Jeg ved, at der er en million og en forskellige måder at styre dine daglige opgaver ved hjælp af teknologi på. Og selvom jeg normalt har en sund forståelse for digitale løsninger, har jeg altid været en person, der administrerer min to-do-liste med god gammel pen og papir. Ikke kun hjælper det mig med at være virkelig effektiv i mine travle forretningsskoledage, prioritere mine opgaver og arbejde, selv når jeg ikke har celledata, men der er bogstaveligt talt intet mere tilfredsstillende end at krydse en afsluttet opgave ud af en faktisk til- gør liste.
Hvis du har haft problemer med at finde et organisationssystem, der fungerer for dig, eller du bare vil prøve at kaste den digitale rod og komme tilbage til det grundlæggende, vil jeg anbefale at give denne metode et skud! Sådan gør du.
1. Hent en rigtig, papirkopier-planlægger
Det første skridt i dette gøres naturligvis at få de værktøjer, der fungerer for dig. Det er vigtigt at bruge en papirkopier, der matcher din organisations- og arbejdsstil. For eksempel bruger jeg Poppin-planlæggere, fordi de viser en ugentlig skema til venstre og foret papir til højre, de passer i min pung, og de er ret billige.
Jeg kan godt lide at se hele ugen på en side, men hvis du kan lide en anden type visning, kan du tjekke Moleskine, der har et væld af forskellige formater, eller - hvis du også ønsker at blive analog med din shopping - gå til dit lokale Barnes & Noble og gennemse det store udvalg, indtil du finder den rigtige pasform.
2. Liste alle dine top forpligtelser til ugen
Jeg starter altid med at anføre alle de store forpligtelser, jeg har på min ugentlige tidsplan, bare så jeg kan få en fornemmelse af, hvad jeg bliver nødt til at planlægge. Jeg kan godt lide at inkludere både personlige og professionelle opgaver og begivenheder for virkelig at få et fuldt billede af ugen.
For eksempel, hvis jeg skal forberede mig til et stort møde på onsdag, men skal stoppe med at arbejde kl. 18 på tirsdag for at deltage i en fødselsdagsmiddag, vil jeg vide, at jeg sandsynligvis bliver nødt til at arbejde sent på mandag.
3. Skriv ud og prioriter dine opgaver
Når jeg er begyndt at udfylde kalenderen med mine store forpligtelser, deler jeg papirsiden af min planlægger i fire kasser, hvor den øverste højre boks repræsenterer vigtige / ikke-presserende opgaver, øverst til venstre repræsenterer vigtige / presserende opgaver, og de to nederste felter, der repræsenterer uvæsentlige / ikke-presserende og uvæsentlige / presserende opgaver.
Derefter skriver jeg alle de opgaver, jeg har brug for til ugen, og sørger for at liste dem i deres tilsvarende felt. F.eks. "Betaler kreditkortregning" altid i den vigtige / presserende boks, mens "køb vinterfrakke" er i vigtig / ikke-presserende.
Dette fungerer som et bag-in prioriteringssystem, fordi det tvinger mig til at identificere, hvad jeg har brug for at arbejde på, og hvornår.
Det er også afgørende for at udråbe de opgaver, der er vigtige / presserende, som jeg ofte vil prioritere over vigtige, langsigtede ting, hvis jeg ikke er forsigtig. For eksempel arbejder jeg på tre langsigtede forskningsartikler i dette semester, som aldrig virker så presserende som noget, der skal komme i morgen og let kunne gå tabt i støj fra en fuldstændig liste over gøremål. Dette prioriteringssystem tvinger mig til at anerkende, at jeg arbejder med papirerne som vigtig og begynder at skrive dem på forhånd.
4. Lav en daglig plan (og inkluder nedetid)
Al denne ugentlige planlægning er god, men hvordan hjælper det mig med at finde ud af, hvad jeg faktisk skal gøre på en given dag? Hver morgen trækker jeg et tomt stykke papir (jeg bruger hvidt printerpapir, men du kunne også få en notesbog, hvis du ville klassificere processen lidt) og gøre tre ting.
Først skriver jeg tidspunkterne på dagen fra kl. 08.00 til 23.00 i trin på 30 minutter og lægger alle møder, klasser og personlige forpligtelser, jeg har. Derefter ser jeg på min ugentlige planlægger og trækker de opgaver, jeg vil udføre den dag, og prøver at sørge for at trække mindst et emne fra hver af mine fire kasser. Til sidst slot jeg alle opgaver i min kalender og udfylder tiden omkring møderne.
Da opgaver normalt tager længere tid at gennemføre i praksis, er min tommelfingerregel at budgettere 1, 5 gange den mængde tid, som jeg tror, jeg har brug for, bare for at sikre mig, at jeg kan passe ind i alt. Jeg sørger også altid for at bygge ned tid i den tidlige aften og en time til gymnastiksalen, som begge har brug for for at bevare min sundhed!
5. Kryds ting ud
Dette er min yndlingsdel af processen: krydser opgaver, når jeg er færdig med dem. Jeg elsker at bruge farvede kuglepenne bare for at gøre tingene lidt sjovere. Jeg holder typisk styr på min daglige plan og krydser derefter alle poster ud af min ugentlige opgaveliste ved slutningen af hver dag.
6. Gennemfør ukomplette genstande
I slutningen af ugen er det vigtigt at sikre sig, at uafsluttede genstande overføres til fremtidige uger, så de ikke glider gennem revnerne. På søndag aften sætter jeg mig normalt med en rød pen og krydser uafsluttede genstande ad gangen, da jeg beslutter, om jeg skal "annullere" dem eller flytte dem frem til de kommende uger. Et af de skønheder ved en papirplanlægger er, at du virkelig kan skubbe opgaver, du ikke har tid til, fordi du kan skrive dem hvor du vil - jeg flyttede lige min "ferieshopping" linje til den første uge i december, fordi Jeg ved, at jeg ikke har tid til det før da.
Jeg ved, at denne proces muligvis lyder kompliceret, men at bruge kun 20 minutter om dagen på planlægning kan hjælpe dig med at spare timer. Jeg ved, at jeg er særlig tilbøjelig til at spilde korte blokke (f.eks. 30 minutter mellem klasser), hvis jeg ikke har fundet ud af, hvad jeg vil gøre, men hvis jeg allerede har lavet min tidsplan, skal jeg ikke tænke to gange om, hvad jeg skulle gøre med min tid.
Håber, at dette hjælper dig med at slippe af med noget træthed i beslutningen og få flere ting gjort.
