Forestil dig dette. Du er ved dit skrivebord, og du har desperat brug for at tale med HR. Faktisk er dette en samtale, som du har tænkt at have i de sidste par uger. Lang historie kort, din medarbejders stødende kommentarer forhindrer dig i at få dit arbejde gjort og løse situationen selv fungerer ikke eller er ikke en mulighed. Det er alvorligt nok, at du føler, at det er at slæbe nogen fra menneskelige ressourcer og begynde at dokumentere, hvad der skete.
Første ting først, jeg er ked af at du er i denne situation. Det er ikke sjovt. Men det kan i mange tilfælde rettes. Som du sandsynligvis allerede ved, hvordan du nærmer dig dette, kan det ikke kun være vanskeligt, afhængigt af hvor du arbejder, men også fordi det er en ubehagelig situation. Du ønsker ikke at være en tatovering, og du ønsker heller ikke at ligne en klager. Men når en situation er alvorlig og at tale med lovovertræderen ikke fungerer (eller ikke er passende), skal du henvende dig til HR.
Og det er derfor, jeg har skitseret den e-mail, du skal sende for at komme samtalen i gang.
1. Begynd med en tak
De fleste mennesker reagerer godt på et kompliment. Så begyndende med en anerkendelse af, hvor travlt de er, og at dele din taknemmelighed for den person, der tager sig tid og overvejelse til at læse din e-mail, er et godt første skridt at tage.
2. Angiv det spørgsmål, du vil adressere
Klarhedens nøgle i livet. Hvis du har et problem med en medarbejder eller en hændelse, der skete på arbejdet, kan du klart definere, hvad dit problem er? At roligt nedbryde fakta om hvad der skete og vise, hvorfor dette er et spørgsmål, viser vigtigheden af din position.
3. Angiv begrundelsen bag din position
Når du har forklaret situationen, skal du sørge for, at du tydeligt har angivet begrundelsen for, hvordan du har det. Sørg for, at læseren ved, hvordan du har det med den situation, der opstod, så ved han eller hun, hvor du står.
4. Giv løsninger
Gør dette viser, at du har taget dig tid til at vurdere situationen, og at du bevidst søger en positiv løsning på sagen.
5. Afslut med en tak
Taknemlighed kan aldrig undervurderes. At tage sig tid til at takke læseren for at have gennemgået e-mailen i sin helhed viser din læser, at du værdsætter deres opmærksomhed på sagen. Det hjælper læseren med at forstå, hvorfor de er nødt til at gribe ind på dine bekymringer.
Det er ikke sjovt at tackle hårde situationer, men det er et must. Den gode nyhed er, at når du takler dem med strategi og forberedelse, bliver de meget mere håndterbare.
Når det er sagt, kan du sende denne e-mail og ikke få det ønskede svar. Faktisk kan det endda gøre tingene værre. Og fordi jeg ikke kender din chef eller din HR-afdeling, kan jeg ikke fortælle dig, om det vil ske eller ej. Du skal dog vide, at hvis det sker, har du muligheder: eskalerer situationen eller kigge efter et nyt job.
Mens du leder efter et nyt job ikke synes fair for dig (fordi det ikke er det), er det også vigtigt, at du arbejder et sted, hvor du ikke kun respekteres, men føler dig sikker.
