Social networking fortsætter med at få større popularitet i disse dage, men stadig er e-mails den mest endelige mulighed for messaging, der nemt overgår alle andre elektroniske kommunikationsformer selv i denne moderne verden fyldt med tonsvis af apps. Administration af mails kan synes at være en dyr funktion, især for små og mellemstore virksomheder, og flere administratorer søger omkostningseffektive løsninger til det samme.
Mange virksomheder finder det en vanskelig opgave at køre deres egne mail-servere på grund af spammers uophørlige indsats for at sende udgående spam og pounding massive indgående spam via deres mail-servere. Da de fleste af de virksomheder, der står over for sådanne problemer, er små til mellemstore, er de ofte utilstrækkelige til interne tekniske løsninger til korrekt konfiguration og drift af en mailserver og håndtering af sådanne trusler. Derfor outsourcer flere virksomheder deres behov til eksterne serviceudbydere til en betydelig pris.
Men det handler ikke kun om prisen alene; outsourcing disse krav kan ikke synes at være en dyr affære, men det kommer også med skjulte risici.
4 Risici ved outsourcing af postservere
- Virksomheden mister kontrollen over sin egen postsikkerhed. Outsourcingfirmaet administrerer serverbaseret godkendelse og kryptering, hvilket muligvis kræver yderligere kryptering for følsom kommunikation, men det er ikke længere i hænderne på virksomhedsejeren.
- Vilkårene for outsourcingfirmaet kan til tider tillade det at scanne postindholdet for at hjælpe med at sigte på reklame og dermed give endnu højere fortrolighed og privatlivets indtrængningsrisici.
- Deling af postserveren med andre virksomheder kan medføre leveringsproblemer, når en person i det andet firma sender spambeskeder via den pågældende mailserver. Dette kan øge risikoen, hvis outsourcingfirmaet ikke er i stand til at registrere spam og blokere det.
- Den største hindring er, at et andet firma kan se alle meddelelsens indhold. Nogle gange kan meddelelsesindholdet blive lagret på outsourcingfirmaets servere på ubestemt tid. Disse ulemper er betydelige.
For små virksomheder, der kræver fortrolige og pålidelige e-mail-systemer, kan det være en hård beslutning at afgøre, om de skal outsource eller ikke. Det er muligt for små virksomheder at køre en spamfiltreret og sikker mailserver ved at følge disse retningslinjer.
Vælg en god Internetudbyder eller Hosting Provider
Når du vælger en internetudbyder, skal du sørge for, at den har evnen til at håndtere misbrug og spamproblemer. Hvis du administrerer din egen e-mail-server, er det meget vigtigt, at din internetudbyder ikke tillader misbrug og spam at trives på sit netværk. For at sikre, at hosting- eller internetudbyderen administrerer disse problemer korrekt på sit netværk, er der mange ressourcer til at verificere omdømmet for sine domæner og IP'er.
Afvis indgående spam så meget som muligt
Der er mange domænedatabaser og IP-adresser, der kan sænke det indgående spambeløb, der når postkasser, uden at blokere legitime e-mails. Disse databaser kan bruges frit, hvis mængden af e-mails ikke er meget høj. Men det er vigtigt at bruge disse ordentligt.
Sæt et stop til udgående spam
Spam emission er hovedsagelig på grund af enten en enhed eller person i virksomheden, der ønsker at sende spam eller et sikkerhedsproblem, som lader andre sende spam ved hjælp af din IP-adresse.
Der er ingen teknisk løsning til det første tilfælde, selvom alle marketingmedarbejdere skal vide, at alle e-mail-id'er, der bruges til mailing i bulk, burde have særligt anmodet om at modtage e-mails om produkter ved en bekræftet opt-in-proces.
Det andet tilfælde er mere almindeligt. Det meste af spam skyldes sikkerhedsproblemer, der tilhører en af disse kategorier: malware trojanere og vira, åbent relæ, kompromitterede konti og kompromitterede webservere. Disse problemer skal løses korrekt for at forhindre spamproblemer.
Logovervågning
Brug lidt tid eller etabler automatiske mekanismer baseret på e-mail-tæller for at overvåge din mail-server. Opdagelse af et problem og gennemførelse af afhjælpende foranstaltninger hurtigst muligt før domænet af domænet eller IP-adressen begynder at blive forringet kan faktisk reducere hændelsens indvirkning på regelmæssig poststrøm.
En intern mail server er bestemt en mere bæredygtig mulighed for små virksomheder. Hvis der tages alvorligt hensyn til fortrolighed eller privatlivsproblemer, skal man vælge sin egen mailserver. Hvis ovenstående punkter tages i betragtning, bør det ikke være overvældende at køre din egen mailserver, men så er det altid lettere sagt end gjort.
En optimal løsning kunne være at finde en pålidelig e-mail-udbyder, der sikrer 100% fortrolighed, pålidelighed og samtidig sparer dig for smerten ved at administrere din egen mailserver.
