Et spørgsmål, jeg ofte stilles af klienter, er hvilket format de skal bruge til at tilføje dokumenter til deres hjemmeside. I mange tilfælde blev disse dokumenter oprettet i Microsoft Word, men ikke alle har den software. Af denne grund, og andre (filstørrelse, filer kan redigeres osv.), Vil du sandsynligvis ikke tilføje kladder-dokumenter til din hjemmeside som en Word-fil. I stedet er det filformat, jeg anbefaler, en PDF-fil.
Adobes PDF-format, som står for Portable Document Format, er en fantastisk måde at tilføje dokumenter til et websted på. Dette gælder især, hvis disse dokumenter skal udskrives, eller hvis de kan være for komplicerede, hvilket gør det udfordrende at lægge indholdet ud hensigtsmæssigt til en webside. Et almindeligt eksempel på dette ville være medicinske former, der skulle udfyldes inden en ny patient ankommer til et kontorbesøg.
At give en patient mulighed for at besøge hjemmesiden for at downloade og udskrive denne formular forud for deres besøg er meget mere effektiv end at have kontorpost en fysisk kopi af formularen til den pågældende patient - og ved at bruge en PDF, der udskrives og udfyldes med hånden, er det også ofte mere ønskeligt end at indsamle disse oplysninger via en webformular på grund af den mulige følsomme karakter af de indsamlede oplysninger (og de strenge sikkerhedskrav, som dit websted skal overholde for at indsamle disse data).
Dette eksempel på en medicinsk form er kun en grund til at bruge en PDF. Andre almindelige anvendelser jeg har set omfatter:
- Detaljerede bestyrelsesmødemøder, hvor du vil gøre indholdet tilgængeligt for læsere, men ikke ønsker at det nemt kan redigeres.
- Giv større dokumenter, som medarbejderhåndbøger, der skal kunne udskrives (og ikke let redigerbare).
- Vis trykt arbejde i en designerens portefølje.
I sidste ende er det utrolig nemt at tilføje en PDF til en hjemmeside. Lad os se på, hvor nemt det er at inkludere en PDF-fil på dit websted.
Trin 1 - Du har brug for en PDF
Det første skridt i denne proces er faktisk at oprette PDF-filen. Mens du kan købe den professionelle version af Adobe Acrobat for at oprette disse dokumenter, kan du også gøre det fra mange andre programmer, f.eks. Microsoft Word, ved at bruge funktionen "Udskriv" og vælge PDF som din mulighed.
Hvis det ikke er tilgængeligt for dig, er der en række gratis PDF-konverteringsværktøjer til rådighed online, herunder PDF Converter, Online2PDF, CutePDF og mange flere. Selvom jeg har en komplet version af Acrobat, har jeg også brugt Bullzip PDF i mange år til at oprette PDF-dokumenter efter behov på andre systemer.
Når du har fået din PDF-fil klar, kan du gå videre til næste trin.
Trin 2 - Upload din PDF
Du skal tilføje din PDF til dit web hosting miljø. Mens nogle websteder, der bruger et CMS, kan have denne funktionalitet indbygget, vil du i andre tilfælde simpelthen bruge et standard FTP-program til at føje disse filer til dit websites kataloger.
Hvis du har mange PDF-filer, er det bedst at holde dem i en separat mappe fra dine HTML-filer. Tilføjelse af disse PDF-filer til en mappe med et navn som "dokumenter" er en ret almindelig praksis. Dette gør det nemmere for fremtidige opdateringer og for at finde, hvor disse filer er (det er den samme grund til, at dit websteds grafiske filer er inde i en mappe kaldet "billeder" osv.).
Trin 3 - Link til din PDF
Med PDF-filen (eller PDF-filer) nu på plads, skal du blot linke til dem. Du kan linke til din PDF-fil som du ville have en anden fil - bare tilføj et anker tag rundt om den tekst eller det billede, du vil linke til PDF-filen og indtaste filsti. For eksempel kan dit link lide dette:
Link tekst her
Yderligere tips:
- I mange år vil mange websteder linke til Acrobat Reader-webstedet for at hjælpe folk, der muligvis ikke har denne software til at downloade den, så de kunne se din fil. Virkeligheden er, at de nuværende webbrowsere rent faktisk vil vise PDF-dokumenter in-line. Det betyder, at de ikke som standard downloader dem til brugerens computer, men viser dem i stedet direkte i den pågældende browser. På grund af dette er det ikke nødvendigt i dag at inkludere linket for at downloade softwaren, men hvis du foretrækker at gøre det, kan det bestemt ikke skade (det kan få dit websted til at føle sig lidt dateret)
- Brug Acrobat-filer til dokumenter, du ikke vil have, at folk kan redigere ved at gøre dem sikre PDF-filer. Husk, at hvis nogen har en professionel version af softwaren, ville de kunne redigere, medmindre du beskytter dokumentet fra at tillade disse ændringer.
