Uanset hvad du har, a regneark, som Excel, er et godt sted at gemme det. Excel har indbyggede værktøjer til at hjælpe dig med at holde styr på data, og at finde specifikke oplysninger, når du vil have det. Med sine hundredvis af kolonner og tusindvis af rækker kan et Excel-regneark holde en enorm mængde data.
Excel er også enklere at bruge end et komplet databaseprogram som Microsoft Access. Data kan indtastes nemt i regnearket, og med et par klik med musen kan du sortere dine data og finde det ønskede.
Indtastning af data i Excel-tabeller
Det grundlæggende format til lagring af data i Excel er en tabel. I en tabel indtastes data i rækker. Hver række er kendt som en rekord. Når en tabel er oprettet, kan Excels dataredskaber bruges til at søge, sortere og filtrere posterne for at finde specifikke oplysninger.
Indtastning af dine tabeldata
Det første skridt i oprettelsen af et bord er at indtaste dataene. Når det er tilfældet, er det vigtigt at sikre sig, at den er indtastet korrekt. For eksempel skal du sørge for ikke at forlade tomme celler, når du opretter dit bord. En sådan handling kan medføre problemer i fremtiden.
Datafejl, der skyldes forkert dataindtastning, er kilden til mange problemer i forbindelse med datahåndtering. Hvis dataene er indtastet korrekt i starten, er programmet mere tilbøjelige til at give dig de ønskede resultater igen.
Excel's rækker og kolonner
Rækker i en tabel
Som nævnt ovenfor er rækker af data kendt som optegnelser. Når du indtaster registre, skal du huske disse retningslinjer:
- Lad ingen tomme rækker i tabellen oprettes, ikke engang mellem overskrifterne og den første række af data.
- En post kan indeholde data om kun en bestemt genstand.
- En post skal også indeholde ALLE dataene i listen om det pågældende emne. Der kan ikke være oplysninger om et emne i mere end en række.
- For at oprette en liste skal en tabel med data indeholde mindst to dataposter.
Kolonner i en tabel
Mens rækker i tabellen henvises til som optegnelser, er kolonnerne kendt som felter. Hver kolonne har brug for en overskrift for at identificere de data, den indeholder Disse overskrifter hedder feltnavne.
- Feltnavne bruges til at sikre, at dataene for hver post indtastes i samme rækkefølge.
- Sørg for at alle data i en kolonne er indtastet med samme format. Hvis du begynder at indtaste tal som cifre (f.eks. 10 eller 20), skal du holde den op. Du må ikke ændre delvist gennem og begynde at indtaste tal som ord (f.eks. Ti eller tyve). Være konsekvent.
- Forlad ingen tomme søjler i tabellen.
- For at oprette en liste skal en tabel være mindst to kolonner bred.
Oprettelse af en liste i Excel
Brug af filterindstillingen
Når dataene er blevet korrekt indtastet i a bord Med rigtige overskrifter kan den konverteres til en liste bruger Filter mulighed.
- Vælg Enhver celle i bordet.
- Vælge Hjem> Sorter og filtrer> Filter fra fanen Startside.
- Tabellen viser nu små rullemenuer ved siden af hver overskrift.
Administrere dine datalister
- Der vil være nedadgående pile ved siden af hvert feltnavn, der åbner rullemenuer, når de klikkes på.
- Drop-down menuerne indeholder muligheder for at sortere listen ved hjælp af et hvilket som helst af feltnavne og for at søge i listen for poster, der matcher bestemte kriterier.
