For et par uger siden begyndte min søster febrilsk at sms'e mig på vej til lufthavnen. Hun skulle på en forretningsrejse til Seattle og skulle have mødt sine kolleger på togstationen, så de alle kunne køre mod flyet sammen. Men hun var oversvømmet og håbede nu at udgive hendes cab ride. ”Var det OK?” Spurgte hun mig, som om jeg havde nogen anelse om, hvorvidt hendes firma ville springe efter taxaen efter at have arrangeret toget.
”Jeg er sikker på, at de vil tage sig af det, ” sagde jeg og forsøgte at berolige hende. ”Gå ikke glip af din flyvning, ” advarede jeg og tænkte, at hun ville blive virkelig skruet fast.
Så meget som jeg ønskede at lade hende sindre om situationen, havde jeg virkelig ingen idé om at vide, om hun ville få godtgjort, eller hvad der mere var, hvis hendes kolleger ville irritere sig over, at hun gik glip af gruppetogturen og gik på hende egen. Ville de se det som en snubbe, og ville tingene være akavede under hele turen?
Selvom jeg ikke er forretningsrejseekspert, ved jeg, at kommunikation er afgørende for en problemfri rejse. Og da jeg henvendte mig til The Muse's helt egen stabschef Lindsay Moroney for at få bekræftelse, var hun enig: "Når som helst penge eller budget kommer på spil på arbejdet, er det bedst at stille forventningerne klart foran med din manager."
Hvis du er ny på din nuværende virksomhed eller bare ikke er vant til at tage forretningsrejser generelt, skal du ikke vige dig væk fra at spørge foran om virksomhedens politik for alle udgifter. For eksempel forklarer Moroney, at "Nogle virksomheder synes, at udgifter til førerhus ikke er nogen big deal, men måltider er ikke dækket, mens andre er mere komfortable med at definere et dagligt stipendium, som du bruger, som du ønsker."
Hvis det er et dagligt stipendium, som du arbejder med, og du rejser med din manager eller en virksomhedsdirektør, kan du sandsynligvis intuitere, at du vil være på din egen til en masse måltider. Hvis der ikke er noget stipendium, og alle måltider er dækket, skal du finde ud af det på forhånd, om der er forudplanlagte middage og frokost, som du forventes at deltage i.
Og på madnotatet er det også godt at tænke fremover, hvad måltiderne vil blive delt med kolleger (eller konferencedeltagere), og som du vil være på din egen til. Det er forståeligt, hvis du føler dig underlig ved direkte at spørge om delte måltider, hvis det ikke er noget, der er anført på din dagsorden, men du kan nævne din tilbøjelighed til koffein og spørge ham, om han vil have dig til at gribe ham en latte før din 9 AM. Det er hans signal om at invitere dig til morgenmad eller lade dig komme ud af krogen, afhængigt af hvordan du vil se på det.
Denne retningslinje fungerer godt for resten af den rejsetid, du ikke har arbejde, du møder. Det kan være nyttigt at bede om en dagsorden inden din rejse, så du har forståelse for, hvor du skal være, hvornår. Da dine kolleger heller ikke er vant til at være på kontoret 24/7, kan du med sikkerhed antage, at den "gratis" tid, der er opført på skemaet, er din. Og hey, det er OK, hvis du foretrækker at krølle dig sammen i den store hotelseng inden kl. 22.00. Medmindre du brainstormer et projekt med teamet over drikkevarer - eller hvis det ser ud til at være uhøfligt at kausionere på en aftenbegivenhed - har du tillid til, at dit input og tilstedeværelse gennem dagen er nok.
Men på den note, hvis der er "valgfri" dagsbegivenheder eller højttalersessioner, skal du sandsynligvis tjekke et par. Det ville være i dårlig smag at afvise hver eneste ekstraundervisning. Tænk på, hvor potentielt besværligt det ville være, hvis din chef fandt ud af, at du skød et panel, som han eller hun anbefalede, fordi du ville træne lidt.
I sidste ende er dit bedste valg for at negle rejsearbejdsetiketten at have åbne kommunikationslinjer. Det er bedre at stille spørgsmål eller tage fat på eventuelle problemer, før du går (f.eks. "Hvordan betaler jeg faktisk alt korrekt?") Snarere end i øjeblikket. Som Moroney siger, når du taler med din manager, "Hvis der er en politik på plads, kan han eller hun give dig detaljer, " og du vil vide, hvad der er acceptabelt og hvad der ikke er. Ideen er at "spare dig selv stresset fra det ukendte - og udgiften ved en afvist refusion - og spørge mindst en uge før du rejser."
Det er råd, min søster helt sikkert kunne have brugt, og det er fremragende råd generelt for at holde arbejdsrejse angst i skak - og din tegnebog intakt.
