Alle Microsoft Outlook-versioner bruger PST-filer til at gemme e-mail, kontakter, kalenderdata og andre Outlook-data. Over tid vokser disse filer i størrelse, og som de gør, har Outlook-resultaterne et hit. Ved at holde PST-filstørrelserne små, enten ved at slette gamle oplysninger eller arkivere det, holder Outlook det bedste udseende.
Der er to typer og størrelser af PST-filer.
PST-størrelsesgrænser for Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 og 2016
Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 og 2016 bruger et PST-filformat, der er i stand til at gemme Unicode-data, en standard, som kan repræsentere de fleste alfabeter på computere. Disse PST-filer har ingen størrelsesgrænse, men en praktisk grænse for 20GB til 50GB anbefales.
Af hensyn til ydeevne og stabilitet anbefales det ikke at gå ud over 20 GB i Outlook 2003 og Outlook 2007 PST-filer.
PST-størrelsesgrænser for Outlook 97 til 2002
Outlook-versioner 97 til 2002 bruger et PST-filformat, der er begrænset til U.S. English. Fremmedsprogede tegn skal kodes. PST-filer har en hard-wired grænse for 2 GB det kan ikke øges.
Da din PST-fil nærmer sig grænsen eller den foreslåede maksimale størrelse, kan du flytte gamle beskeder til en separat arkiv PST-fil - eller slette dem selvfølgelig. Kontroller filernes størrelse ved hjælp af Samlet størrelse angivet i dialogboksen Mappestørrelse.
Sådan arkiveres PST-meddelelser i Outlook 2016
-
Klik Fil.
-
I Info kategori, klik Bruger indstillinger.
-
Vælg Bruger indstillinger og gå til Datafil fane.
-
Klik Tilføje.
-
Indtast navnet på arkivet under Filnavn.
-
Vælg det ønskede format under Gem som type. Outlook Data File er det bedste valg.
-
Beskyt eventuelt filen med et kodeord.
-
Klik Okay.
-
Klik Tæt.
Flyt gamle beskeder til Archive PST-filen på samme måde som for Outlook 2007 (se nedenfor).
Sådan arkiveres PST-meddelelser i Outlook 2007
At arkivere PST-meddelelser eller andre data i Outlook 2007:
-
Vælge Fil > Data File Management fra Outlook-menuen.
-
Klik Tilføje.
-
Vælg det ønskede format. Medmindre du mener, at du skal have adgang til arkivet i en version af Outlook 2002 eller ældre, skal du vælge Office Outlook Personal Folders File (.pst).
-
Klik Okay.
-
Indtast et filnavn. Månedlige eller årlige arkiver giver mening, men du kan vælge et navn, der fungerer bedst for dig. Men planlægger at holde filen mindre end 2 GB. Større filer er ikke så effektive.
-
Klik Okay.
-
Skriv arkivet PST-filnavn under Navn. Beskyt eventuelt filen med et kodeord.
-
Klik Okay og Tæt.
Nu hvor du har oprettet en arkiv PST-fil, kan du trække og slippe hele mapper til rodmappen, der vises under Postmapper . Du kan også højreklikke på rodmappen opkaldt efter dit arkiv PST, vælg Ny mappe fra mappen, giv mappen et navn, vælg Mail og Post Items (eller en anden passende kategori) og klik Okay. Træk og slip derefter individuelle e-mails eller grupper af e-mails til mappen.
Du skal muligvis aldrig få adgang til dine arkivfiler, men det er ikke svært at gendanne et Outlook PST-arkiv.
