WebEx, fremstillet af Cisco Systems, er et af de mest udbredte online mødeværktøjer over hele verden. Det er et funktionsrikt værktøj, som lader brugerne mødes over internettet, mens de deler skærmbilleder og taler gennem en telefon eller via VoIP. Det er et robust program, der fungerer godt på Windows, Mac og endda på smartphones og tablets, hvilket giver deltagerne fleksibilitet til at deltage i møder fra deres foretrukne enhed.
WebEx et overblik
Bundlinie: Det er ikke underligt, at WebEx er et af de mest brugte online mødeværktøjer rundt, da det giver brugerne nok funktioner til at skabe et online-møde, der får deltagerne til at føle sig ligesom i virksomhedens bestyrelse. Det fungerer godt på Windows og Mac og er et godt valg for dem, der kan lide at deltage i møder på farten fra deres smartphones eller tablet-enheder.
Hvad vi kunne lide: WebEx har en simpel brugergrænseflade, selv om det er lidt mindre intuitivt end GoToMeeting. Brugere kan nemt dele deres desktops samt dokumenter eller enhver applikation på deres computer. Det er hurtigt og nemt at ændre præsentanter, oprette whiteboards og passere tastatur og mus kontrol, hvilket giver en sømløs mødeoplevelse.
Hvad vi ikke kunne lide: Standardwebbrowsen valgt af WebEx er Internet Explorer, så hvis du foretrækker at bruge Firefox eller Chrome, skal du ændre browserindstillingerne før du klikker på et link, der deles gennem værktøjet.
Pris: WebEx starter med $ 49 pr. Måned for ubegrænsede møder med op til 25 deltagere hver (på tidspunktet for skrivning). Dette kan sammenlignes med GoToMeeting, som til samme pris tillader op til 15 deltagere pr møde. Brugere har også mulighed for at betale per brug.
Oprettelse og deltagelse i et møde
Oprettelse af et møde med WebEx er enkelt, når den oprindelige installationsproces er blevet udført, og Meeting Center er blevet indlæst på værtens computer. WebEx er et webbaseret online mødeværktøj, hvilket betyder, at der ikke er brug for downloads, og alt det, der skal bruges, er en webbrowser som Firefox, Internet Explorer eller Chrome.
Værter kan invitere deltagere via e-mail, chat eller endda i en chat. Indbydelsen indeholder et link, der hurtigt tager deltagerne direkte til mødet og instruerer dem til enten at oprette forbindelse via deres telefonlinje eller via VoIP. Tollfrit tal er til rådighed, og der er indkaldelsesnumre for flere lande, så deltagere, der arbejder i udlandet, behøver ikke at betale for internationale opkaldsafgifter for at deltage i mødet.
Deling af præsentationer og applikationer
Selvom skærmdeling er et grundlæggende element i de fleste online mødeværktøjer, går WebEx videre, idet det giver værter et kontrolpanel, der giver dem mulighed for at chatte eller tage kontrol over mødet privat, da dette panel ikke kan ses af andre deltagere. Afslutende skærmdeling er let og sker i et enkelt klik.
Brugere, som ikke ønsker at dele deres skærm, men gerne vil gennemgå en online-mødepræsentation, har mulighed for at dele et program som PowerPoint eller endda kun enkeltpræsentationsfilen fra deres computer. Filen eller applikationen vil så blive vist på mødeskærmen.
Applikationer kan ses og kontrolleres af deltagere eksternt, hvis dette tillades af værten. Hvis du for eksempel arbejder på et Excel-regneark, kan du lade dine deltagere indlæse deres egne data under mødet. WebEx har også en whiteboard-funktionalitet, som lader brugerne tegne eller skrive på tavlen som de ville i et ansigt til ansigt møde.
Deling af videoer
WebEx kan registrere, om en deltager har et webcam, så hvis en deltager beslutter sig for at være på kamera, skal man blot klikke på kameraknappen på kontrolpanelet, og deres billede vises, når de taler. Dette hjælper deltagerne til at føle, at de alle sammen arbejder sammen i samme rum sammen med live-samarbejdsfunktionen.
WebEx er et af de få onlinemødeværktøjer, der tilbyder denne mulighed, hvilket gør det til et vigtigt redskab til at overveje, om du mener, at ansigtselementet er vigtigt i online møder.
Tager noter
WebEx har en praktisk funktion, der gør det muligt for møde arrangøren enten at tildele en dedikeret note-taker eller lade alle deltagere tage noter direkte i softwaren med sin notatprogram. Når mødet er overstået, kan notaterne gemmes på hver notes takers computer, hvilket gør opgaven med opfølgning på onlinemødet meget lettere.
Noter kan også deles med deltagerne under mødet, så det er let at gennemgå et punkt, der er blevet diskuteret eller et spørgsmål, der er blevet stillet om nødvendigt.
En række nyttige værktøjer
Som nævnt er WebEx et feature-rich værktøj, der gør online møder føles lige som ansigt til ansigt. Mødeværten kan for eksempel oprette afstemninger og afgøre, om deltagerne kan vælge enkelt svar, flere svar eller endda korte svar. Afstemning svar kan derefter gemmes på værtens computer til fremtidig analyse. WebEx har også en chat facilitet, hvor deltagerne kan chatte med hinanden, enten offentligt eller privat, afhængigt af hvilke chatbegrænsninger værten har sat på plads.
Værter har fuld kontrol over mødet, og de kan beslutte, om deltagerne kan gemme, udskrive eller lave en kommentar på et delt dokument. De kan også dempe alle deltagere ved indrejse eller endda dæmpe valgte deltagere midt imødekommende. Derudover kan værter begrænse mødet til enhver tid, hvilket kan hjælpe med at forhindre brugere, der forsøger at deltage i mødet, sent for at forstyrre det.
Samlet set er WebEx et godt værktøj til dem, der vil have styrelsesalderen i deres fjernmøder. Værktøjet er fuld af nyttige funktioner, som ikke kun giver værterne fuldstændig kontrol over deres møder, men hjælper også deltagerne med at samarbejde i realtid.
