Uanset om du prøver at imponere din nye chef eller skyde en kampagne, kan det være svært at sige nej til mere arbejde. Når alt kommer til alt ønsker du, at alle skal se din hårdtarbejdende, udfordrende-accepterende, up-for-noget-holdning. Desværre har hvert nyt projekt, du accepterer at tage på, en truende frist - og inden du ved det, kan du næppe holde dit hoved over vandet.
Når du har lyst til, at projekter begynder at glide gennem revnerne, eller du bare ikke kan give dit bedste, fordi du er spredt for tynd, skal du tage lidt tid på at tackle situationen, før din opgaveliste får det bedste af dig. Her er et par måder at tackle en overvældende arbejdsbyrde og komme tilbage på sporet.
1. Opret en tidsplan
Hold en masterplan for alle dine endelige frister ved at oprette en kalender på iCal eller Google Kalender eller bruge en dejlig planlægger (jeg elsker opsætningen af Moleskines ugentlige notebooks). At se alt på et sted kan hjælpe dig med at prioritere din tid, fordi du ved nøjagtigt, hvad der kommer op, dage og uger i forvejen.
Men hold dig ikke der - tricket til at organisere din tid er at opdele dine projekter i mini-mål, der bliver lettere at nå. Små, opnåelige mål vil hjælpe dig med at buste gennem hårde projekter og forblive på rette spor.
F.eks. Kræver planlægning af en stor arbejdsbegivenhed, at du koordinerer et antal grupper, både i og uden for kontoret. I stedet for at angive en stor frist på datoen for begivenheden, skal du planlægge den ud i mindre opgaver i løbet af ugerne op til begivenheden, ligesom du skal sikre dig, at din catering har din menu, færdiggøre det rigtige antal deltagere og korrektur og udskrivning af håndsæt. At møde disse mini-mål undervejs vil sikre dig, at der ikke er noget tilbage til sidste øjeblik.
2. Bliv opmærksom
Opsætning af din masterplan er kun halvdelen af slaget - den anden halvdel bruger det faktisk. Hvis du ikke har det for vane at kontrollere din kalender dagligt, skal du muligvis et lille skub i den rigtige retning, så når du har angivet frister for dig selv, skal du også indstille nogle advarsler. En pop-up på din computer eller telefon kan være en hurtig påmindelse om, hvad der kommer op (tjek apps som 2Do, Wunderlist og Todoist), eller, hvis du bruger en papirplanlægger, opsæt visuelle advarsler med Post-Its minder dig af hvad der sker i den kommende uge.
Disse alarmer kan omfatte kontrolpunkter for store tidsfrister (f.eks. Ved halvvejs til forfaldsdatoen for dit projekt, kan du indstille en alarm for at sikre, at du beder din vejleder om at gennemgå et udkast til din rapport) eller bare generelle daglige påmindelser (f.eks. indstilling af advarsler til mandage og onsdage, så du kan sikre dig, at du er på banen, før du løber tør for tid ved afslutningen af arbejdsugen).
3. Organiser det
Når du arbejder på flere projekter på samme tid, kan din indbakke hurtigt eksplodere til et overvældende rod med information. Og selvom du ikke kan stoppe strømmen af e-mails, der kommer ind, kan du i det mindste holde dine opgaver organiseret og adskilt.
Prøv at tilføje mapper og farvekodning til din indbakke for at hjælpe dig med at finde vigtige oplysninger, når du har brug for det. Opret f.eks. En separat mappe til hver specifik opgave, du arbejder på, så du nemt kan scanne efter samtaler eller filer, du har brug for.
For at gå et skridt videre kan du endda oprette en regel i Outlook til at sende e-mail fra bestemte adresser eller med bestemte sætninger på emnelinjen til de angivne mapper, du har oprettet. Gmail gør det samme, hvis du opretter et filter. En af metoderne giver dig mulighed for at sortere din indbakke, så du ikke behøver at bruge værdifuld tid på at sile gennem rodet!
4. Få lidt ting ud af vejen
Har du ansvaret for gentagne rapporter eller regneark, der skal ud ugentligt eller månedligt? For at spare dig selv tid og energi (og frigøre værdifuld plads på din allerede overfyldte opgaveliste) skal du oprette en skabelon til hver rapport i stedet for at starte fra bunden hver gang.
Modtager du konstant e-mails, der stiller lignende spørgsmål? Opret konserverede svar i Gmail, eller opbevar et Word-dokument på dit skrivebord med svar på almindelige problemer (f.eks. Hvordan du bruger dit FTP-sted, hvem du skal kontakte for kundeservice eller datoer for kommende messer). At have noget, du let kan klippe og indsætte fra, gør besvarelsen af den rutinemæssige e-mail mindre tidskrævende.
At gøre de små ting tidligt og gøre det så strømlinet som muligt giver dig mere plads til at arbejde på komplekse projekter.
5. Hold dig opdateret
Afsæt et par minutter, før du rejser om aftenen for at se tilbage på din tidsplan og opdatere den med din daglige fremgang (selv bare at gøre dette ugentligt er en stor hjælp!). Har du ikke helt afsluttet en opgave? Flyt det til den næste dag eller den næste tidsperiode, du har planlagt til det pågældende projekt. Det hjælper også med, at der er planlagt noget fritid ind på hver dag (eller endda kun en gang om ugen), hvilket giver dig mulighed for at være mere fleksibel, hvis du ikke opfylder et mini-mål og har behov for at omarrangere din tidsplan.
At holde øje med, hvad du får gjort hver dag, kan ikke kun hjælpe dig med at føle dig overvældet, det kan også hjælpe dig med at måle, hvor lang tid du virkelig har brug for et givet projekt eller opgave. Og vel vidende om det, identificerer du nøjagtigt, hvor meget du kan tage på i fremtiden!
6. Tal om deling
Hvis du begynder at indse, at nogle af dine mini-mål ikke bliver gjort, fordi der ikke er nok tid, fordi andre projekter prioriterer, eller fordi nye opgaver fortsat lander på dit skrivebord, kan det være tid til at tale med din vejleder om omfordeling af noget af dit arbejde.
Dette er en anden grund til at have en detaljeret skema over dine projekter planlagt dag og uge er afgørende: Hvis du har en klar idé om, hvad der skal gøres, og inden for hvilken tidsramme, kan din chef nemt se, hvad der er på din tallerken. Derefter kan du sammen bestemme, hvad der er vigtigst at forblive på din øjeblikkelige opgaveliste, og hvad der kan skubbes tilbage eller delegeres til en anden.
Ja, det kan være svært at give slip, men det er altid mere vigtigt at dele arbejdsbyrden med resten af dit team og stille dine frister end at prøve at bevise, at du kan håndtere det hele og ikke helt komme dertil.
Endelig, når du begynder at føle, at du mister det, skal du tage en stor åndedrag. Husk, kontrol handler om at holde dig selv organiseret og være ærlig overfor det, du kan håndtere.
