Hvis du er en social mediebruger, er du sandsynligvis ikke fremmed for tanken om at planlægge meddelelser, der skal sendes senere. I årevis har der været værktøjer, der giver dig mulighed for at gøre dette; det giver bare mening at være i stand til at skrive indlæg, når du vil, men offentliggøre dem, når det giver mest mening for dine læsere.
Men har du nogensinde spekuleret på, hvorfor vi ikke er i stand til at planlægge meddelelser på det kommunikationsværktøj, vi bruger endnu mere end sociale medier; det, vi bruger mere end to og en halv time om dagen på; platformen, der kører den moderne forretningsverden? Jeg taler om e-mail, og jeg er her for at fortælle dig, at hvis du aldrig har tænkt over, hvordan planlægning af e-mails kan gøre dit liv (og din karriere) bedre, bør du det.
Vi i The Muse har brugt (læst: besat med) e-mail-planlægningsværktøj Boomerang til Gmail i ganske lang tid nu. Vi har fundet ud af, at det ikke kun hjælper os med at styre vores indbakker bedre, men at det faktisk har hjulpet os med at forbedre vores kommunikation og styrke vores karriere.
Tro ikke os? Her er et par smarte måder at bruge dette værktøj på.
Glem aldrig at følge op igen
Lad os sige, at du lige er gået ud af et interview og ved, at du har brug for at sende en hurtig takke-e-mail til de mennesker, du har talt med. Du ønsker ikke at sende den med det samme - fordi det ser lidt overdrevent ud - men du ønsker heller ikke at komme ind på din dag og glemme at sende det om et par timers tid.
Så sæt dig ned og skriv e-mailen nu, men planlæg den til at gå ud om to eller tre timer. Du kan fortsætte med din dag med at vide, at en imponerende taknota kommer til den rigtige mængde tid efter samtalen.
Dette fungerer til enhver type opfølgning. Lad os sige, at nogen beder dig om at række ud om et par uger, når hans tidsplan er åbnet - i stedet for at have denne meddelelse som helst i tankerne (og indbakken) indtil da, eller bare glemme at følge op, skriv beskeden nu og planlæg den til tre uger ude.
Du kan endda planlægge ting, så de kommer tilbage til toppen af din indbakke, hvis nogen ikke har svaret dig - hvilket gør det lettere at huske at tjekke ind, når andre ikke har fulgt op.
Sørg for, at vigtige meddelelser faktisk bliver læst
Folk, især vellykkede, sidder normalt ikke og stirrer på deres indbakke hele dagen og læser nye beskeder, når de kommer ind. Så hvis du ikke ønsker, at din besked skal begraves i alle de indkommende e-mails, er det bedst at sende den strategisk, så det er øverst i deres indbakke lige når de sætter sig ned for at tackle det.
For eksempel har data vist, at de fleste mennesker ønsker at besvare e-mails, før de kommer ind på kontoret om morgenen og i deres frokosttid. Så hvis du skriver hovedparten af dine e-mails i slutningen af arbejdsdagen (eller senere den aften foran tv'et med et glas vin), vil det at sende dem ud på det tidspunkt ikke give dem den opmærksomhed, de fortjener, så planlæg dem til et mere ideelt tidspunkt den næste dag. Du kan endda justere, hvilken dag den ankommer - overveje at planlægge ting til en onsdag, hvor mængden af e-mail-trafik generelt er lavere, så du får mindre konkurrence.
I det mindste kan dette trick hjælpe dig med at se super på toppen af dit spil. Kan du lide at arbejde virkelig sent om aftenen, men vil ikke, at din chef eller klienter tænker, at du brænder midnatens olie? Planlæg e-mailen til den første ting næste morgen for at få det til at se ud som om du allerede er oppe og er produktiv.
Få oplysninger nøjagtigt, når du har brug for det
Boomerang lader dig ikke bare planlægge e-mails til andre mennesker - det giver dig mulighed for også at planlægge dem tilbage til dig selv.
Dette betyder, i stedet for at overlade ting til at rod i din indbakke, indtil det er det rigtige tidspunkt at beskæftige sig med dem - eller at skulle søge gennem din mail, når du har brug for et stykke information - skal du bare planlægge den til at komme til toppen af din indbakke nøjagtigt, når du har brug for det for øje.
Så hvis du har en e-mail fuld af oplysninger til et møde i næste uge? Planlæg det for at komme til toppen af din indbakke 20 minutter på forhånd, så du kan gå over den derefter. Har nogen stillet dig et spørgsmål, som du ikke kan svare, før du snakker med din chef i morgen? Lad det vende tilbage til dig i morgen eftermiddag - når du rent faktisk kan tackle det.
Hold kontakten med dit netværk
En af de sværeste dele af opbygningen af gode professionelle forhold er at huske at holde kontakten med jævne mellemrum. Du kan bruge det samme trick til at smutte det problem i knoppen!
Næste gang du sender en kontakt en e-mail for at tjekke ind eller skyde hende en besked, der takker hende for at have fået kaffe med dig den anden dag, Boomerang det for at komme tilbage til toppen af din indbakke om en måned eller to, når du vil sørge for at røre base med hende igen. Du vil konstant vokse dine forhold - uden at skulle prøve at holde styr på, hvornår du skal nå ud.
Bliv på toppen af dine mål
Dette er en slags sjov måde at bruge dette værktøj på - skriv en e-mail til fremtiden for dig og planlæg det til at vende tilbage til din indbakke om tre måneder, et år, når du har lyst til at være mest værdifuld. Skitsér, hvor du vil være på det tidspunkt for at hjælpe dig med at gennemgå dine mål, se, hvor langt du er kommet, og vurder områder, hvor du stadig har brug for at forbedre.
Hvis du har den pro-version af tjenesten, kan du endda planlægge tilbagevendende meddelelser - hvilket betyder, at du kunne sende dig selv en ugentlig eller månedlig påmindelse for at tage dig tid til selv at reflektere og lave nogle store karriere-tanker. Eller du kan bare sende dig selv ugentlige motiverende tilbud eller bekræftelser for at hjælpe med at holde dig i gang.
Dette er bare starten - der er så mange måder, hvor e-mail-planlægning kan hjælpe dig med. Prøv Boomerang i dag, og tweet mig @ omhyggeligt for at fortælle mig, hvordan du bruger værktøjet!
