De fleste af vores e-mails betragtes sandsynligvis som vigtige, men absolut ikke alle dem. At kunne skelne vigtige meddelelser fra andre som spam eller meddelelser, der ikke behøver vores opmærksomhed med det samme, kan drastisk påvirke den tid, der bruges til at sigtes gennem e-mails.
De fleste e-mail-tjenester og programmer bruger det, der hedder meddelelsesprioriteter at udpege, hvad der er vigtigt og hvad der ikke er vigtigt. Der er to primære måder, hvorpå meddelelsesprioriteter kan bruges manuelt og automatisk, og selv om det måske synes mærkeligt at gøre, kan du endda markere en besked som lav prioritet eller ubetydelig.
Hvordan det virker
Afhængigt af e-mail-tjenesten og programmet, du bruger, kan du muligvis manuelt markere en besked som vigtig eller ubetydelig. Når du er klar til at sende e-mailen, hvis den er en inkluderet funktion, kan du sige, at e-mailen er vigtig og bør markeres som sådan til modtageren, eller du kan sænke vigtigheden, så de ikke føler sig forpligtede til at adressere e-mail med det samme.
E-mails, der har størst betydning, kan være modige i indbakken eller markeres rødt, mens mindre vigtige meddelelser kan være gråtonede eller flyttes ned i listen. Specifikationerne afhænger af modtagerens e-mail-program.
Nogle e-mail-udbydere sætter automatisk en e-mail-prioritet, selvom vigtighedsniveauet ikke er angivet af afsenderen. Det forudsætter prioritetsniveau og filtrerer det til en "vigtig" del af din indbakke. Denne funktion er baseret på forudsagt adfærd og ændrer sig altid af tjenesten baseret på, hvem du emailer, og om en besked er automatisk genereret eller fra en rigtig person.
Andre e-mail-klienter kan endda lade dig ændre vigtigheden af e-mails. Dette er ofte det, der er nødvendigt, hvis en modtager altid bruger et højt / vigtigt prioritetsflag, når de ikke skal det, men det er lige så nyttigt, hvis du vil have alle e-mails fra en afsender markeret som vigtige, så du aldrig mister dem.
Hvorfor det betyder
Hvilket vil du hellere have: Et e-mail-program, der advarer dig hver gang du får en besked - endda spam - eller en, der automatisk filtrerer ud, hvad den mener er ubetydelig og efterlader dig de mest kritiske e-mails i en separat mappe eller endnu bedre øverst i din indbakke?
Når du bruger mindre tid på at se igennem ubetydelige e-mails, kan du bruge mere tid på at arbejde eller svare på e-mails, der har brug for dit fokus og opmærksomhed lige nu. Det er en af de bedste måder at ikke kun kommunikere bedre og blive hørt hurtigere, men for nemt at se, hvad der er vigtigt, når du får dusinvis eller flere nye beskeder hver dag.
Afhængigt af den app, du bruger, kan e-mail-klienten kun levere en meddelelse om en ny e-mail, hvis den anser meddelelsen vigtig. Du kan nemt se, hvor nyttigt det er at udrydde alle de ikke-kritiske e-mails fra dine meddelelser uden at slette dem.
Kommunikation af vigtigheden af en besked er lige så vigtig med e-mail som i kontakt med ansigt til ansigt, og det er ikke meget vanskeligere. Alt det tager, er at beslutte mellem en høj eller lav prioritet, når du sender emailen.
Hvordan gør man det
De fleste e-mail-klienter giver dig mulighed for at angive prioriteringen af meddelelsen, når du komponerer e-mailen. Den er normalt placeret i komponentboksen, da du kan indstille det vigtige niveau pr. Email-basis.
Du kan ændre en meddelelses prioritet, eller tillade en speciel, filtreret Vigtig se i alle mulige e-mail-klienter og webmail-tjenester. Nogle eksempler omfatter Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com og Yahoo Mail.
