Nogle gange skal du skrive hårde e-mails.
Du er nødt til at dele feedback med nogen på et andet kontor, eller være uenig med en interessent, eller fortælle nogen, at de har rodet sammen - og at etablere et opkald eller et personligt møde ville være en overreaktion (og risikere at gøre situationen til en endnu større aftale) .
Når det er sagt, når de mest godartede toner kan fortolkes forkert, er indsatsen endnu højere, når du har noget kritisk at sige.
Som nogen, der arbejder eksternt - e-mailer jeg konstant folk med feedback. Og selvom jeg har gjort det hundreder af tid, får jeg stadig en lille grop i maven, når jeg skriver, at en persons arbejde har brug for mange ændringer.
Men folk reagerer ofte meget mere positivt, end jeg havde forestillet mig. Jeg krediterer en formel, jeg bruger, der får hårde e-mails til at blive så venlige og hjælpsomme som muligt.
Sådan bryder det sammen:
Linie 1: Sig noget venligt
Når du skriver åbningslinjen (efter hilsningen, det vil sige), kan det være nyttigt at forestille sig, at det er en samtale. Hvis nogen gik op til dig og duver lige ind i deres punkt, ville du blive frataget.
Derfor var en linje som Hvordan var din weekend? eller jeg håber, at denne note finder dig godt, så overflødig som det kan se ud, hjælper med at sparke tingene på den rigtige note.
Linie 2: Tak ham eller hende
Hvis det er relevant, er det rart at bemærke den anden persons indsats. Du ønsker ikke at dykke lige ind i, hvad de gjorde forkert, uden at erkende den tid, de brugte på, hvad de sendte over.
Det er så let som: Tak så meget for dit ved det.
Linie 3: Påpeg noget positivt
Ingen ønsker at føle sig som en idiot (eller som om du synes, de er dumme). Så selvom du ikke ønsker at slå rundt i bushen, er det vigtigt at tage sig tid til at pege på den ene styrke i den anden persons arbejde.
Prøv, jeg kan se, hvor det ville føre til. For eksempel kan du fortælle en direkte rapport, at du kan se, hvordan den strategi, de implementerede, ville hjælpe teamet med at fungere bedre. Eller fortæller du måske en kollega, at de gjorde et godt stykke arbejde med at tackle klientens største bekymring.
Selvfølgelig er det vigtigt at holde denne kommentar ærlig. Du skal nævne noget, der faktisk er gavnligt, og du bør ikke overdrive ros så udstrakt, at resten af din besked helt blender for modtageren.
Emailens krop: Gennemgå ændringer (og resultater)
Tro det eller ej: Folk sætter pris på at vide, hvorfor du valgte at gøre tingene anderledes. Det er modintuitivt (fordi hvem vil gerne høre, hvordan de rodede sammen i detaljer?), Men i virkeligheden viser det, at du har en høj opfattelse af dem.
Det viser, at du ikke ville være uenig med dem bare for det. Ud over det viser det, at du synes, de er smarte nok til at lære af feedback og levere dine forventninger til at komme videre.
For at undgå overdrevent at uddybe, hvad der gik galt, skal du begrænse dig til sætninger, der følger formatet af …. Og hvis du har mere end én ændring, skal du bruge kugler.
Det ser sådan ud:
Eller:
- Du vil se, at vi har foretaget nogle ændringer på pitch deck, baseret på feedback fra ledergruppen.
- På tværs af disse linjer vil jeg meget gerne se de ændringer, der gennemføres gennem andre aspekter af præsentationen, fordi vi gerne vil have dem til at være konsekvente.
Sidste linje
Afslut altid med at spørge, om du kunne afklare noget eller besvare spørgsmål.
Mens jeg venligst fortæller mig, om jeg kan svare på spørgsmål, kan virke indlysende, men det tjener et formål. Det gør hele ånden i din e-mail mere samarbejdende.
Pludselig går det fra at sige "her er ændringer - periode" til "her er ændringer - vil du give mig besked, hvis nogen af dem ikke giver mening?" Det viser, at du stadig værdsætter den anden persons mening.
Derefter er alt, hvad du har tilbage, en afmelding - ethvert standardtegn fra (bedst, oprigtigt tak!) Vil gøre.
Samler det hele
- Eksempel på forandring og hvordan det vil give et positivt resultat
- Hvis relevant: eksempel på ændring to, og hvordan det vil give et positivt resultat
- Hvis relevant: eksempel på ændring tre, og hvordan det vil give et positivt resultat
Nu hvor du har komponeret virkelig konstruktiv feedback, skal du tage et minut til at tænke over dit emnelinje. Det eneste, du har brug for, er at slå svar, men det kan være, at en lille ændring påvirker hele tonen. (Vidste du, at "i dag" foretrækkes frem for "presserende"? Mere om det - og andre ord at undgå - her.)
Ikke alle meddelelser, du sender, bliver chock fulde af ros - og det er OK. Hvis du tager dig tid til at skrive det eftertænksomt, går det langt.
