlook 2016:
    - Klik Fil.
    - Gå til Info kategori.
    - Klik Oprydningsværktøjer.
    - Vælg Arkiv… fra den menu, der har dukket op.
  - I Outlook 2007:
    - Vælg Fil> Arkiv … fra menuen i Outlook.
- Sørge for at Arkiver denne mappe og alle undermapper: er valgt.
- Fremhæv den ønskede mappe.
- Angiv datoen for e-mails forud for hvilken (siger, årets 1. januar) du vil flytte under Arkiver emner ældre end: __ .
- Brug Gennemse … knappen for at vælge den arkiverede PST-fil, der er oprettet ovenfor.
- Klik Okay.
Du kan eventuelt komprimere din live PST-fil for at påberåbe nyligt frigivet plads med det samme.

Luk arkivet PST-fil

Når du har arkiveret alle elementer, kan du lukke PST-filen i Outlook:

Klik på rodmappen i dit arkiv PST under Postmapper med højre museknap.
Vælg Tæt "___" fra menuen.

Få adgang til mail fra et lukket arkiv PST-fil

For at hente beskeder fra en arkiv PST-fil, du har lukket:

1. I Outlook 2016:
  1. Klik Fil.
  2. Vælg Åbn og eksporter.
  3. Klik Åbn Outlook-datafil.
2. I Outlook 2007:
  1. Vælg Fil> Åbn> Outlook-datafil … fra menuen i Outlook.
Fremhæv den ønskede arkiv PST-fil.
Klik Åben.